Bir izin talebine nasıl yanıt verilir?

Onaylayıcı (veya yönetici) olarak bir izin talebine nereden yanıt vereceğiniz, çalışma alanınızın kullandığı entegrasyona bağlıdır. Slack çalışma alanları Slack botu üzerinden yanıt verir. Microsoft Teams çalışma alanları Teams botu üzerinden yanıt verir. Google Workspace ve yalnızca e-posta çalışma alanları e-posta ile yanıt verir. Gösterge paneli dördü için de kullanılabilir ve her zaman yedek seçenek olarak hazırdır.

Slack veya Microsoft Teams'den

Departmanınızdaki biri izin talebi gönderdiğinde Vacation Tracker botu size talep ayrıntılarını (talep sahibi, tarihler, izin türü, sebep) ve üç işlem düğmesini içeren bir mesaj gönderir:

• Onayla: izni onaylar; kullanıcı bilgilendirilir ve günler bakiyesinden hemen düşülür.
• Reddet: izni herhangi bir sebep eklemeden reddeder.
• Gerekçe ile Reddet: nedenini açıklayabilmeniz için kısa bir metin alanı açar, ardından reddi gönderir. Kullanıcı sebebi bildiriminde görür.

Bot mesajındaki üç seçenekten herhangi birine tıklayın; gösterge panelini açmanıza gerek yoktur. Bot ayrıca bir karar vermeden bu talep için bir sonraki hatırlatıcıyı erteleyen bir Ertele işlemi de sunar.

E-postadan

E-posta bildirimleri, Google Workspace ve yalnızca e-posta entegrasyonlarını kullanan çalışma alanlarının yanıt kanalıdır. E-posta, talep ayrıntılarını ve aynı üç işlem seçeneğini (Onayla, Reddet ve Gerekçe ile Reddet) bağlantı olarak içerir. Tıkladığınızda tarayıcınızda bir onay sayfası açılır; onaylayın ve işlem tamamdır.

Gösterge panelinden

1. app.vacationtracker.io adresinde oturum açın.
2. Ana Sayfa'da Bekleyen Talepler bölümüne kaydırın.
3. Bekleyen her talep sayfada eksiksiz olarak gösterilir: talep sahibi, izin türü, tarihler, sebep; hepsi tıklamadan görünür. Açılacak ayrı bir ayrıntı görünümü yoktur.
4. Talep kartındaki üç düğmeyi kullanın: Onayla, Reddet veya Gerekçe ile Reddet. Gerekçe ile Reddet, nedenini açıklayabilmeniz için bir metin alanı açar.

İşlem yapmazsanız hatırlatıcılar

Hatırlatma süresi içinde onaylamaz veya reddetmezseniz Vacation Tracker, talebin süresi otomatik olarak dolmadan önce en fazla 3 hatırlatıcı gönderir. Süre dolumu zamanlaması birkaç değişkene bağlıdır:

• Standart talepler: varsayılan olarak gönderimden 7 iş günü sonra süresi dolar.
• Geçmiş tarihli talepler: gönderimden 10 iş günü sonra süresi dolar.
• Departmanın İzin Talebi Sona Erme Süresi ayarı: bir yönetici bunu Evet, gelecekteki bekleyen talepleri iznin bitiş tarihine kadar açık tut olarak değiştirebilir; bu, 7 günlük süreye bağlı otomatik süre dolumunu tamamen devre dışı bırakır. Bu modda bekleyen talepler iznin bitiş tarihine kadar açık kalır.
• İzin, süre dolumundan önce sona ererse: talebin süresi, hangisi önce gelirse, iznin son gününün sonunda dolar.

Ayrıntıların tamamı için bkz. Hatırlatıcı zamanlaması ve Bir izin talebi hemen yanıtlanmazsa ne olur?

Çok seviyeli onaylar

Departman Çok Seviyeli Onay ile yapılandırılmışsa (Complete planı), her talep sırasıyla önce birinci seviyeden, ardından ikinci seviyeden geçer. Sizin yeriniz hangi seviyede olduğunuza bağlıdır:

• Birinci seviye onaylayıcıysanız: kullanıcı talebi gönderir göndermez bilgilendirilirsiniz. İkinci seviye henüz hiçbir şey görmez. Kararınız zinciri başlatır.
• İkinci seviye onaylayıcıysanız ve birinci seviye henüz işlem yapmadıysa: bilgilendirilmezsiniz. Talep birinci seviyede bekler. Onlar onaylayana veya reddedene kadar ikinci seviye aşaması başlamaz ve talep sizin kuyruğunuzda yer almaz.
• Birinci seviye onaylarsa: talep ikinci seviyeye ilerler. Bu noktada, sizden önceki kararı görebilmeniz için birinci seviyede kimin onayladığına dair bilgiyle birlikte bilgilendirilirsiniz.
• Birinci seviye reddederse: talep hemen reddedilir ve zincir sona erer. İkinci seviye hiçbir zaman bilgilendirilmez. İkinci seviyenin birinci seviyedeki bir reddi geçersiz kılmasının hiçbir yolu yoktur.
• Bir seviye içinde herhangi bir onaylayıcı talebi ilerletir: birinci seviyede üç kişi varsa ilk işlem yapan karar verir. Diğer ikisinin ayrıca görüş bildirmesi gerekmez.

Yani ikinci seviye onaylayıcı olarak size bir talep geldiyse bu, birinci seviyenin zaten onayladığının teyididir. Sizin göreviniz son evet/hayır kararıdır. Akışın tamamı için bkz. Çok seviyeli onaylar nasıl ayarlanır?

Sık sorulan sorular