Comment CrossnoKaye a simplifié la gestion des congés illimités avec Vacation Tracker
| Secteur | Développement de logiciels |
| Localisation | Santa Barbara, Californie |
| Taille de l’entreprise | 51-200 employés |
CrossnoKaye est une start-up en pleine croissance, spécialisée dans les logiciels de contrôle industriel pour l’industrie agroalimentaire. L’entreprise modernise des logiciels obsolètes, installés localement, en les faisant évoluer vers des solutions connectées au cloud, ce qui permet aux chefs d’entreprise et aux experts du secteur d’optimiser leurs opérations. Parmi ses principales réussites : une réduction de la consommation d’énergie des installations pouvant atteindre 47 %.
Le défi : Google Calendar ne suffisait plus
Lorsque CrossnoKaye est passée d’une petite équipe à un effectif de 80 employés, son système de gestion des congés, Google Calendar, est devenu intenable. Kathryn Whitten, Executive Business Partner, qui assure aussi certaines fonctions RH, se souvient des difficultés :
« C’était devenu vraiment ingérable. Cela nous dispersait plus que cela ne nous aidait réellement. »
Les employés avaient du mal à suivre précisément les congés, et il n’existait aucun moyen de s’assurer que les managers avaient bien approuvé les demandes de congés. Les membres de l’équipe considéraient leur congé comme approuvé dès qu’ils l’avaient ajouté au calendrier, et oubliaient souvent de demander une approbation formelle.
« Il arrivait que des employés inscrivent un congé dans le calendrier et se rendent compte plus tard qu’ils n’en avaient pas parlé à leur manager. »
De plus, les employés avaient du mal à se rappeler quand leurs collègues étaient absents. Certains étaient submergés d’informations et voyaient les détails des congés de collègues dont le planning n’avait aucune incidence sur leur propre travail.
Trouver la bonne solution
CrossnoKaye a découvert Vacation Tracker sur la marketplace d’applications de Slack. L’intégration à Slack et la possibilité de personnaliser le suivi des congés en ont fait la solution idéale pour ses besoins.
« C’était clairement la meilleure option, avec les fonctionnalités dont nous avions besoin. »
- Kathryn Whitten, Executive Business Partner
La mise en place s’est faite sans accroc : l’outil a d’abord été déployé auprès des managers pour une phase de test, qui s’est révélée concluante. L’équipe s’est rapidement adaptée et a apprécié de pouvoir demander et annuler des congés sans jamais quitter Slack.
Les principaux avantages de Vacation Tracker
- Meilleure visibilité et personnalisation
Vacation Tracker permet aux employés d’accéder aux données de congés de la manière qui convient le mieux à leur façon de travailler. Certains préfèrent voir certaines équipes dans leur calendrier, tandis que d’autres s’appuient sur les notifications Slack.
« On voit facilement qui est absent et quels congés se chevauchent, et c’est appréciable de disposer d’un historique des approbations. »
- Kathryn Whitten, Executive Business Partner
Les managers disposent désormais d’un historique clair des approbations, ce qui élimine le risque d’oublier des demandes de congés.
- Une planification du travail plus efficace
Comme son équipe se déplace souvent, CrossnoKaye a créé un type de congés spécifique, « Pas de déplacement », pour signaler les employés qui travaillent mais ne peuvent pas se déplacer. Cette fonctionnalité aide les managers à planifier efficacement.
- Un suivi simplifié des congés illimités
CrossnoKaye utilise un SIRH, mais celui-ci ne savait pas gérer les congés payés illimités : il exigeait un nombre exact de jours de congés. Les employés ne savaient donc pas vraiment combien de congés ils pouvaient prendre. Avec Vacation Tracker, les congés payés illimités sont désormais faciles à gérer, et les employés bénéficient d’une plus grande flexibilité.
Conclusion
En adoptant Vacation Tracker, CrossnoKaye a éliminé les inefficacités de son ancien système, amélioré la visibilité au sein de l’équipe et rendu la gestion des congés fluide. Les managers ne manquent plus aucune demande, les employés disposent d’un historique clair des approbations et la planification des déplacements est plus efficace que jamais.
Pour les entreprises en croissance comme CrossnoKaye, où une expansion rapide apporte de nouveaux défis, Vacation Tracker s’avère une solution simple mais puissante pour assurer la bonne marche des opérations.
