Períodos de bloqueo

Un período de bloqueo es un tramo del calendario durante el cual la empresa restringe o deniega el tiempo libre discrecional, porque el volumen de negocio, la dotación de personal o un proyecto crítico hacen que las ausencias resulten costosas. El comercio minorista en diciembre, las asesorías contables durante la campaña de la renta, un equipo de nóminas en el cierre de fin de año.

La palabra “discrecional” de esa definición es la que lo sostiene todo, y es precisamente la parte en la que se equivocan la mayoría de las políticas de bloqueo.

Qué puede y qué no puede restringir un bloqueo en EE. UU.

Un período de bloqueo se aplica a las vacaciones y al PTO discrecional. No prevalece sobre los permisos que el empleado tiene derecho legal a disfrutar.

Permisos que se mantienen durante un bloqueo:

• Permiso FMLA: por un motivo que dé derecho a él, en una empresa cubierta
• Permiso por adaptación por discapacidad según la ADA
• Permiso por enfermedad retribuido estatal y local, que los empleados tienen derecho a usar por motivos cubiertos cuando estos se producen
• Servicio como jurado, obligatorio por citación judicial
• Permiso militar protegido por la USERRA
• Permisos por embarazo, parentales y por violencia doméstica, cuando la legislación estatal los contempla

Aquí es donde la fórmula habitual —“los empleados pueden solicitar una excepción a RR. HH., que se evaluará caso por caso”— se convierte en un riesgo legal. Para los permisos protegidos no hay ninguna discrecionalidad caso por caso que ejercer. Presentar un derecho legal como un favor que RR. HH. podría conceder es el origen de las reclamaciones por interferencia.

La fórmula segura: un bloqueo restringe el tiempo libre voluntario. Los permisos protegidos quedan completamente fuera, y la política debe decirlo de forma expresa.

La colisión con las acumulaciones que nadie prevé

Los períodos de bloqueo encajan mal con la caducidad del PTO a final de año, y es esa combinación la que realmente mete en problemas a las empresas.

Si bloqueas de noviembre a enero y tu año de PTO termina el 31 de diciembre, los empleados no tienen forma material de usar su saldo restante. En California, ese planteamiento es ilegal: las vacaciones son un salario devengado que no puede perderse, y las políticas de “úsalo o piérdelo” están directamente prohibidas. California sí permite, en cambio, un límite de acumulación razonable, pero los empleados deben tener tiempo suficiente para usar el saldo antes de que el límite se aplique. Otros estados también consideran las vacaciones acumuladas como salario devengado que no puede simplemente desaparecer.

Incluso donde la pérdida de días es legal, un bloqueo que hace inutilizable el derecho es una queja en potencia. Si el bloqueo es largo, el año de PTO no debería terminar dentro de él ni inmediatamente después.

Canadá: la obligación va en sentido contrario

Las empresas canadienses tienen un deber que la mayoría de las políticas de bloqueo ignoran. En Ontario, la empresa programa las vacaciones y está obligada a garantizar que se disfruten efectivamente en los 10 meses siguientes al final del año de devengo de las vacaciones.

Así, un bloqueo no solo limita cuándo pueden tomarse vacaciones los empleados: también estrecha el margen en el que la empresa debe cumplir su propia obligación legal. Un bloqueo lo bastante largo como para comprimir ese margen deja en situación de incumplimiento a la empresa, no al empleado.

La práctica religiosa es un riesgo real

Un bloqueo general durante un período festivo acabará chocando, tarde o temprano, con la práctica religiosa de algún empleado. El listón para denegarlo ha subido: en Groff v. DeJoy (2023), el Tribunal Supremo sustituyó el antiguo criterio del “coste superior a de minimis” por la exigencia de que la empresa demuestre que la adaptación aumentaría sustancialmente los costes en relación con el desarrollo de su actividad.

En la práctica, “es nuestra temporada alta” ya no basta por sí solo: los cambios de turno, el pago temporal de un complemento por sustitución y un esfuerzo administrativo modesto difícilmente constituirán una carga excesiva. Una política de bloqueo necesita una vía real de adaptación, y los responsables deben saber que existe.

Cómo diseñar un bloqueo que se sostenga

• Anuncia las fechas al principio del año de ausencias, antes de que nadie reserve vuelos
• Indica el motivo empresarial. Un bloqueo vinculado a una necesidad operativa declarada es defendible; uno que existe porque siempre ha existido, no
• Limítalo a los equipos que lo necesitan. Bloquear a toda la empresa por un pico de ventas que solo afecta al personal de tienda es excesivo y genera resentimiento
• Limita, no prohíbas. “Nunca más del 20 % del equipo ausente a la vez” cumple el objetivo de cobertura y deja a las personas cierto margen de decisión, además de ser mucho más fácil de defender
• Indica que los permisos protegidos no se ven afectados, de forma explícita
• Contrasta el bloqueo con el cierre de tu año de PTO y con las normas de traspaso
• Decide de antemano el criterio de desempate (antigüedad, rotación u orden de llegada) y aplícalo de forma coherente, porque es en las aprobaciones incoherentes donde surgen las reclamaciones por discriminación
• Registra en tu sistema de gestión de ausencias las solicitudes rechazadas por el bloqueo, para poder comprobar el año siguiente si la política fue proporcionada

Preguntas frecuentes

¿Son legales los períodos de bloqueo del PTO? En EE. UU., en general sí para el PTO discrecional, ya que no existe un derecho federal a vacaciones. No pueden aplicarse a los permisos protegidos por ley ni usarse para provocar la pérdida de vacaciones que la legislación estatal considera salario devengado.

¿Puede una empresa bloquear el permiso por enfermedad? No. Las leyes sobre permiso por enfermedad dan a los empleados derecho a usar el permiso acumulado cuando surge un motivo cubierto, algo que, por naturaleza, no se puede planificar.

Esta entrada ofrece información general, no asesoramiento jurídico. Las normas sobre vacaciones y permisos por enfermedad varían según el estado de EE. UU. y la provincia canadiense: compruébalas con la legislación vigente allí donde trabaje tu equipo.