Última actualización el Diciembre 15, 2025
Por Qué la Gestión de Ausencias Sigue Sin Resolverse (Y Qué Estamos Haciendo al Respecto)
Hace poco me senté con Martin Gourdeau, nuestro nuevo CEO en Vacation Tracker, para hablar de algo que la mayoría asume que es un problema resuelto: la gestión de ausencias. Alerta de spoiler: no lo es. Hablamos de por qué los sistemas de PTO siguen fallando, cómo la gestión de energía va a redefinir la productividad, y cómo se ve realmente el futuro del HR tech cuando le quitas toda la palabrería.
Mira la conversación completa aquí (en Inglés):
La Mayoría de los Sistemas de PTO No Entienden Nada
Esto es lo que me molesta de la mayoría de las herramientas de ausencias: están construidas como software de contabilidad. Registras días, haces seguimiento de saldos, quizás generas un reporte. Listo. Pero así no funcionan realmente los equipos.
Martin señaló algo en lo que he estado pensando durante años. Cuando alguien solicita tiempo libre, la pregunta real no es '¿tiene suficientes días en su saldo?' Es '¿puede el equipo manejar su ausencia ahora mismo?' La mayoría de los sistemas no pueden responder esa segunda pregunta.
Construimos Vacation Tracker porque estábamos hartos de herramientas que trataban a las personas como recursos intercambiables. Los equipos pequeños (especialmente los remotos) no pueden permitirse tener tres desarrolladores fuera durante el lanzamiento de un producto o dos managers de customer success ausentes durante la temporada de renovaciones. El sistema debería señalar estos conflictos antes de que se conviertan en problemas.
La Gestión de Energía Reemplazará a la Gestión del Tiempo
Martin mencionó algo que cambió completamente mi forma de pensar sobre la productividad. Hemos pasado décadas obsesionados con la gestión del tiempo: bloqueando calendarios, optimizando horarios, exprimiendo más output de cada hora. Pero el tiempo ya no es la limitación. La energía sí lo es.
Puedes tener todo el tiempo del mundo y aun así producir basura si estás agotado. Lo he visto pasar. Un desarrollador trabajando 60 horas a la semana puede entregar código, pero estará lleno de bugs. Un marketer avanzando a pesar del burnout escribirá copy insípido que convierte mal.
Las empresas que entiendan esto primero van a ganar. Eso significa repensar el PTO no como un beneficio que los empleados 'gastan', sino como una herramienta para mantener el rendimiento del equipo. Cuando alguien se toma una semana libre y vuelve recargado, es más valioso que si hubiera aguantado esos cinco días al 40% de su capacidad.
Por eso nos estamos enfocando en funciones que ayuden a los equipos de RRHH a detectar patrones de burnout antes de que se conviertan en problemas de retención. Si alguien no se ha tomado tiempo libre en seis meses, esa es una señal de alerta que vale la pena investigar.
Lo Que la IA Realmente Significa para el HR Tech
Todo el mundo habla de IA en RRHH, pero la mayoría es pura palabrería. No, un algoritmo no va a reemplazar a tu manager de RRHH. No, ChatGPT no puede manejar un conflicto delicado entre empleados.
Lo que la IA va a hacer (y hacia lo que estamos construyendo) es encargarse de las cosas repetitivas que consumen el tiempo de RRHH. Responder las mismas preguntas sobre políticas una y otra vez. Generar reportes. Señalar conflictos de programación. Sugerir momentos óptimos para retiros de equipo basándose en patrones históricos.
La perspectiva de Martin resonó conmigo: la IA debería hacer que los profesionales de RRHH sean mejores en las partes humanas de su trabajo, no reemplazarlos. Si podemos automatizar el trabajo administrativo tedioso, los equipos de RRHH pueden pasar más tiempo en cosas que realmente importan, como ayudar a los managers a entrenar a sus equipos o diseñar mejores experiencias de onboarding.
Los Equipos Pequeños Necesitan Herramientas Diferentes a las Empresas
Esto puede ser obvio, pero vale la pena decirlo: una startup de 15 personas no necesita el mismo sistema de PTO que una corporación de 10,000 personas. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de RRHH están construidas para estas últimas y luego se escalan torpemente hacia abajo.
