Comment répondre à une demande de congés ?

En tant qu'Approbateur (ou Administrateur), l'endroit où vous répondez à une demande de congés dépend de l'intégration utilisée par votre espace de travail. Avec Slack, vous répondez via le bot Slack. Avec Microsoft Teams, via le bot Teams. Avec Google Workspace et l'intégration e-mail uniquement, vous répondez par e-mail. Le tableau de bord est disponible pour les quatre intégrations et reste toujours une solution de repli.

Depuis Slack ou Microsoft Teams

Lorsqu'une personne de votre service soumet une demande de congés, le bot Vacation Tracker vous envoie un message contenant les détails de la demande (demandeur, dates, type de congés, motif) et trois boutons d'action :

• Approuver : confirme le congé ; l'Utilisateur est informé et les jours sont immédiatement déduits de son solde.
• Rejeter : rejette le congé sans motif.
• Motiver votre rejet : ouvre un court champ de texte pour expliquer votre décision, puis envoie le rejet. L'Utilisateur voit le motif dans sa notification.

Cliquez sur l'un des trois boutons directement dans le message du bot : inutile d'ouvrir le tableau de bord. Le bot propose aussi une action Taire, qui suspend le prochain rappel pour cette demande sans vous obliger à prendre une décision.

Par e-mail

Les notifications par e-mail sont le canal de réponse des espaces de travail utilisant les intégrations Google Workspace et e-mail uniquement. L'e-mail contient les détails de la demande et les trois mêmes actions (Approuver, Rejeter et Motiver votre rejet) sous forme de liens. En cliquant, vous accédez à une page de confirmation dans votre navigateur ; confirmez et le tour est joué.

Depuis le tableau de bord

1. Connectez-vous sur app.vacationtracker.io.
2. Sur le tableau de bord, faites défiler jusqu'à la section Demandes en attente.
3. Chaque demande en attente est entièrement affichée sur la page : demandeur, type de congés, dates et motif sont visibles sans cliquer. Il n'y a pas de vue détaillée distincte à ouvrir.
4. Utilisez les trois boutons de la carte de demande : Approuver, Rejeter ou Motiver votre rejet. Motiver votre rejet ouvre un champ de texte pour expliquer votre décision.

Rappels si vous n'agissez pas

Si vous n'approuvez ni ne rejetez la demande dans le délai de rappel, Vacation Tracker envoie jusqu'à 3 rappels avant l'expiration automatique de la demande. Le délai d'expiration dépend de plusieurs paramètres :

• Demandes standard : elles expirent par défaut 7 jours ouvrables après leur soumission.
• Demandes portant sur des dates passées : elles expirent 10 jours ouvrables après leur soumission.
• Le paramètre Expiration des demandes de congé du service : un Administrateur peut le régler sur Oui, garder les futures demandes en attente ouvertes jusqu'à la date de fin du congé, ce qui désactive complètement l'expiration automatique au bout de 7 jours. Dans ce mode, les demandes en attente restent ouvertes jusqu'à la date de fin du congé.
• Si le congé se termine avant l'expiration : la demande expire à la fin du dernier jour de congé, selon ce qui arrive en premier.

Pour tous les détails, consultez Calendrier des rappels et Que se passe-t-il si une demande de congés ne reçoit pas de réponse immédiate ?

Approbation à plusieurs niveaux

Si le service est configuré avec l'Approbation à plusieurs niveaux (plan Complete), chaque demande passe d'abord par le premier niveau, puis par le deuxième niveau. Votre rôle dépend du niveau auquel vous êtes affecté :

• Si vous êtes Approbateur de premier niveau : vous êtes informé dès que l'Utilisateur soumet sa demande. Le deuxième niveau ne voit encore rien. Votre décision lance la chaîne.
• Si vous êtes Approbateur de deuxième niveau et que le premier niveau n'a pas encore agi : vous n'êtes pas informé. La demande est entre les mains du premier niveau. Tant qu'il n'a pas approuvé ou rejeté la demande, l'étape du deuxième niveau ne commence pas et la demande n'apparaît pas dans votre file.
• Si le premier niveau approuve : la demande passe au deuxième niveau. Vous êtes alors informé, avec l'indication de la personne qui a approuvé au premier niveau, afin de connaître la décision prise avant la vôtre.
• Si le premier niveau rejette : la demande est immédiatement rejetée et la chaîne s'arrête. Le deuxième niveau n'est jamais informé. Le deuxième niveau ne peut en aucun cas annuler un rejet du premier niveau.
• Au sein d'un niveau, un seul Approbateur suffit pour faire avancer la demande : si trois personnes composent le premier niveau, c'est la première qui agit qui décide. Les deux autres n'ont pas à se prononcer.

En tant qu'Approbateur de deuxième niveau, si une demande vous parvient, cela confirme donc que le premier niveau l'a déjà approuvée. C'est à vous de donner la réponse finale. Consultez Comment configurer l'approbation à plusieurs niveaux ? pour le fonctionnement complet.

Questions fréquentes