El Plan Gratuito de Vacation Tracker: Qué Incluye y Cómo Configurarlo

Vacation Tracker lanzó recientemente un plan completamente gratuito para equipos que quieren automatizar el seguimiento de sus vacaciones sin gastar un euro. Probé el proceso de configuración y las funciones para mostrarte exactamente qué incluye, cómo se compara con los planes de pago y quién debería usarlo.

Qué Incluye Realmente el Plan Gratuito

El nivel gratuito no es una prueba que caduca después de dos semanas. Es una opción permanente que funciona para un número ilimitado de usuarios. Esa es la parte buena.

Esto es lo que obtienes:

• Gestión ilimitada de solicitudes de ausencias para todo tu equipo
• Una ubicación (así que si tu equipo abarca varios países con diferentes políticas de ausencias, mala suerte)
• Un departamento
• Un tipo de ausencia (vacaciones, baja por enfermedad, lo que elijas)
• Un aprobador
• Notificaciones de ausencias para mantener a todos informados
• Integraciones con Slack, Microsoft Teams y Google Workspace

Las vistas de gráfico mural y calendario también están disponibles, lo cual ayuda cuando planificas proyectos considerando las ausencias del equipo. Puedes ver quién está fuera y cuándo, algo que importa más de lo que piensas cuando empiezan a acumularse los plazos de entrega.

Cómo se Comparan los Planes de Pago

El plan gratuito cubre lo básico, pero la mayoría de los equipos en crecimiento alcanzarán sus límites bastante rápido. Ahí es cuando las opciones de pago empiezan a tener sentido.

Plan Core (2 $/usuario/mes)

Este nivel cuesta 2 $ por usuario al mes con un mínimo de 50 $. Obtienes una prueba gratuita de 7 días para probarlo.

Core añade:

• Hasta tres ubicaciones (útil si tienes equipos en diferentes países con leyes de ausencias diferentes)
• Hasta 10 departamentos
• Políticas de ausencias y festivos ilimitados
• Generación de informes
• Acceso API abierto
• Períodos de aviso para solicitudes de ausencias (para que los empleados no puedan solicitar el día de mañana libre hoy mismo)

La función de ubicación importa si gestionas equipos en diferentes países. Cada país tiene festivos obligatorios y requisitos de ausencias distintos. Core te permite personalizar políticas para cada ubicación.

Plan Complete (4 $/usuario/mes)

Este es el paquete completo. Todo lo de Free y Core, más:

• Ubicaciones y departamentos ilimitados
• Acumulaciones de ausencias (cálculos automáticos de saldo de ausencias)
• Aprobaciones multinivel (la solicitud pasa por el gerente y luego por el jefe de departamento, por ejemplo)
• Seguimiento de ausencias por horas
• Aprobadores sustitutos
• Informes programados
• Tiempo libre compensatorio

Complete tiene sentido para equipos más grandes o empresas con jerarquías de aprobación complejas. Solo el sistema de acumulaciones ahorra horas de cálculo manual cada mes.

Puedes ver el desglose completo de funciones en la página de precios de Vacation Tracker.

Configurar Tu Cuenta Gratuita en Cinco Minutos

Creé una cuenta de prueba para mostrarte el proceso real. Es sencillo.

Ve al sitio web de Vacation Tracker y haz clic en 'Start for Free' en el plan gratuito. Llegarás a una página de registro que solicita:

• Dirección de correo electrónico
• Nombre y apellidos
• Contraseña
• Nombre de la empresa
• País
• Cómo nos conociste (opcional pero útil para ellos)

Acepta los términos y crea tu cuenta. El sistema te guía a través de una incorporación rápida para configurar tu espacio de trabajo.

Paso 1: Configuración de Ubicación y Política

Primero, confirma tu ubicación. Elegí Grecia para esta prueba. El sistema pregunta si quieres cambiar el nombre de la ubicación (probablemente no necesites hacerlo).

Luego configuras tu único tipo de ausencia. El predeterminado es 'Paid Time Off'. Eliges cuántos días ofreces anualmente, o puedes seleccionar días ilimitados. Eso es todo para este paso.

Paso 2: Configuración de Departamento

Nombra tu departamento. El sistema usa por defecto el nombre de tu empresa, lo cual funciona bien para la mayoría de equipos pequeños. Haz clic en continuar.

Paso 3: Enviar una Solicitud de Prueba

La incorporación te pide que envíes una solicitud de ausencia de prueba para que veas cómo funciona el sistema. Elige tu tipo de ausencia, selecciona fechas, añade un motivo si quieres y envía. Como eres el aprobador en esta configuración, verás la solicitud inmediatamente en tu panel de control.