Los equipos pequeños necesitan velocidad y flexibilidad. No pueden permitirse cronogramas de implementación de tres semanas o administradores dedicados de HRIS. Necesitan algo que funcione en Slack o Microsoft Teams porque ahí es donde ya viven. Necesitan precios que tengan sentido cuando estás vigilando cada dólar.
Diseñamos Vacation Tracker para estos equipos. Puedes estar funcionando en minutos, no semanas. La interfaz es simple porque tu persona de RRHH probablemente también está haciendo reclutamiento, onboarding y nómina. Puedes iniciar una prueba gratuita y realmente evaluar si funciona para tu equipo sin hablar con un representante de ventas (aunque estaremos encantados de darte una demo personalizada si quieres una).
El Futuro del Trabajo No Se Trata de Más Funciones
Martin y yo pasamos un buen rato hablando sobre hacia dónde se dirige el HR tech. La trampa en la que caen la mayoría de las empresas es la sobrecarga de funciones. Siguen agregando capacidades hasta que el producto se convierte en este monstruo inmanejable que hace todo mal en lugar de hacer bien algunas cosas.
Nuestro enfoque es diferente. Nos enfocamos en hacer que la gestión de ausencias funcione como los equipos realmente operan. Eso significa mejor visibilidad de la capacidad del equipo. Notificaciones más inteligentes cuando surgen conflictos. Formas más fáciles para que los managers vean quién está disponible y quién no.
También significa pensar en el tiempo libre en contexto con otros patrones de trabajo. Si alguien ha estado trabajando hasta tarde durante dos semanas seguidas y luego solicita el viernes libre, eso es diferente a alguien que ha estado relajado y quiere otro fin de semana largo. El sistema debería conocer la diferencia.
Por Qué el Trabajo Remoto Cambia Todo
El trabajo remoto rompió muchos supuestos sobre cómo operan los equipos. Cuando todos están en una oficina, puedes ver quién está estresado, quién está desconectado, quién ha estado trabajando demasiado duro. Notas cuando el escritorio de alguien está vacío.
Cuando todos están distribuidos, esas señales desaparecen. Necesitas sistemas que las hagan visibles. Por eso estamos construyendo funciones que ayuden a los managers a mantenerse conectados con sus equipos sin recurrir a software de vigilancia (que es espeluznante y contraproducente).
Las cosas simples hacen la diferencia. Ver que tres personas en tu equipo no se han tomado un día libre en cuatro meses. Recibir un aviso cuando la solicitud de PTO de alguien dejaría un proyecto crítico sin personal suficiente. Tener visibilidad de las zonas horarias para no estar programando reuniones a las 3am para la mitad de tu equipo.
Lo Que Estamos Construyendo a Continuación
Estoy emocionado por hacia dónde estamos llevando el producto. Sin revelar demasiado, estamos trabajando en funciones que ayuden a los equipos a tomar mejores decisiones sobre la distribución de la carga de trabajo y la planificación de capacidad.
Piensa menos en '¿tiene esta persona PTO disponible?' y más en '¿debería esta persona tomarse tiempo libre ahora según lo que está pasando con el equipo?' También estamos construyendo mejores integraciones con herramientas de gestión de proyectos para que el tiempo libre no exista en un vacío separado del trabajo real.
El objetivo es hacer de Vacation Tracker el sistema que ayude a los equipos a mantenerse saludables y productivos, no solo en cumplimiento normativo. Si quieres ver cómo estamos pensando en estas cosas, revisa nuestra guía definitiva o lee sobre cómo elegir el rastreador de ausencias correcto para tu situación.
La conversación con Martin reforzó algo en lo que ya creía: el futuro del trabajo no se trata de exprimir más horas de las personas. Se trata de ayudar a los equipos a rendir al máximo respetando que los humanos no son máquinas. Necesitamos descanso. Necesitamos flexibilidad. Necesitamos sistemas que nos traten como personas, no como recursos.
Eso es lo que estamos construyendo.
Aprenda a gestionar los días libres sin confusión, retrasos ni dolores de cabeza administrativos. 
David Vero
David es un profesional del marketing al que le encanta aprender cosas nuevas, preferiblemente no durante sus días de descanso.