Automatiser des règles de congés complexes sur 12 sites avec Vacation Tracker chez Crossref
| Secteur d'activité | Services à la recherche |
| Localisation | Massachusetts |
| Taille de l'équipe | 11-50 employés |
Crossref est une organisation à but non lucratif qui gère une infrastructure ouverte reliant objets de recherche, entités et actions, afin de créer un registre scientifique durable et réutilisable. Avec plus de 21 000 membres dans 160 pays, Crossref facilite la communication scientifique mondiale et traite près de 2 milliards de requêtes API par mois. Son travail favorise l'échange de métadonnées au service de la société, en améliorant l'accessibilité de la recherche dans le monde entier.
Le défi : un suivi manuel des congés sur plusieurs sites
Crossref compte près de 50 employés répartis sur 12 sites dans le monde, chacun avec ses propres règles et politiques de congés. Gérer les congés d'une équipe diverse et géographiquement dispersée représentait un vrai défi. Avant l'arrivée de Michelle Cancel chez Crossref comme responsable RH en 2022, l'entreprise utilisait un logiciel basique de suivi des congés, mais la solution était insuffisante. Pour combler les lacunes, l'équipe de Michelle devait s'appuyer sur des feuilles Excel pour les calculs et le suivi des congés.
Cette gestion manuelle des congés était chronophage et source d'erreurs. Michelle se souvient :
« Je devais tout arrêter dès que quelqu'un me posait une question sur son cumul de congés, parce que je devais le calculer à la main. »
Ce processus manuel alourdissait la charge de travail des RH, en particulier en fin d'année, lorsqu'un grand volume de données de congés devait être déclaré et calculé pour la paie.
De plus, les employés n'étaient pas satisfaits du système existant. Ils pouvaient soumettre des demandes de congés, mais n'avaient aucune visibilité sur leurs soldes. Ce manque de transparence créait de la frustration, car les employés devaient sans cesse demander aux RH où en étaient leurs soldes de congés.
À la recherche d'une meilleure solution
Frustrée par ces inefficacités et ce manque de visibilité, Michelle a décidé de trouver une solution de gestion des congés plus efficace. Après quelques recherches, elle a découvert Vacation Tracker grâce à une recherche Google. Michelle a tout de suite été convaincue, car Vacation Tracker cochait toutes les cases : l'outil était simple à utiliser, offrait la flexibilité nécessaire pour gérer différentes politiques de congés selon les sites et s'intégrait parfaitement à Slack, un autre indispensable pour l'organisation.
La solution Vacation Tracker
Michelle a rapidement adopté Vacation Tracker et configuré le système. La plateforme offrait tout ce dont son équipe avait besoin pour gérer les congés sur plusieurs sites. Elle a pu :
Une fois ces paramètres en place, Michelle a constaté que Vacation Tracker avait véritablement transformé leur gestion des congés.
« Vacation Tracker me sauve la vie. Je n'ai plus à calculer les cumuls à la main ni à gérer des tableurs. Tout est automatisé, et j'accède à toutes les informations en un clic. »
Satisfaction et transparence pour les employés
Le passage à Vacation Tracker a aussi nettement amélioré l'expérience des employés de Crossref. Ils ont désormais une visibilité complète sur leurs soldes de congés à tout moment. Ils n'ont plus besoin de demander aux RH, car ils accèdent directement dans la plateforme à leurs soldes en temps réel. Cette transparence a amélioré la satisfaction et l'efficacité globales.
Principaux avantages : rapports et transparence
Pour Michelle, les deux principaux avantages de Vacation Tracker sont les rapports et la transparence. La fonctionnalité de rapports automatisés de Vacation Tracker permet à Michelle et à son équipe de générer des données de congés précises pour la paie en fin d'année, sans les calculs manuels qui lui prenaient autrefois tant de temps.
De plus, l'équipe utilise l'intégration calendrier, qui affiche toutes les demandes de congés au même endroit. Cela améliore la visibilité et permet à chacun de planifier et de coordonner les congés plus efficacement.
Conclusion
Grâce à Vacation Tracker, Crossref a pu automatiser le suivi des congés de l'ensemble de ses équipes dans le monde. Ce processus simplifié a fait gagner d'innombrables heures à l'équipe de Michelle et a éliminé les erreurs liées aux calculs manuels. Les employés ont une meilleure visibilité sur leurs soldes de congés, et les RH disposent de données précises pour la paie et les rapports.
Michelle le résume parfaitement :
« Vacation Tracker a vraiment changé la donne pour nous. »
La gestion des congés est devenue simple, précise et transparente : fini les casse-têtes et les calculs manuels.
