Come rispondere a una richiesta di congedo?

Come approvatore (o amministratore), il punto in cui rispondi a una richiesta di congedo dipende dall'integrazione usata dal tuo spazio di lavoro. Gli spazi di lavoro Slack rispondono tramite il bot di Slack. Gli spazi di lavoro Microsoft Teams rispondono tramite il bot di Teams. Gli spazi di lavoro Google Workspace e con integrazione solo email rispondono via email. La dashboard è disponibile per tutti e quattro ed è sempre a disposizione come alternativa.

Da Slack o Microsoft Teams

Quando qualcuno del tuo dipartimento invia una richiesta di congedo, il bot di Vacation Tracker ti invia un messaggio con i dettagli della richiesta (richiedente, date, tipo di congedo, motivo) e tre pulsanti di azione:

• Approva: conferma il congedo; l'utente riceve una notifica e i giorni vengono scalati subito dal suo saldo.
• Rifiuta: rifiuta il congedo senza indicare un motivo.
• Rifiuta con motivazione: apre un breve campo di testo in cui puoi spiegare il perché, poi invia il rifiuto. L'utente vede il motivo nella sua notifica.

Fai clic su uno dei tre pulsanti direttamente nel messaggio del bot: non serve aprire la dashboard. Il bot offre anche l'azione Posticipa, che sospende il promemoria successivo per questa richiesta senza obbligarti a prendere una decisione.

Dall'email

Le notifiche email sono il canale di risposta per gli spazi di lavoro con integrazione Google Workspace e solo email. L'email contiene i dettagli della richiesta e le stesse tre opzioni, Approva, Rifiuta e Rifiuta con motivazione, sotto forma di link. Facendo clic si apre una pagina di conferma nel browser: conferma e hai finito.

Dalla dashboard

1. Accedi su app.vacationtracker.io.
2. In Home, scorri fino alla sezione Richieste in sospeso.
3. Ogni richiesta in sospeso è mostrata per intero nella pagina: richiedente, tipo di congedo, date e motivo sono tutti visibili senza fare clic. Non c'è una vista di dettaglio separata da aprire.
4. Usa i tre pulsanti sulla scheda della richiesta: Approva, Rifiuta o Rifiuta con motivazione. Rifiuta con motivazione apre un campo di testo in cui puoi spiegare il perché.

Promemoria se non intervieni

Se non approvi né rifiuti entro il periodo dei promemoria, Vacation Tracker invia fino a 3 promemoria prima che la richiesta scada automaticamente. Il momento della scadenza dipende da alcune variabili:

• Richieste standard: per impostazione predefinita scadono 7 giorni lavorativi dopo l'invio.
• Richieste per date passate: scadono 10 giorni lavorativi dopo l'invio.
• L'impostazione Scadenza delle Richieste di Congedo del dipartimento: un amministratore può impostarla su Sì, mantieni aperte le future richieste in sospeso fino alla data di fine del congedo, il che disattiva completamente la scadenza automatica dopo 7 giorni. In questa modalità, le richieste in sospeso restano aperte fino alla data di fine del congedo stesso.
• Se il congedo termina prima della scadenza: la richiesta scade alla fine dell'ultimo giorno di congedo, a seconda di quale evento si verifica prima.

Per tutti i dettagli, consulta Pianificazione dei promemoria e Cosa succede se una richiesta di congedo non riceve subito una risposta?

Approvazioni multi-livello

Se il dipartimento è configurato con l'Approvazione Multi-livello (piano Complete), ogni richiesta passa in sequenza dal primo livello al secondo livello. Il tuo ruolo dipende dal livello in cui ti trovi:

• Se sei un approvatore di primo livello: ricevi una notifica non appena l'utente invia la richiesta. Il secondo livello per ora non vede nulla. La tua decisione avvia la catena.
• Se sei un approvatore di secondo livello e il primo livello non è ancora intervenuto: non ricevi alcuna notifica. La richiesta è ferma al primo livello. Finché questo non approva o rifiuta, la fase di secondo livello non inizia e la richiesta non compare tra le tue.
• Se il primo livello approva: la richiesta passa al secondo livello. A questo punto ricevi una notifica, insieme all'indicazione di chi ha approvato al primo livello, così hai visibilità sulla decisione precedente alla tua.
• Se il primo livello rifiuta: la richiesta viene rifiutata immediatamente e la catena si interrompe. Il secondo livello non riceve mai una notifica. Il secondo livello non può in alcun modo annullare un rifiuto del primo livello.
• All'interno di un livello, basta un qualsiasi approvatore per far avanzare la richiesta: se al primo livello ci sono tre persone, decide chi interviene per primo. Gli altri due non devono esprimersi.

Quindi, come approvatore di secondo livello: se una richiesta arriva a te, significa che il primo livello l'ha già approvata. Il tuo compito è dare il sì o il no definitivo. Consulta Come configurare le approvazioni multi-livello? per il flusso completo.

Domande frequenti