Comment Executive Surf a centralisé la gestion des congés de ses équipes internationales
| Secteur d’activité | Recrutement et placement |
| Localisation | Londres, Royaume-Uni |
| Taille de l’équipe | 11-50 employés |
Executive Surf est une entreprise dynamique reconnue pour son approche innovante de la recherche de cadres dirigeants et de la gestion des talents. Présente à l’international et axée sur des solutions sur mesure, Executive Surf aide les organisations à trouver les bons leaders pour faire avancer leur activité. À mesure que l’entreprise s’est développée, la gestion de ses opérations internes, y compris le suivi des congés des employés, est devenue de plus en plus complexe.
Le défi du suivi manuel des congés
Lorsqu’Executive Surf ne comptait que 2 ou 3 personnes, suivre les congés dans des feuilles de calcul et des calendriers restait gérable. Chaque employé suivait ses propres congés, et un calendrier partagé assurait la visibilité. Mais lorsque l’équipe a atteint 10 employés, le processus manuel est devenu complexe et chronophage.
Le responsable des opérations, Florin Paduraru, a pris en charge la gestion des congés de toute l’équipe. Cela impliquait de calculer manuellement les soldes de congés dans des feuilles de calcul, une tâche vite devenue écrasante. Le calendrier offrait de la visibilité, mais ne suffisait plus face à la complexité croissante de la gestion des congés. L’entreprise a également mis en place un système de fidélité qui accordait des jours de congés supplémentaires en fonction de certaines réalisations, ajoutant encore un niveau de complexité.
Florin devait relever plusieurs défis, notamment :
- Suivre manuellement les soldes de congés de chaque employé
- Gérer les différents droits à congés prévus par le système de fidélité
- Garantir l’exactitude des données de congés sur plusieurs bureaux
- Consacrer beaucoup de temps à la gestion des congés au lieu de se concentrer sur des tâches plus prioritaires
Le besoin d’une meilleure solution
À mesure que l’entreprise continuait de grandir, il est devenu évident qu’une approche manuelle du suivi des congés n’était plus tenable. La charge administrative accrue, combinée à la complexité du système de fidélité, augmentait le risque d’erreurs. L’équipe avait besoin d’une solution dédiée au suivi des congés, capable de gérer plusieurs sites, de s’intégrer au calendrier et d’automatiser des politiques de congés complexes.
Comment Vacation Tracker a résolu leurs problèmes de gestion des congés
Executive Surf a choisi Vacation Tracker parce que l’outil répondait à tous ses besoins. La plateforme permettait de gérer plusieurs bureaux avec souplesse, et Florin pouvait attribuer des jours fériés et des quotas de congés différents à chaque région. L’intégration au calendrier a tout changé : elle a préservé la visibilité à laquelle l’équipe tenait, tout en centralisant toutes les données de congés en un seul endroit. Ce changement a supprimé les calculs manuels, considérablement réduit le risque d’erreurs et offert à toute l’équipe une interface simple pour gérer ses congés.
Une adoption rapide et fluide par l’équipe
La mise en place de Vacation Tracker a été simple. Grâce au design intuitif de la plateforme, managers comme employés se sont rapidement adaptés au nouveau système. En peu de temps, Florin et son équipe sont passés de feuilles de calcul manuelles à un système de gestion des congés entièrement automatisé. Les employés ont apprécié la transparence et la facilité de réservation des congés, tandis que les managers ont regagné un temps précieux dans leur emploi du temps.
L’impact positif d’une gestion centralisée des congés
Aujourd’hui, Executive Surf dispose d’un système de gestion des congés entièrement centralisé, qui couvre tous les aspects de ses politiques de congés sur plusieurs sites. Tout est géré dans Vacation Tracker, ce qui offre à Florin et à son équipe une approche simplifiée de la gestion des congés. L’intégration au calendrier garantit que chacun sait qui est présent ou absent du bureau.
Executive Surf bénéficie désormais d’une solution qui fait gagner du temps tout en améliorant la précision et l’efficacité de la gestion des congés, ce qui permet à l’équipe de se concentrer davantage sur son cœur de métier : proposer à ses clients des solutions de talents exceptionnelles.
