Comment Drury Design a responsabilisé ses équipes dans la gestion des congés
| Secteur | Services événementiels |
| Localisation | États-Unis |
| Taille de l’entreprise | 35 |
Drury Design est une agence de communication stratégique et de marketing événementiel qui crée des expériences inoubliables pour des entreprises comme IBM, Zillow, NetApp et NARCAN. Avec une équipe de 35 employés à temps plein et un réseau de freelances répartis sur différents fuseaux horaires, la visibilité sur la disponibilité des collaborateurs est essentielle au bon déroulement des opérations.
Avec sa structure hybride et des déplacements fréquents, l’entreprise faisait face à une réalité : coordonner efficacement les congés entre les services devenait de plus en plus difficile.
Le défi : un accès limité et des demandes tardives
En interne, les équipes savaient à peu près qui travaillait sur site chez un client, qui était en vacances ou qui était peut-être malade, mais cette information n’était pas facilement accessible dans toute l’entreprise.
Il n’existait aucun processus unifié pour simplifier les demandes, les approbations et la visibilité entre les services.
Pour ne rien arranger, la seule façon pour les employés de vérifier leurs congés restants était de passer par le site web du PEO de l’entreprise, ce qui ajoutait des frictions et ralentissait le processus. Les RH et l’informatique perdaient un temps précieux à relancer les demandes et à clarifier les disponibilités.
« Il nous fallait un outil simple à utiliser, qui demande peu de supervision et qui fonctionne avec les outils que nous utilisions déjà. »
– Vladimir Weinstein, directeur informatique, Drury Design
La solution : un outil de gestion des congés qui fonctionne en arrière-plan
Vladimir s’est mis à la recherche d’un outil qui :
Lorsqu’il a découvert Vacation Tracker, la décision a été facile. La configuration n’a pris que quelques minutes, puis l’outil a fonctionné discrètement en arrière-plan, sans nécessiter une attention constante.
« Je l’ai configuré, j’ai vérifié la sécurité, j’ai donné accès aux bonnes personnes de l’équipe, et c’était tout. »
– Vladimir Weinstein, directeur informatique, Drury Design
Les résultats : visibilité, responsabilisation et moins de goulots d’étranglement
1. Des demandes de congés faciles à soumettre et envoyées à temps
Grâce à l’intégration Slack, les employés soumettent leurs demandes de congés directement dans l’outil qu’ils utilisent déjà tous les jours. Ce changement a considérablement réduit les demandes tardives et simplifié le processus.
2. Les managers approuvent les congés plus rapidement
Les notifications sont envoyées directement aux bons managers, qui peuvent approuver ou refuser en un seul clic. Le processus d’approbation ne retarde plus la planification ni l’organisation des plannings.
3. Des disponibilités claires dans toute l’entreprise
Même si les services avaient toujours une idée de qui était disponible, cette information se trouve désormais dans un système accessible à tous. Fini les mises à jour éparpillées et les incertitudes.
4. Plus besoin de chercher ses soldes de congés
Les employés peuvent consulter instantanément leurs congés restants dans Slack ou dans le tableau de bord Vacation Tracker, sans avoir à se connecter à des systèmes externes comme le site du PEO.
5. Une intégration fluide avec Lasso.io
Grâce à l’API de Vacation Tracker, Drury Design a connecté les données de congés à Lasso.io, son système de planification d’événements. Les mises à jour manuelles ont disparu et les plannings sont toujours exacts.
Un système au service d’une équipe qui avance vite
En passant à Vacation Tracker, Drury Design a remplacé des processus éparpillés par une solution simple et automatisée. Les équipes avancent plus vite. Les managers prennent des décisions éclairées. Les employés sont responsabilisés. Et surtout, l’informatique et les RH passent moins de temps à courir après la paperasse.
Si votre entreprise se développe et que vous gérez encore les congés avec des outils dépassés, inspirez-vous de Drury Design : il existe une manière plus efficace d’avancer.
