Ledighetstyp

En ledighetstyp är den kategori som en frånvaro tilldelas – semester, sjukledighet, föräldraledighet, ledighet vid dödsfall, jurytjänstgöring, obetald ledighet – och den avgör hur frånvaron behandlas.

Misstaget är att se den som en etikett. En ledighetstyp är en uppsättning regler. Två frånvaroperioder som ser identiska ut i en kalender kan bete sig helt olika beroende på vilken typ de registrerades under.

Vad en typ faktiskt avgör

Varje ledighetstyp har svar på samma sju frågor:

• Är den betald, och i så fall med vilken ersättning?
• Dras den från ett saldo, eller ges den per tillfälle?
• Tjänas den in, och enligt vilket schema?
• Kräver den underlag – ett intyg, en kallelse, ett domstolsbeslut?
• Är den anställningsskyddad, och skyddad mot disciplinära följder?
• Räknas den in i frånvarotrösklar och närvarorapportering?
• Betalas den ut när anställningen upphör?

Ändra typen så ändrar du svaren. Det är därför felregistrering av en frånvaro inte är en ordningsfråga – den ändrar vad den anställda har rätt till och vad du senare kan bevisa.

Den andra principen följer av den första: att slå ihop typer förstör information som du inte kan få tillbaka. Sjukledighet som registreras som allmän betald ledighet kan inte rapporteras mot en lagstadgad skyldighet om sjukledighet. En akut frånvaro som felaktigt registreras som sjukledighet blåser upp ett frånvaromått. Och en gemensam pott för semester och sjukledighet kan förvandla en rätt som inte ska betalas ut till en som ska betalas ut när anställningen upphör.

USA

Det finns ingen federal indelning för semester – den utformar du helt själv. Men det finns en växande uppsättning lagstadgade typer som inte kan slås ihop i en allmän pott för betald ledighet, och två regler gör det konkret.

FMLA-klassificering är arbetsgivarens skyldighet, inte den anställdas val. Enligt vägledning från Department of Labor måste en arbetsgivare, så snart den får veta att en frånvaro kvalificerar för FMLA, klassificera ledigheten som FMLA – den kan inte skjuta upp klassificeringen, och ingen av parterna får avböja skyddet så att den anställda kan spara sin rätt till senare. Betald ledighet som används i stället löper samtidigt och förlänger inte de tolv veckorna.

Värt att känna till är att den vägledningen står i konflikt med Escriba v. Foster Poultry Farms, ett avgörande från Ninth Circuit som kom fram till motsatt slutsats, och opinion letters binder inte domstolar. Den praktiska poängen för ett ledighetssystem står sig oavsett: FMLA är en typ som du tillämpar, inte en som den anställda väljer.

Lagstadgad sjukledighet måste vara synlig. Kalifornien kräver att arbetsgivare skriftligen meddelar hur mycket betald sjukledighet som finns tillgänglig, på lönespecifikationen eller i ett separat dokument som lämnas på lönedagen. Om sjukledigheten ligger i ett odifferentierat saldo för betald ledighet kan du inte ta fram den siffran – bristen i regelefterlevnaden är en rapporteringsbrist innan den är något annat.

Kanada

Kanadensiska arbetsrättsliga normer har det motsatta synsättet: ledighetstyperna definieras i lag, i detalj.

Federalt reglerade arbetsgivare hanterar ett femtontal namngivna ledigheter, var och en med egen längd, egen ersättningsregel och egen kvalifikationstid – bland dem medical leave with pay (upp till 10 dagar per år), personal leave (5 dagar, varav de första 3 är betalda), bereavement leave (upp till 10 dagar, varav de första 3 är betalda) och family violence leave (10 dagar, varav de första 5 är betalda), vid sidan av längre mammaledighet, föräldraledighet, compassionate care leave och critical illness leave.

Ontario ger korta, mestadels obetalda anställningsskyddade ledigheter – sjukledighet, family responsibility leave (tre dagar), ledighet vid dödsfall – plus längre familje- och föräldraledigheter.

Québec tillåter 10 dagars frånvaro per år för familje- eller hälsoskäl, varav två är betalda när den anställda har tre månaders sammanhängande anställning.

Övriga provinser har var sin egen lista, och namnen stämmer sällan överens. En kanadensisk arbetsgivare som är verksam i flera provinser underhåller flera indelningar, inte en med regionala varianter.

Internationellt

Storbritannien. Lagstadgad sjuklön, familjeledigheter, time off for dependants och jurytjänstgöring har var och en sina egna regler, skilda från avtalad årlig ledighet – och lagstadgad sjukfrånvaro måste gå att skilja från årlig ledighet för lön och rapportering.

Australien. National Employment Standards definierar typerna direkt – annual leave, personal/carer’s leave, compassionate leave, parental leave, community service leave, family and domestic violence leave – var och en med egna regler för intjänande och utbetalning. Personal/carer’s leave tjänas in i timmar och betalas inte ut när anställningen upphör; det gör däremot årlig ledighet.

Så utformar du din lista

• Skapa en separat typ för varje lagstadgad rättighet som gäller för dig, även där din policy är mer generös
• Slå inte ihop sjukledighet med betald ledighet i jurisdiktioner där sjukledighet måste rapporteras eller där en sammanslagning gör saldot utbetalningsbart när anställningen upphör
• Ange regler för betald/obetald, underlag och godkännande per typ, inte globalt
• Bestäm vilka typer som räknas in i frånvarotrösklar. Jurytjänstgöring, ledighet vid dödsfall och skyddad ledighet bör i regel inte göra det
• Håll listan som de anställda ser kort. Femton alternativ i ett ansökningsformulär ger felkategoriserade ansökningar; gruppera dem och låt systemet hålla detaljerna
• Registrera typen när ansökan görs, inte vid godkännandet, så att reglerna gäller innan en chef måste komma ihåg dem

Läs mer: Olika ledighetstyper att ta med i din ledighetspolicy