À propos de Weapp
Weapp aide les startups à créer de nouveaux produits, à développer leurs activités et à stimuler l’innovation. L’entreprise conçoit des applications mobiles, des plateformes web et des outils numériques adaptés aux besoins de ses clients. Mais lorsque sa propre équipe a atteint 35 employés, la gestion des congés est devenue chaotique, ce qui rendait la planification de plus en plus difficile.
Le défi
Lorsqu’Alen Ramic a rejoint Weapp en tant que Product Owner, il a rapidement constaté que le processus de gestion des congés était dépassé. Au début, quand l’équipe était petite, chacun suivait ses propres congés dans Excel. Il n’y avait aucun processus d’approbation formel : les employés prenaient simplement des congés quand ils en avaient besoin. Cela fonctionnait tant qu’ils n’étaient que quelques-uns, mais à mesure que l’entreprise grandissait, ce manque de structure est devenu un vrai problème.
Les principaux problèmes étaient les suivants :
- Aucune visibilité : sans système centralisé, on ne savait pas clairement qui était en congé, ce qui entraînait des conflits de planning et des malentendus.
- Aucun processus d’approbation
- Des alternatives infructueuses : avant l’arrivée d’Alen, Weapp.se avait essayé deux autres systèmes de gestion des congés. Tous deux étaient lents, n’offraient pas de vue d’ensemble simple et ne prenaient pas en charge les variations régionales des jours fériés, des fonctionnalités pourtant essentielles pour l’équipe.
Pourquoi Vacation Tracker ?
Après avoir peiné avec des solutions inefficaces, Weapp a découvert Vacation Tracker sur le Slack App Store. L’équipe a tout de suite vu que l’outil s’intégrait parfaitement à son flux de travail et qu’il était hautement personnalisable.
L’une des fonctionnalités clés qui se sont démarquées était la possibilité d’ajouter et de renommer des jours fériés personnalisés. Pour eux, disposer d’un système capable de s’adapter aux différents jours fériés régionaux était essentiel. Vacation Tracker a permis de tenir tout le monde informé et d’éliminer toute confusion.
Autre avantage majeur : des politiques de congés personnalisées par site. Weapp a ainsi pu adapter ses règles de congés aux réglementations régionales et à ses besoins spécifiques. La possibilité d’offrir des congés d’une demi-journée a aussi tout changé, idéale pour les employés ayant besoin de temps pour la garde d’enfants ou des obligations personnelles.
La prise en main a été rapide et simple. Comme l’a dit Alen,
« Le seuil d’entrée pour les utilisateurs était vraiment bas, donc il n’y a eu aucun problème. »
Les employés se sont adaptés immédiatement, et la transition des feuilles de calcul vers un système automatisé s’est faite sans effort.
L’impact : une planification plus intelligente
La plus grande transformation pour Weapp concerne la façon de planifier et d’organiser le travail. Avec Vacation Tracker, l’équipe dispose enfin d’une vue d’ensemble claire et précise de la disponibilité des employés. La fonctionnalité Tableau mural est devenue un outil clé pour la planification des ressources, aidant les managers à éviter les conflits de planning.
L’automatisation a mis fin à leur dépendance aux feuilles de calcul Excel, réduisant les erreurs humaines et rendant le suivi des congés bien plus efficace. Au lieu de mettre à jour des documents à la main, les données de congés sont désormais actualisées en temps réel, ce qui rend l’ensemble plus précis et plus fiable.
Les employés conservent la flexibilité de prendre des congés quand ils en ont besoin, mais les managers disposent désormais d’un processus d’approbation structuré pour garantir des effectifs suffisants. Tout étant automatisé, plus personne n’a à se battre avec Excel, et la planification est désormais plus simple et plus fiable.
Conclusion
Le passage à Vacation Tracker a complètement transformé la gestion des congés chez Weapp. Ce qui était autrefois un processus manuel et désorganisé est désormais automatisé et sans tracas. En améliorant la planification, l’équipe a libéré un temps et des ressources précieux, et peut se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux : aider ses clients à créer des produits innovants et performants.
