Crossref automatiza con Vacation Tracker reglas de ausencias complejas en 12 ubicaciones
| Sector | Servicios de investigación |
| Ubicación | Massachusetts |
| Tamaño del equipo | 11-50 empleados |
Crossref es una organización sin ánimo de lucro que gestiona una infraestructura abierta para vincular objetos, entidades y acciones de investigación, creando un registro académico duradero y reutilizable. Con más de 21 000 miembros en 160 países, Crossref facilita la comunicación científica mundial y atiende casi 2000 millones de consultas mensuales a su API. Su trabajo impulsa el intercambio de metadatos en beneficio de la sociedad, al mejorar el acceso a la investigación en todo el mundo.
El reto: el seguimiento manual de ausencias en varias ubicaciones
Crossref tiene casi 50 empleados en 12 ubicaciones de todo el mundo, cada una con sus propias reglas y políticas de ausencias. Gestionar las ausencias de un equipo diverso y geográficamente disperso era todo un reto. Antes de que Michelle Cancel se incorporara a Crossref como responsable de RR. HH. en 2022, la empresa usaba un software básico de seguimiento de ausencias, pero la solución era insuficiente. Para cubrir las carencias, el equipo de Michelle tenía que recurrir a hojas de Excel para los cálculos y el seguimiento de las ausencias.
Esta gestión manual de las ausencias llevaba mucho tiempo y era propensa a errores, recuerda Michelle.
«Tenía que dejar todo lo que estaba haciendo cuando alguien me preguntaba por sus días acumulados, porque tenía que calcularlos a mano».
Este proceso manual suponía una carga de trabajo adicional para RR. HH., sobre todo a final de año, cuando había que comunicar y calcular grandes volúmenes de datos de ausencias para las nóminas.
Además, los empleados no estaban satisfechos con el sistema existente. Podían enviar solicitudes de ausencia, pero no veían sus saldos. Esta falta de transparencia generaba frustración, ya que los empleados tenían que preguntar una y otra vez a RR. HH. por sus saldos de ausencias.
En busca de una solución mejor
Cansada de la ineficiencia y la falta de visibilidad, Michelle decidió buscar una solución de gestión de ausencias más eficiente. Tras investigar un poco, encontró Vacation Tracker con una búsqueda en Google. A Michelle le convenció enseguida, porque Vacation Tracker cumplía todos los requisitos: era fácil de usar, ofrecía flexibilidad para gestionar distintas políticas de ausencias en cada ubicación y se integraba a la perfección con Slack, otro imprescindible para su organización.
La solución de Vacation Tracker
Michelle incorporó rápidamente Vacation Tracker y configuró el sistema. La plataforma ofrecía todo lo que su equipo necesitaba para gestionar las ausencias en varias ubicaciones. Pudo:
Con esta configuración, Michelle comprobó que Vacation Tracker había revolucionado de verdad su sistema de gestión de ausencias.
«Vacation Tracker es un salvavidas. Ya no tengo que calcular a mano las acumulaciones ni lidiar con hojas de cálculo. Todo está automatizado y tengo toda la información al alcance de un clic».
Satisfacción y transparencia para los empleados
El cambio a Vacation Tracker también mejoró notablemente la experiencia de los empleados de Crossref. Ahora tienen visibilidad total de sus saldos de ausencias en todo momento. Ya no necesitan preguntar a RR. HH., porque pueden consultar los datos de sus saldos en tiempo real directamente en la plataforma. Esta transparencia ha mejorado la satisfacción y la eficiencia en general.
Ventajas clave: informes y transparencia
Para Michelle, las dos principales ventajas de Vacation Tracker son los informes y la transparencia. La función de informes automáticos de Vacation Tracker permite a Michelle y a su equipo generar a final de año datos de ausencias precisos para las nóminas, sin los cálculos manuales que antes le ocupaban tanto tiempo.
Además, el equipo usa la integración con calendarios, que muestra todas las solicitudes de ausencia en un lugar central. Así mejora la visibilidad y todos pueden planificar y coordinar las ausencias con más eficacia.
Conclusión
Gracias a Vacation Tracker, Crossref ha podido automatizar el seguimiento de las ausencias de toda su plantilla global. El proceso simplificado ha ahorrado al equipo de Michelle innumerables horas y ha eliminado los errores de los cálculos manuales. Los empleados ven mejor sus saldos de ausencias y RR. HH. dispone de datos precisos para las nóminas y los informes.
Michelle lo resume a la perfección:
«Vacation Tracker ha supuesto un antes y un después para nosotros».
Ha hecho que la gestión de las ausencias sea fácil, precisa y transparente: sin quebraderos de cabeza ni cálculos manuales.
