Wie reagiere ich auf einen Urlaubsantrag?

Als Genehmiger (oder Administrator) hängt es von der Integration Ihres Workspace ab, wo Sie auf einen Urlaubsantrag reagieren. In Slack-Workspaces reagieren Sie über den Slack-Bot. In Microsoft Teams Workspaces reagieren Sie über den Teams-Bot. In Workspaces mit Google Workspace oder der Integration nur per E-Mail reagieren Sie per E-Mail. Das Dashboard steht allen vier zur Verfügung und ist jederzeit als Alternative verfügbar.

In Slack oder Microsoft Teams

Wenn jemand in Ihrer Abteilung Urlaub beantragt, sendet Ihnen der Vacation Tracker Bot eine Nachricht mit den Antragsdetails (Antragsteller, Daten, Urlaubsart, Grund) und drei Aktionsschaltflächen:

• Genehmigen – bestätigt den Urlaub; der Benutzer wird benachrichtigt, und die Tage werden sofort von seinem Guthaben abgezogen.
• Ablehnen – lehnt den Urlaub ohne Angabe eines Grundes ab.
• Mit Begründung ablehnen – öffnet ein kurzes Textfeld, in dem Sie den Grund erläutern können, und sendet dann die Ablehnung. Der Benutzer sieht den Grund in seiner Benachrichtigung.

Klicken Sie direkt in der Bot-Nachricht auf eine der drei Optionen – Sie müssen das Dashboard nicht öffnen. Der Bot bietet außerdem die Aktion Schlummern, die die nächste Erinnerung für diesen Antrag unterdrückt, ohne dass Sie sich schon entscheiden müssen.

Per E-Mail

E-Mail-Benachrichtigungen sind der Reaktionskanal für Workspaces mit den Integrationen Google Workspace und nur per E-Mail. Die E-Mail enthält die Antragsdetails und dieselben drei Aktionen – Genehmigen, Ablehnen und Mit Begründung ablehnen – als Links. Ein Klick öffnet eine Bestätigungsseite in Ihrem Browser; bestätigen Sie, und schon sind Sie fertig.

Im Dashboard

1. Melden Sie sich unter app.vacationtracker.io an.
2. Scrollen Sie auf der Startseite zum Bereich Ausstehende Anfragen.
3. Jeder ausstehende Antrag wird vollständig auf der Seite angezeigt – Antragsteller, Urlaubsart, Daten und Grund sind ohne Klick sichtbar. Es gibt keine separate Detailansicht, die Sie öffnen müssten.
4. Verwenden Sie die drei Schaltflächen auf der Antragskarte: Genehmigen, Ablehnen oder Mit Begründung ablehnen. „Mit Begründung ablehnen“ öffnet ein Textfeld, in dem Sie den Grund erläutern können.

Erinnerungen, wenn Sie nicht reagieren

Wenn Sie innerhalb des Erinnerungszeitraums weder genehmigen noch ablehnen, sendet Vacation Tracker bis zu 3 Erinnerungen, bevor der Antrag automatisch verfällt. Der Zeitpunkt des Verfalls hängt von einigen Faktoren ab:

• Standardanträge – verfallen standardmäßig 7 Arbeitstage nach dem Einreichen.
• Anträge für vergangene Tage – verfallen 10 Arbeitstage nach dem Einreichen.
• Die Einstellung „Verfall von Urlaubsanträgen“ der Abteilung – ein Administrator kann sie auf Ja, zukünftige ausstehende Anfragen bis zum Urlaubsenddatum offen halten setzen, wodurch der automatische Verfall nach 7 Tagen vollständig deaktiviert wird. In diesem Modus bleiben ausstehende Anträge bis zum Enddatum des Urlaubs offen.
• Wenn der Urlaub vor dem Verfall endet – der Antrag verfällt am Ende des letzten Urlaubstags, je nachdem, was zuerst eintritt.

Eine ausführliche Übersicht finden Sie unter Zeitplan der Erinnerungen und Was passiert, wenn auf einen Urlaubsantrag nicht sofort reagiert wird?

Mehrstufige Genehmigungen

Wenn für die Abteilung die Mehrstufige Genehmigung (Complete-Plan) eingerichtet ist, durchläuft jeder Antrag nacheinander die erste und dann die zweite Stufe. Ihre Rolle hängt davon ab, auf welcher Stufe Sie sind:

• Wenn Sie Genehmiger der ersten Stufe sind – werden Sie benachrichtigt, sobald der Benutzer den Antrag einreicht. Die zweite Stufe sieht noch nichts. Ihre Entscheidung setzt die Kette in Gang.
• Wenn Sie Genehmiger der zweiten Stufe sind und die erste Stufe noch nicht reagiert hat – werden Sie nicht benachrichtigt. Der Antrag liegt bei der ersten Stufe. Solange diese nicht genehmigt oder ablehnt, beginnt die zweite Stufe nicht, und der Antrag befindet sich nicht in Ihrer Warteschlange.
• Wenn die erste Stufe genehmigt – geht der Antrag an die zweite Stufe. Jetzt werden Sie benachrichtigt, zusammen mit der Information, wer auf der ersten Stufe genehmigt hat, sodass Sie die vorherige Entscheidung kennen.
• Wenn die erste Stufe ablehnt – wird der Antrag sofort abgelehnt, und die Kette endet. Die zweite Stufe wird nie benachrichtigt. Die zweite Stufe kann eine Ablehnung der ersten Stufe nicht aufheben.
• Innerhalb einer Stufe bringt jeder einzelne Genehmiger den Antrag weiter – wenn drei Personen auf der ersten Stufe sind, entscheidet derjenige, der zuerst reagiert. Die anderen beiden müssen sich nicht zusätzlich äußern.

Als Genehmiger der zweiten Stufe gilt also: Wenn ein Antrag bei Ihnen landet, ist das die Bestätigung, dass die erste Stufe ihn bereits genehmigt hat. Ihre Aufgabe ist das endgültige Ja oder Nein. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Wie richte ich mehrstufige Genehmigungen ein?

Häufige Fragen