Cómo Layla.ai consiguió el control total de la gestión global de ausencias con Vacation Tracker
| Sector | Desarrollo de software |
| Ubicación | Berlín |
| Tamaño del equipo | 11-50 empleados |
Layla.ai, un innovador agente de viajes basado en IA, trabaja con un pequeño equipo central en Alemania y colabora con freelancers y empleados por proyecto de todo el mundo.
El seguimiento de ausencias por ubicación era la máxima prioridad
Layla.ai, un innovador agente de viajes basado en IA, trabaja con un pequeño equipo central en Alemania y colabora con freelancers y empleados por proyecto de todo el mundo.
Con una plantilla repartida en más de diez ubicaciones distintas, gestionar las ausencias y garantizar el cumplimiento de las distintas leyes locales se convirtió en una tarea complicada. Gil Shaked, que supervisa tanto la contabilidad como RR. HH., necesitaba un sistema sencillo que ofreciera visibilidad y control totales sobre el proceso de ausencias para equipos de varios países y regiones.
El problema: Google Sheets no era suficiente
Antes de adoptar Vacation Tracker, Layla.ai usaba Google Sheets para hacer el seguimiento de las ausencias, una solución básica. Aunque funcionaba hasta cierto punto, le faltaba la visión de conjunto necesaria para gestionar de forma eficaz las solicitudes de ausencia. Con compañeros en varias ubicaciones, cada una con sus propias normas y reglamentos sobre festivos, hacer el seguimiento manual de las ausencias y asegurarse de que no se pasara por alto ninguna solicitud se volvió todo un reto. Además, los compañeros tenían que recurrir a canales de comunicación informales, como mensajes y correos electrónicos, que a veces se retrasaban sin querer.
Lo que Layla.ai necesitaba era un sistema capaz de gestionar las ausencias de forma eficiente en varias ubicaciones, que permitiera a los empleados gestionar sus ausencias de manera autónoma y que garantizara que todo quedara documentado con precisión.
La solución: más control y una visión clara
Al pasarse a Vacation Tracker, Layla.ai consiguió la estructura, la claridad y el control que le faltaban. Ahora el sistema permite a los compañeros consultar fácilmente sus saldos de ausencias y enviar solicitudes directamente desde la plataforma, sin tener que pasar por RR. HH. ni esperar la aprobación por correo electrónico. Este autoservicio da a los compañeros la posibilidad de gestionar sus propias ausencias, mientras que los responsables y los equipos de RR. HH. disponen de un lugar centralizado para supervisar todas las solicitudes y saldos.
Una función clave que destacó para Gil fue la capacidad de Vacation Tracker de importar automáticamente los días festivos de cada ubicación. Dada la complejidad de gestionar distintas políticas de ausencias para cada ubicación, esta función eliminó la necesidad de hacer un seguimiento manual de los festivos y garantizó el cumplimiento de las leyes locales.
«Quería que los compañeros tuvieran autonomía»,
explicó Gil.
Por qué Layla.ai eligió Vacation Tracker
- Seguimiento por ubicación: gestionar las ausencias en distintas ubicaciones ahora es fluido y preciso. Con Vacation Tracker, Layla.ai puede personalizar las políticas de ausencias para cada país o región y asegurarse de que cada compañero recibe los días de ausencia que le corresponden según su ubicación.
- Más control: RR. HH. y la dirección tienen ahora visibilidad total de todas las solicitudes de ausencia y saldos en un solo lugar. Pueden supervisar el estado de las ausencias de cada compañero para que ninguna solicitud pase desapercibida ni se quede sin aprobar. Además, los compañeros tienen el control de su saldo.
- Fácil para todos: el sistema es fácil de usar y los compañeros pueden gestionar sus ausencias sin tener que involucrar a RR. HH. en el proceso. La interfaz intuitiva permite navegar con sencillez y actuar rápido, lo que reduce la carga administrativa.
- Festivos por ubicación: Vacation Tracker registra automáticamente los días festivos de la ubicación de cada compañero, lo que elimina el esfuerzo manual de calcular cuándo libran por festivos nacionales y garantiza el cumplimiento de las leyes locales.
Con Vacation Tracker, Layla.ai cuenta ahora con un sistema de gestión de ausencias fiable y eficiente que da autonomía a sus compañeros, simplifica las tareas administrativas y garantiza el cumplimiento normativo a escala global. Gestionar un equipo diverso y global es ahora más sencillo y menos propenso a errores o solicitudes olvidadas, lo que da a Gil y a su equipo la tranquilidad que necesitan para centrarse en otros aspectos del negocio.
