Jak odpowiedzieć na wniosek urlopowy?

Jako zatwierdzający (lub administrator) odpowiadasz na wniosek urlopowy w miejscu zależnym od integracji używanej w Twojej przestrzeni roboczej. W przestrzeniach roboczych Slack odpowiadasz przez bota w Slacku. W przestrzeniach roboczych Microsoft Teams odpowiadasz przez bota w Teams. W przestrzeniach roboczych Google Workspace i z integracją tylko przez e-mail odpowiadasz e-mailem. Panel jest dostępny we wszystkich czterech przypadkach i zawsze pozostaje rozwiązaniem awaryjnym.

W Slacku lub Microsoft Teams

Gdy ktoś z Twojego działu złoży wniosek urlopowy, bot Vacation Tracker wysyła Ci wiadomość ze szczegółami wniosku (wnioskujący, daty, typ urlopu, powód) i trzema przyciskami akcji:

• Zatwierdź: potwierdza urlop; użytkownik otrzymuje powiadomienie, a dni są od razu odejmowane od jego salda.
• Odrzuć: odrzuca urlop bez podania powodu.
• Odrzuć z podaniem powodu: otwiera krótkie pole tekstowe, w którym możesz wyjaśnić powód, a następnie wysyła odmowę. Użytkownik widzi powód w swoim powiadomieniu.

Kliknij dowolny z tych trzech przycisków w wiadomości od bota, nie musisz otwierać panelu. Bot oferuje też akcję Odłóż, która wstrzymuje kolejne przypomnienie o tym wniosku bez podejmowania decyzji.

Przez e-mail

Powiadomienia e-mail to kanał odpowiedzi dla przestrzeni roboczych z integracją Google Workspace oraz integracją tylko przez e-mail. E-mail zawiera szczegóły wniosku i te same trzy opcje (Zatwierdź, Odrzuć i Odrzuć z podaniem powodu) w formie linków. Kliknięcie przenosi Cię na stronę potwierdzenia w przeglądarce; wystarczy potwierdzić.

W panelu

1. Zaloguj się na app.vacationtracker.io.
2. Na stronie głównej przewiń do sekcji Oczekujące prośby.
3. Każdy oczekujący wniosek jest przedstawiony na stronie w całości: wnioskujący, typ urlopu, daty, powód, wszystko widać bez klikania. Nie ma osobnego widoku szczegółów do otwierania.
4. Użyj trzech przycisków na karcie wniosku: Zatwierdź, Odrzuć lub Odrzuć z podaniem powodu. Opcja Odrzuć z podaniem powodu otwiera pole tekstowe, w którym możesz wyjaśnić powód.

Przypomnienia, jeśli nie podejmiesz działania

Jeśli nie zatwierdzisz ani nie odrzucisz wniosku w okresie przypomnień, Vacation Tracker wyśle maksymalnie 3 przypomnienia, zanim wniosek automatycznie wygaśnie. Termin wygaśnięcia zależy od kilku czynników:

• Standardowe wnioski: domyślnie wygasają 7 dni roboczych po złożeniu.
• Wnioski z datą wsteczną: wygasają 10 dni roboczych po złożeniu.
• Ustawienie Wygaśnięcie wniosku urlopowego w dziale: administrator może przełączyć je na Tak, pozostaw przyszłe oczekujące wnioski otwarte do daty zakończenia urlopu, co całkowicie wyłącza automatyczne wygasanie po 7 dniach. W tym trybie oczekujące wnioski pozostają otwarte aż do daty zakończenia urlopu.
• Jeśli urlop kończy się przed wygaśnięciem: wniosek wygasa z końcem ostatniego dnia urlopu, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Szczegóły znajdziesz w artykułach Harmonogram przypomnień i Co się dzieje, jeśli wniosek urlopowy nie zostanie od razu rozpatrzony?

Wielopoziomowe zatwierdzanie

Jeśli w dziale skonfigurowano wielopoziomowe zatwierdzanie (plan Complete), każdy wniosek przechodzi kolejno przez pierwszy, a potem drugi poziom. Twoja rola zależy od poziomu, na którym jesteś:

• Jeśli jesteś zatwierdzającym pierwszego poziomu: otrzymujesz powiadomienie od razu po złożeniu wniosku przez użytkownika. Drugi poziom jeszcze nic nie widzi. Twoja decyzja uruchamia cały proces.
• Jeśli jesteś zatwierdzającym drugiego poziomu, a pierwszy poziom jeszcze nie podjął działania: nie otrzymasz powiadomienia. Wniosek czeka na pierwszym poziomie. Dopóki zatwierdzający pierwszego poziomu go nie zatwierdzą lub nie odrzucą, etap drugiego poziomu się nie rozpoczyna, a wniosek nie trafia do Twojej kolejki.
• Jeśli pierwszy poziom zatwierdzi wniosek: wniosek przechodzi na drugi poziom. Wtedy otrzymujesz powiadomienie wraz z informacją, kto zatwierdził go na pierwszym poziomie, dzięki czemu znasz decyzję poprzedzającą Twoją.
• Jeśli pierwszy poziom odrzuci wniosek: wniosek zostaje natychmiast odrzucony, a proces się kończy. Drugi poziom nigdy nie otrzymuje powiadomienia. Drugi poziom nie może w żaden sposób uchylić odmowy z pierwszego poziomu.
• W ramach jednego poziomu wniosek przesuwa dalej dowolny zatwierdzający: jeśli na pierwszym poziomie są trzy osoby, decyduje ta, która zareaguje pierwsza. Pozostałe dwie nie muszą się wypowiadać.

Jako zatwierdzający drugiego poziomu: jeśli wniosek do Ciebie trafia, oznacza to, że pierwszy poziom już go zatwierdził. Twoim zadaniem jest ostateczne „tak” lub „nie”. Pełny opis procesu znajdziesz w artykule Jak skonfigurować wielopoziomowe zatwierdzanie?

Najczęstsze pytania