Cómo Executive Surf centralizó la gestión de ausencias de sus equipos globales
| Sector | Selección y contratación de personal |
| Ubicación | Londres, Reino Unido |
| Tamaño del equipo | 11-50 empleados |
Executive Surf es una empresa dinámica conocida por su enfoque innovador en la búsqueda de directivos y la gestión del talento. Con presencia global y centrada en ofrecer soluciones a medida, Executive Surf ayuda a las organizaciones a encontrar a los líderes adecuados para impulsar sus negocios. A medida que la empresa crecía, también lo hacía la complejidad de gestionar sus operaciones internas, incluido el seguimiento de las ausencias de los empleados.
El reto del seguimiento manual de ausencias
Cuando Executive Surf era un equipo pequeño de 2-3 personas, llevar el seguimiento de las ausencias en hojas de cálculo y calendarios era asumible. Cada empleado podía controlar sus propias ausencias y la visibilidad se mantenía gracias a un calendario compartido. Sin embargo, cuando el equipo creció hasta los 10 empleados, el proceso manual se volvió complejo y consumía mucho tiempo.
El responsable de Operaciones, Florin Paduraru, asumió la gestión de las ausencias de todo el equipo. Esto implicaba calcular manualmente los saldos de ausencias en hojas de cálculo, lo que se convirtió en una tarea abrumadora. El calendario ofrecía visibilidad, pero ya no bastaba para afrontar la creciente complejidad de la gestión de ausencias. Además, la empresa implantó un sistema de fidelización que premiaba con días de ausencia adicionales determinados logros, lo que añadía otra capa de complejidad.
Florin se enfrentaba a varios retos, entre ellos:
- Llevar a mano el control de los saldos de ausencias de cada empleado
- Gestionar los distintos derechos de ausencia del sistema de fidelización
- Garantizar registros de ausencias precisos en varias oficinas
- Dedicar mucho tiempo a la gestión de ausencias en lugar de centrarse en tareas más prioritarias
La necesidad de una solución mejor
A medida que la empresa seguía creciendo, quedó claro que el seguimiento manual de las ausencias ya no era sostenible. El aumento de la carga administrativa, sumado a la complejidad de su sistema de fidelización, hacía que los errores fueran cada vez más probables. El equipo necesitaba una solución específica de seguimiento de ausencias capaz de gestionar su estructura con varias ubicaciones, ofrecer integración con el calendario y automatizar políticas de ausencias complejas.
Cómo Vacation Tracker resolvió sus retos de gestión de ausencias
Executive Surf eligió Vacation Tracker porque cubría todas sus necesidades. La plataforma ofrecía la flexibilidad necesaria para gestionar varias oficinas, lo que permitía a Florin asignar distintos días festivos y asignaciones de ausencias a cada región. La integración con el calendario cambió las reglas del juego: mantuvo la visibilidad que tanto valoraban y centralizó todos los datos de ausencias en un solo lugar. Este cambio eliminó la necesidad de hacer cálculos manuales, redujo notablemente el riesgo de errores y proporcionó a todo el equipo una interfaz fácil de usar para gestionar su tiempo libre.
Una adopción rápida y fluida por parte del equipo
Implantar Vacation Tracker fue un proceso sencillo. Gracias al diseño intuitivo de la plataforma, tanto los responsables como los empleados pudieron adaptarse rápidamente al nuevo sistema. En poco tiempo, Florin y su equipo pasaron de las hojas de cálculo manuales a un sistema de gestión de ausencias totalmente automatizado. Los empleados valoraron la transparencia y la facilidad para reservar sus ausencias, mientras que los responsables recuperaron un tiempo muy valioso en sus agendas.
El impacto positivo de una gestión de ausencias centralizada
Hoy, Executive Surf cuenta con un sistema de gestión de ausencias totalmente centralizado que se ocupa de todos los aspectos de sus políticas de ausencias en varias ubicaciones. Todo se gestiona a través de Vacation Tracker, lo que ofrece a Florin y a su equipo una forma ágil de gestionar las ausencias. La integración con su calendario garantiza que todos estén informados de quién está o no en la oficina.
Executive Surf cuenta ahora con una solución que no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y la eficiencia de la gestión de ausencias, lo que les permite centrarse más en su actividad principal: ofrecer soluciones de talento excepcionales a sus clientes.
