Comment Layla.ai a pris le contrôle total de la gestion de ses congés à l’international avec Vacation Tracker

Layla.ai, agent de voyage innovant propulsé par l’IA, s’appuie sur une petite équipe centrale basée en Allemagne et collabore avec des freelances et des collaborateurs en mission du monde entier. 

Le suivi des congés par site était la priorité absolue

Layla.ai, agent de voyage innovant propulsé par l’IA, s’appuie sur une petite équipe centrale basée en Allemagne et collabore avec des freelances et des collaborateurs en mission du monde entier. 

Avec des effectifs répartis sur plus de dix sites différents, gérer les congés tout en respectant les différentes législations locales était devenu une tâche compliquée. Gil Shaked, qui supervise à la fois la comptabilité et les RH, avait besoin d’un système simple offrant une visibilité et un contrôle complets sur le processus de congés des équipes réparties dans plusieurs pays et régions.

Le problème : Google Sheets ne suffisait plus

Avant d’adopter Vacation Tracker, Layla.ai utilisait Google Sheets pour suivre les congés, une solution de base. Si elle fonctionnait dans une certaine mesure, elle n’offrait pas la vue d’ensemble nécessaire pour gérer efficacement les demandes de congés. Avec des collègues répartis sur plusieurs sites, chacun soumis à ses propres règles en matière de jours fériés et de réglementation, suivre les congés manuellement et s’assurer qu’aucune demande ne passait inaperçue devenait difficile. De plus, les collègues devaient passer par des canaux de communication informels, comme des messages et des e-mails, qui étaient parfois traités en retard sans le vouloir.

Layla.ai avait besoin d’un système capable de gérer efficacement les congés sur plusieurs sites, de permettre aux employés de gérer leurs congés en toute autonomie et de garantir que tout soit documenté avec précision.

La solution : plus de contrôle et une vue d’ensemble claire

En passant à Vacation Tracker, Layla.ai a gagné la structure, la clarté et le contrôle qui lui manquaient. Les collègues peuvent désormais consulter facilement leurs soldes de congés et soumettre leurs demandes directement sur la plateforme, sans passer par les RH ni attendre une approbation par e-mail. Ce libre-service permet aux collègues de gérer eux-mêmes leurs congés, tout en offrant aux managers et aux équipes RH un espace centralisé pour suivre toutes les demandes et tous les soldes.

Une fonctionnalité clé a particulièrement retenu l’attention de Gil : la capacité de Vacation Tracker à importer automatiquement les jours fériés en fonction du site. Compte tenu de la complexité liée à la gestion de politiques de congés différentes pour chaque site, cette fonctionnalité a supprimé le suivi manuel des jours fériés et garanti le respect des législations locales. 

« Je voulais que les collègues soient autonomes », 

explique Gil. 

Pourquoi Layla.ai a choisi Vacation Tracker

1. Suivi par site : la gestion des congés sur différents sites est désormais fluide et précise. Avec Vacation Tracker, Layla.ai peut personnaliser les politiques de congés pour chaque pays ou région, afin que chaque collègue bénéficie des droits à congés correspondant à son lieu de travail.
2. Plus de contrôle : les RH et la direction disposent désormais d’une visibilité complète sur toutes les demandes de congés et tous les soldes, en un seul endroit. Ils peuvent suivre le statut des congés de chaque collègue afin qu’aucune demande ne passe inaperçue ou ne reste sans approbation. De leur côté, les collègues gardent la maîtrise de leur solde.
3. Simple pour tout le monde : le système est convivial, et les collègues peuvent gérer facilement leurs congés sans impliquer les RH. L’interface intuitive permet une navigation simple et des actions rapides, ce qui allège la charge administrative.
4. Jours fériés par site : Vacation Tracker suit automatiquement les jours fériés du site de chaque collègue, ce qui évite de calculer manuellement les jours d’absence liés aux jours fériés nationaux et garantit le respect des législations locales. 

Avec Vacation Tracker, Layla.ai dispose désormais d’un système de gestion des congés fiable et efficace qui responsabilise ses collègues, simplifie les tâches administratives et garantit la conformité à l’échelle mondiale. Gérer une équipe internationale et diversifiée est désormais plus simple et moins sujet aux erreurs ou aux demandes oubliées, ce qui offre à Gil et à son équipe la tranquillité d’esprit nécessaire pour se concentrer sur d’autres aspects de l’activité.