De las hojas de cálculo a una planificación más inteligente con Vacation Tracker
| Sector | Tecnologías de la información y servicios |
| Ubicación | Gotemburgo, Västra Götaland |
| Tamaño del equipo | 11-50 empleados |
Sobre Weapp
Weapp ayuda a las startups a crear nuevos productos, escalar su actividad e impulsar la innovación. Desarrolla aplicaciones móviles, plataformas web y herramientas digitales adaptadas a las necesidades de sus clientes. Pero cuando su propio equipo creció hasta los 35 empleados, la gestión de las ausencias se volvió caótica y la planificación, cada vez más difícil.
El reto
Cuando Alen Ramic se incorporó a Weapp como Product Owner, enseguida vio que su proceso de gestión de ausencias se había quedado anticuado. Al principio, cuando el equipo era pequeño, cada uno registraba sus ausencias en Excel. No había un proceso formal de aprobación: los empleados simplemente se tomaban tiempo libre cuando lo necesitaban. Funcionaba con pocas personas, pero a medida que la empresa crecía, la falta de estructura se convirtió en un problema serio.
Los principales problemas eran:
¿Por qué Vacation Tracker?
Tras lidiar con soluciones ineficientes, Weapp descubrió Vacation Tracker en el directorio de aplicaciones de Slack. Enseguida vieron que encajaba a la perfección en su forma de trabajar y que era muy personalizable.
Una de las funciones clave que más destacó fue la posibilidad de añadir y renombrar días festivos personalizados. Para ellos era fundamental un sistema que se adaptara a los distintos días festivos regionales. Vacation Tracker facilitó mantener a todos informados y acabar con la confusión.
Otra gran ventaja fueron las políticas de ausencias personalizadas por ubicación. Así pudieron adaptar las reglas de ausencias a la normativa de cada región y a las necesidades de la empresa. La posibilidad de ofrecer ausencias de medio día también supuso un antes y un después, ideal para los empleados que necesitaban tiempo libre para el cuidado de los hijos o asuntos personales.
La incorporación fue rápida y sin complicaciones. Como dijo Alen,
«La barrera de entrada para los usuarios era muy baja, así que no hubo ningún problema».
Los empleados se adaptaron enseguida y el paso de las hojas de cálculo a un sistema automatizado fue muy sencillo.
El impacto: una planificación más inteligente
El mayor cambio para Weapp fue la forma de planificar el trabajo. Con Vacation Tracker, por fin tenían una visión clara y precisa de la disponibilidad de los empleados. La función Gráfico mural se convirtió en una herramienta clave para planificar los recursos y ayudó a los responsables a evitar conflictos de planificación.
La automatización acabó con su dependencia de las hojas de Excel, redujo los errores humanos e hizo mucho más eficiente el seguimiento de las ausencias. En lugar de actualizar documentos a mano, los datos de ausencias se actualizan ahora en tiempo real, por lo que todo es más preciso y fiable.
Los empleados siguen teniendo flexibilidad para tomarse tiempo libre cuando lo necesitan, pero ahora los responsables cuentan con un proceso de aprobación estructurado para mantener el personal adecuado. Con todo automatizado, ya nadie tiene que lidiar con Excel y la planificación es más fácil y fiable.
Conclusión
El cambio a Vacation Tracker transformó por completo la forma en que Weapp gestiona las ausencias. Lo que antes era un proceso manual y desorganizado ahora está automatizado y sin complicaciones. Al mejorar la planificación, han liberado tiempo y recursos valiosos para centrarse en lo que mejor saben hacer: ayudar a sus clientes a crear productos innovadores y de éxito.