Qué Hace Realmente el Panel de Control

Una vez dentro, el panel muestra solicitudes pendientes, ausencias próximas y disponibilidad del equipo. Puedes aprobar o denegar solicitudes directamente desde esta vista.

El gráfico mural muestra las ausencias de todos en una línea temporal visual. Ayuda cuando intentas averiguar si puedes programar una reunión de equipo el próximo martes o si la mitad de tus desarrolladores estarán fuera.

La vista de calendario muestra la misma información en formato mensual, con festivos marcados automáticamente según tu ubicación.

Gestión de Usuarios y Configuración

La pestaña Usuarios te permite gestionar los miembros de tu equipo. Haz clic en cualquier usuario para ver su perfil, que muestra:

• Asignación de departamento (recuerda, solo uno en el plan gratuito)
• Nivel de aprobación (solo un nivel)
• Asignación de aprobador
• Preferencias de notificaciones de equipo

Las notificaciones de equipo son realmente útiles. Puedes configurar resúmenes diarios o semanales que muestran quién se tomará tiempo libre pronto. Facilita la planificación del trabajo sin estar constantemente revisando el calendario.

Opciones de Configuración de Ausencias

En Configuración de Ausencias encontrarás tus ajustes de ubicación. Puedes configurar:

• Zona horaria
• Semana laboral (qué días cuentan como días laborables)
• Día de inicio de semana
• Fecha de inicio del año fiscal
• Si las cuotas de ausencias se reinician según el año contable o las fechas de inicio de los empleados

La sección de festivos importa automáticamente los días festivos públicos según tu ubicación. Puedes añadir festivos personalizados o importar adicionales si es necesario.

La sección de política de ausencias te permite personalizar cómo funciona tu único tipo de ausencia:

• Aprobación requerida o aprobación automática
• Días ilimitados o un número establecido
• Saldo negativo permitido o no
• Motivo requerido para solicitudes
• Configuración de arrastre (pueden los empleados trasladar días no usados al próximo año)

Funciones como acumulaciones y tiempo libre compensatorio aparecen aquí pero están en gris porque requieren el plan Complete.

Qué Te Pierdes Sin los Planes de Pago

El plan gratuito maneja el seguimiento básico de ausencias, pero notarás las lagunas bastante rápido si tus necesidades son incluso ligeramente complejas.

Sin múltiples tipos de ausencias significa que no puedes separar días de vacaciones de bajas por enfermedad o días personales. Todos obtienen un solo paquete de tiempo libre.

Un aprobador funciona bien para equipos diminutos, pero se convierte en un cuello de botella rápidamente. Si esa persona está fuera u ocupada, las solicitudes quedan sin respuesta.

Los informes se limitan a informes básicos de solicitudes de ausencias y saldos. No puedes generar informes programados o registros de auditoría detallados sin actualizar a Core.

El límite de una ubicación es la mayor restricción para equipos distribuidos. Si tienes empleados en varios países, no puedes personalizar políticas de ausencias para diferentes requisitos legales.

Obtener Ayuda Cuando la Necesites

La interfaz incluye una barra lateral de ayuda en cada página. Haz clic en 'Docs' y se abre el artículo de ayuda específico para la función que estás mirando. Realmente útil en lugar de dejarte en un centro de ayuda genérico.

También puedes acceder a:

• El centro de ayuda completo
• Chat de soporte
• Últimos anuncios de funciones
• Registro de cambios

Las aplicaciones móviles para iOS y Android están disponibles si quieres gestionar el tiempo libre desde tu teléfono.

Si necesitas soporte directo, contáctalos a través del widget de chat en el sitio web o por correo electrónico a hello@vacationtracker.io. También puedes reservar una demostración guiada si quieres que alguien te guíe en la configuración.

Quién Debería Usar el Plan Gratuito

El nivel gratuito funciona para:

• Equipos pequeños (menos de 10 personas) con necesidades simples
• Startups que prueban software de seguimiento de ausencias antes de comprometer presupuesto
• Empresas de una sola ubicación que no necesitan múltiples tipos de ausencias
• Equipos que pueden trabajar con un aprobador

Si necesitas más de un tipo de ausencia, múltiples ubicaciones o informes detallados, querrás Core o Complete. La lista completa de funciones muestra exactamente qué incluye cada nivel.

El plan gratuito no es una versión de compromiso con limitaciones molestas diseñadas para forzar actualizaciones. Es una herramienta funcional para la gestión básica de tiempo libre. Solo ten claro qué obtienes antes de comprometerte a construir tu flujo de trabajo alrededor de él.

Aleksandra Cvetkovic

Aleksandra has been with the team since day one, bringing her passion for all things marketing.