Puja de vacaciones

La puja de vacaciones es un proceso estructurado para repartir con antelación los períodos de vacaciones más solicitados mediante una norma publicada, en lugar de dárselos a quien los pida primero. Los empleados presentan sus preferencias por orden durante un plazo de puja; el empleador asigna los turnos por antigüedad, rotación, sorteo o una combinación de estos métodos; y los resultados se publican antes de que empiece el año de ausencias.

También se conoce como vacation bidding, PTO bidding o simplemente la puja.

El problema que resuelve

La semana de Navidad, la primera semana de julio y las vacaciones escolares las quiere mucha más gente de la que cualquier cuadrante puede liberar a la vez. Con la regla de «el primero que llega se lo queda», esas semanas son para quien rellena antes el formulario de solicitud, es decir, en la práctica, para quien estaba en su mesa y no en un turno, en la zona horaria adecuada y no de vacaciones la mañana en que se abrió el plazo.

Eso no es un reparto, es un concurso de reflejos. La puja lo sustituye por una norma que todo el mundo puede conocer de antemano.

Cómo funciona una ronda de puja

La mayoría de los sistemas funcionan por rondas.

En la primera ronda, los empleados presentan opciones por orden de preferencia, normalmente entre tres y cinco períodos aceptables en lugar de uno solo. El empleador aplica la norma de asignación, adjudica turnos hasta el límite de cobertura de cada período y publica los resultados.

Después se abre una segunda ronda con lo que queda, para quienes no han conseguido nada o aún tienen días por colocar. Las plantillas grandes o complejas pueden organizar más rondas hasta repartir toda la capacidad.

Los plazos de puja pueden ser de dos tipos. En un plazo simultáneo, todo el mundo puja durante el mismo período y el orden se aplica después, así que presentar la puja primero no da ninguna ventaja. En un plazo secuencial, cada empleado tiene su propio turno para elegir por orden de prioridad.

Más información: Cómo hacer que la puja de vacaciones sea justa y eficiente

Métodos de asignación

• Antigüedad. Prioridad según los años de servicio. Es el método más habitual y suele ser obligatorio cuando hay un convenio colectivo. Es predecible y fácil de defender, pero las mismas personas se llevan las mismas semanas cada año, que es justo de lo que se quejan los empleados más nuevos.
• Prioridad rotatoria. El orden cambia en cada ciclo, así que quien pujó primero este año puja el último el año siguiente. Es más justo con el tiempo, pero exige un registro fiable de las asignaciones anteriores, que es donde suele fallar.
• Sorteo. Prioridad aleatoria. Se usa a menudo para desempatar después de la antigüedad o la rotación, más que como norma principal.
• Coincidencia de preferencias por orden. Los empleados indican varios períodos aceptables y el sistema va recorriendo la lista, lo que da una cobertura global mucho mejor que una puja con una sola opción.
• Métodos híbridos. Antigüedad en la primera ronda y rotación o sorteo para lo que queda en disputa: es la fórmula más habitual en la práctica.

Dónde se utiliza

La puja es habitual en aerolíneas, sanidad, seguridad pública, ferrocarril, industria y centros de atención al cliente: cualquier entorno con necesidades de cobertura fijas y una plantilla que no puede ausentarse entera a la vez. Es casi universal en entornos sindicados, donde el propio método suele negociarse.

Las restricciones legales en EE. UU.

Los convenios colectivos están por delante. Cuando un convenio colectivo (CBA) fija el método de puja, apartarse de él da lugar a una reclamación, no a una decisión de la dirección. Revisa el convenio antes de diseñar nada.

Los sistemas de antigüedad tienen una protección importante, aunque menor que antes. Dos sentencias del Tribunal Supremo marcan los límites:

En US Airways v. Barnett, el Tribunal resolvió que, cuando una adaptación solicitada al amparo de la ADA choca con un sistema de antigüedad establecido, ese conflicto basta normalmente para demostrar que la adaptación no es razonable. El empleado todavía puede ganar si demuestra circunstancias especiales, por ejemplo que el empleador cambia el sistema con frecuencia o que este ya incluye excepciones, de modo que los empleados no tienen una expectativa firme de que vaya a respetarse.

En cuanto a las adaptaciones por motivos religiosos, Groff v. DeJoy elevó el listón general: la «carga excesiva» exige ahora costes sustancialmente mayores, y ya no basta con el antiguo criterio de «algo más que mínimo». La sentencia mantuvo expresamente el principio de que el Title VII no obliga a quitar a otros empleados sus derechos de antigüedad en contra de su voluntad, pero eliminó la salida fácil. El empleador ya no puede limitarse a señalar el sistema de puja: hay que plantearse si el empleado podría pujar por otro período, si un intercambio voluntario podría cubrirlo y si el coste de la adaptación es realmente sustancial.

Una puja basada de buena fe en la antigüedad sigue siendo defendible, pero cada solicitud de adaptación debe valorarse según sus propias circunstancias.

Preguntas frecuentes

¿La puja de vacaciones es solo para empresas sindicadas? No, aunque es donde más se usa. Cualquier empleador con límites de cobertura estrictos y períodos punta con demasiada demanda puede utilizarla.

¿La antigüedad tiene que ser el factor decisivo? No, salvo que lo diga un convenio colectivo. La rotación, el sorteo y los métodos híbridos son legítimos, y la rotación responde a la principal objeción de equidad que se le hace a la antigüedad pura.

¿Se le puede denegar a un empleado un período por el que ha pujado? Sí, si el límite de cobertura de ese período ya está cubierto según la norma publicada. Para eso existe el sistema.