¿Cómo respondo a una solicitud de ausencia?

Como aprobador (o administrador), el lugar desde el que respondes a una solicitud de ausencia depende de la integración que use tu espacio de trabajo. En los espacios de trabajo de Slack se responde con el bot de Slack. En los de Microsoft Teams, con el bot de Teams. En los de Google Workspace y solo por correo electrónico, por correo electrónico. El panel de control está disponible para los cuatro y siempre sirve como alternativa.

Desde Slack o Microsoft Teams

Cuando alguien de tu departamento envía una ausencia, el bot de Vacation Tracker te envía un mensaje con los detalles de la solicitud (solicitante, fechas, tipo de ausencia, motivo) y tres botones de acción:

• Aprobar: confirma la ausencia; el usuario recibe una notificación y los días se descuentan de su saldo de inmediato.
• Denegar: rechaza la ausencia sin indicar ningún motivo.
• Denegar con motivo: abre un campo de texto breve para que expliques por qué y después envía la denegación. El usuario ve el motivo en su notificación.

Haz clic en cualquiera de las tres opciones desde el mensaje del bot: no necesitas abrir el panel de control. El bot también ofrece la acción Posponer, que omite el siguiente recordatorio de esta solicitud sin obligarte a tomar una decisión.

Desde el correo electrónico

Las notificaciones por correo electrónico son el canal de respuesta de los espacios de trabajo con las integraciones Google Workspace y solo por correo electrónico. El correo contiene los detalles de la solicitud y las mismas tres opciones (Aprobar, Denegar y Denegar con motivo) en forma de enlaces. Al hacer clic, se abre una página de confirmación en tu navegador; confirma y listo.

Desde el panel de control

1. Inicia sesión en app.vacationtracker.io.
2. En el panel de control, desplázate hasta la sección Solicitudes pendientes.
3. Cada solicitud pendiente aparece completa en la página: solicitante, tipo de ausencia, fechas y motivo, todo visible sin hacer clic. No hay una vista de detalle aparte que abrir.
4. Usa los tres botones de la tarjeta de la solicitud: Aprobar, Denegar o Denegar con motivo. Denegar con motivo abre un campo de texto para que expliques por qué.

Recordatorios si no actúas

Si no apruebas ni deniegas la solicitud dentro del plazo de recordatorios, Vacation Tracker envía hasta 3 recordatorios antes de que la solicitud expire automáticamente. El momento de la expiración depende de varios factores:

• Solicitudes estándar: por defecto, expiran 7 días hábiles después de enviarse.
• Solicitudes con fechas pasadas: expiran 10 días hábiles después de enviarse.
• El ajuste de expiración de solicitudes de ausencia del departamento: un administrador puede cambiarlo a Sí, mantener abiertas las solicitudes futuras pendientes hasta la fecha de finalización de la ausencia, lo que desactiva por completo la expiración automática a los 7 días. En ese modo, las solicitudes pendientes siguen abiertas hasta la propia fecha de finalización de la ausencia.
• Si la ausencia termina antes de la expiración: la solicitud expira al final del último día de ausencia, lo que ocurra primero.

Para ver todos los detalles, consulta Calendario de recordatorios y ¿Qué pasa si una solicitud de ausencia no recibe respuesta de inmediato?

Aprobación multinivel

Si el departamento está configurado con Aprobación Multinivel (plan Complete), cada solicitud pasa primero por el primer nivel y después por el segundo, de forma secuencial. Tu papel depende del nivel en el que estés:

• Si eres aprobador de primer nivel: recibes una notificación en cuanto el usuario envía la solicitud. El segundo nivel todavía no ve nada. Tu decisión pone en marcha la cadena.
• Si eres aprobador de segundo nivel y el primer nivel aún no ha actuado: no recibirás ninguna notificación. La solicitud está en manos del primer nivel. Hasta que la aprueben o la denieguen, la fase de segundo nivel no empieza y la solicitud no aparece en tu lista.
• Si el primer nivel la aprueba: la solicitud pasa al segundo nivel. Ahora recibes la notificación, junto con información sobre quién la aprobó en el primer nivel, para que conozcas esa decisión antes de tomar la tuya.
• Si el primer nivel la deniega: la solicitud se rechaza inmediatamente y la cadena termina. El segundo nivel nunca recibe la notificación. El segundo nivel no puede anular una denegación del primer nivel.
• Dentro de un nivel, basta con que un aprobador actúe para que la solicitud avance: si hay tres personas en el primer nivel, decide la primera que actúe. Las otras dos no tienen que pronunciarse.

Así que, como aprobador de segundo nivel, si te llega una solicitud, es la confirmación de que el primer nivel ya la ha aprobado. Te toca dar el sí o el no definitivo. Consulta ¿Cómo configuro la aprobación multinivel? para ver el flujo completo.

Preguntas frecuentes