Drury Design es una agencia de comunicación estratégica y marketing de eventos que crea experiencias inolvidables para empresas como IBM, Zillow, NetApp y NARCAN. Con una plantilla de 35 empleados a tiempo completo y una red de freelancers que trabajan en distintas zonas horarias, saber quién está disponible es fundamental para que todo funcione sin problemas.
La estructura híbrida de la empresa y los viajes frecuentes tenían una consecuencia clara: coordinar el tiempo libre de forma eficiente entre departamentos era cada vez más difícil.
El reto: acceso limitado y solicitudes con retraso
Aunque internamente los equipos tenían una idea general de quién estaba trabajando en las instalaciones de un cliente, quién estaba de vacaciones y quién quizá estaba de baja por enfermedad, esa información no era fácilmente accesible en toda la empresa.
No existía un proceso unificado para agilizar las solicitudes, las aprobaciones y la visibilidad entre departamentos.
Para complicarlo aún más, la única forma de que los empleados consultaran los días de ausencia que les quedaban era a través del sitio web del PEO de la empresa, lo que añadía fricción y ralentizaba el proceso. RR. HH. y TI perdían un tiempo innecesario persiguiendo solicitudes y aclarando la disponibilidad.
«Necesitábamos algo fácil de usar, que requiriera poca supervisión y que funcionara con las herramientas que ya teníamos».
La solución: una herramienta de gestión de ausencias que trabaja en segundo plano
Vladimir empezó a buscar una herramienta que:
- Permitiera a los empleados solicitar ausencias de forma rápida y sencilla
- Hiciera visible la disponibilidad del equipo en toda la empresa
- Redujera las idas y venidas entre departamentos
- Se integrara con Slack, la principal herramienta de comunicación del equipo
Cuando encontró Vacation Tracker, la decisión fue fácil. Se configuró en minutos y, a partir de ahí, funcionó discretamente en segundo plano sin necesitar atención constante.
«Lo configuré, revisé la seguridad, di acceso a los miembros del equipo que correspondía, y listo».
Los resultados: visibilidad, responsabilidad y menos cuellos de botella
1. Las solicitudes de ausencia llegan a tiempo y son fáciles de enviar
Gracias a la integración con Slack, los empleados envían sus solicitudes de tiempo libre directamente desde la herramienta que ya usan a diario. Este cambio ha reducido considerablemente las solicitudes tardías y ha ayudado a agilizar el proceso.
2. Los responsables aprueban el tiempo libre más rápido
Las notificaciones llegan directamente a los responsables adecuados, que pueden aprobarlas o denegarlas con un solo clic. El proceso de aprobación ya no retrasa la planificación ni la programación.
3. La disponibilidad está clara en toda la empresa
Aunque los departamentos siempre tenían una idea de quién estaba disponible, ahora esa información está en un sistema al que todos pueden acceder. Se acabaron las actualizaciones dispersas y las dudas.
4. Se acabó buscar los saldos de ausencias
Los empleados pueden consultar al instante los días de ausencia que les quedan en Slack o en el panel de control de Vacation Tracker, sin tener que iniciar sesión en sistemas externos como el sitio del PEO.
5. Integración perfecta con Lasso.io
Mediante la API de Vacation Tracker, Drury Design conectó los datos de ausencias con Lasso.io, su sistema de planificación de eventos. Así eliminó las actualizaciones manuales y se aseguró de que la programación fuera siempre precisa.
Un sistema que acompaña a un equipo que se mueve rápido
Con el cambio a Vacation Tracker, Drury Design sustituyó unos procesos dispersos por una solución ágil y automatizada. Los equipos avanzan más rápido. Los responsables toman decisiones informadas. Los empleados asumen su responsabilidad. Y, lo mejor de todo, TI y RR. HH. dedican menos tiempo a perseguir papeleo.
Si tu empresa está creciendo y todavía gestionas las ausencias con herramientas obsoletas, sigue el ejemplo de Drury Design: hay una forma más eficiente de avanzar.
