CrossnoKaye es una startup en rápido crecimiento especializada en software de control industrial para el sector de la alimentación y las bebidas. Moderniza el software obsoleto instalado en local trasladándolo a soluciones conectadas a la nube, lo que permite a empresarios y expertos del sector optimizar su actividad. Uno de sus principales logros es reducir hasta un 47 % el consumo energético de las instalaciones.
El reto: Google Calendar se había quedado pequeño
Cuando CrossnoKaye pasó de ser un equipo pequeño a una plantilla de 80 empleados, su sistema de gestión de ausencias, Google Calendar, dejó de ser sostenible. Kathryn Whitten, Executive Business Partner que también se ocupa de algunas funciones de RR. HH., recuerda las dificultades:
«Se había vuelto abrumador. Más que ayudar, era una distracción».
A los empleados les costaba registrar el tiempo libre con precisión y no había forma de asegurarse de que los responsables hubieran aprobado las solicitudes de ausencia. Los miembros del equipo daban por aprobada su ausencia solo por añadirla al calendario, y a menudo olvidaban pedir la aprobación formal.
«A veces los empleados ponían una ausencia en el calendario y después se daban cuenta de que no lo habían consultado con su responsable».
Además, a los empleados les costaba recordar cuándo estaban fuera de la oficina sus compañeros. Otros se veían desbordados por el exceso de información, al ver los datos de ausencias de compañeros cuyos horarios no afectaban a su trabajo.
Encontrar la solución adecuada
CrossnoKaye descubrió Vacation Tracker en el directorio de aplicaciones de Slack. La integración con Slack y la posibilidad de personalizar el seguimiento de las ausencias hicieron que encajara perfectamente con sus necesidades.
«Era el claro ganador con las funciones que necesitábamos».
La implantación fue fluida: empezaron con un despliegue de prueba para los responsables, que resultó todo un éxito. El equipo se adaptó enseguida y valoró poder solicitar y cancelar ausencias sin salir de Slack.
Ventajas clave de Vacation Tracker
- Más visibilidad y personalización
Vacation Tracker permite a los empleados consultar los datos de ausencias de la forma que mejor se adapta a su trabajo. Algunos prefieren ver determinados equipos en su calendario, mientras que otros se basan en las notificaciones de Slack.
«Es fácil ver quién está ausente y qué ausencias de empleados se solapan, y es genial tener un registro de las aprobaciones».
Los responsables tienen ahora un registro claro de las aprobaciones, lo que elimina el riesgo de olvidar solicitudes de ausencia.
- Planificación eficiente del trabajo
Con un equipo que viaja con frecuencia, CrossnoKaye creó un tipo de ausencia propio, «Sin viajes», que indica qué empleados están trabajando pero no pueden viajar. Esta función ayuda a los responsables a planificar los horarios con eficacia.
- Seguimiento sencillo del PTO ilimitado
Aunque CrossnoKaye usa un HRIS, este no podía gestionar el PTO ilimitado, ya que exigía un número exacto de días de ausencia. Esto generaba confusión sobre cuánto tiempo libre podían tomarse realmente los empleados. Con Vacation Tracker, el PTO ilimitado ahora es fácil de gestionar, y los empleados sienten que tienen más flexibilidad.
Conclusión
Con Vacation Tracker, CrossnoKaye eliminó las ineficiencias de su sistema anterior, mejoró la visibilidad del equipo y simplificó la gestión de las ausencias. A los responsables ya no se les pasan las solicitudes, los empleados tienen un registro claro de las aprobaciones y planificar los viajes es más eficiente que nunca.
Para empresas en crecimiento como CrossnoKaye, en las que escalar rápido plantea nuevos retos, Vacation Tracker demuestra ser una solución sencilla pero potente para que todo siga funcionando sin problemas.
