Périodes non autorisées

Une période non autorisée est une plage du calendrier pendant laquelle l’employeur limite ou refuse les congés discrétionnaires, parce que le volume d’activité, les effectifs ou un projet critique rendent les absences coûteuses. Le commerce de détail en décembre, les cabinets comptables pendant la saison fiscale, une équipe paie lors de la clôture de fin d’année.

Dans cette définition, tout repose sur le mot « discrétionnaires » — et c’est précisément sur ce point que la plupart des politiques de périodes non autorisées se trompent.

Ce qu’une période non autorisée peut et ne peut pas restreindre aux États-Unis

Une période non autorisée s’applique aux vacances et aux congés payés (PTO) discrétionnaires. Elle ne prime pas sur les congés que l’employé a légalement le droit de prendre.

Congés qui échappent à une période non autorisée :

• Congé FMLA — pour un motif admissible, chez un employeur couvert
• Congé lié à un aménagement pour handicap en vertu de l’ADA
• Congés maladie payés prévus par les États et les collectivités locales, que les employés ont le droit d’utiliser pour des motifs couverts lorsque ceux-ci surviennent
• Fonctions de juré, imposées par une convocation du tribunal
• Congé militaire protégé par l’USERRA
• Congés de grossesse, congés parentaux et congés pour violence conjugale lorsque la législation de l’État les prévoit

C’est là que la formulation courante — « les employés peuvent demander une exception auprès des RH, évaluée au cas par cas » — devient un risque juridique. Pour les congés protégés, il n’existe aucun pouvoir d’appréciation au cas par cas. Présenter un droit légal comme une faveur que les RH pourraient accorder, c’est ainsi que naissent les réclamations pour entrave.

La construction sûre : une période non autorisée restreint les congés facultatifs. Les congés protégés en sont totalement exclus, et la politique doit l’indiquer en toutes lettres.

Le conflit avec les cumuls de congés que personne n’anticipe

Les périodes non autorisées se combinent mal avec l’expiration des congés payés en fin d’année, et c’est cette combinaison qui met réellement les employeurs en difficulté.

Si vous bloquez la période de novembre à janvier et que votre année de congés se termine le 31 décembre, les employés sont matériellement dans l’impossibilité d’utiliser leur solde restant. En Californie, un tel dispositif est illégal : les vacances constituent un salaire acquis qui ne peut pas être perdu, et les politiques « use it or lose it » (congés non pris, congés perdus) sont purement et simplement interdites. La Californie autorise en revanche un plafond de cumul raisonnable — mais les employés doivent disposer d’un délai suffisant pour utiliser leur solde avant que le plafond ne s’applique. Plusieurs autres États considèrent également les vacances acquises comme un salaire gagné qui ne peut pas simplement disparaître.

Même lorsque la perte des congés est légale, une période non autorisée qui rend le droit inutilisable est un litige en puissance. Si la période non autorisée est longue, l’année de congés ne doit pas se terminer pendant cette période ni juste après.

Canada : l’obligation joue dans l’autre sens

Les employeurs canadiens ont une obligation que la plupart des politiques de périodes non autorisées ignorent. En Ontario, l’employeur fixe les dates de vacances et est tenu de veiller à ce qu’elles soient effectivement prises dans les 10 mois suivant la fin de l’année d’acquisition du droit aux vacances.

Ainsi, une période non autorisée ne limite pas seulement le moment où les employés peuvent prendre leurs vacances — elle réduit la fenêtre dans laquelle l’employeur doit s’acquitter de sa propre obligation légale. Une période non autorisée suffisamment longue pour comprimer cette fenêtre place l’employeur en infraction, et non l’employé.

Les pratiques religieuses, un risque bien réel

Une période non autorisée générale couvrant une période de fêtes finira tôt ou tard par entrer en conflit avec la pratique religieuse d’un employé. Le seuil pour opposer un refus a été relevé : dans l’arrêt Groff v. DeJoy (2023), la Cour suprême a remplacé l’ancien critère du « coût plus que minime » (more than de minimis cost) par l’exigence que l’employeur démontre que l’aménagement augmenterait substantiellement les coûts au regard de la conduite de ses activités.

Dans la pratique, « c’est notre haute saison » ne suffit plus à lui seul — les échanges de postes, une prime temporaire pour assurer le remplacement et un effort administratif modeste ont peu de chances d’être considérés comme une contrainte excessive. Une politique de périodes non autorisées doit prévoir une véritable procédure d’aménagement, et les managers doivent savoir qu’elle existe.

Concevoir une période non autorisée solide

• Annoncez les dates au début de l’année de congés, avant que quiconque ne réserve ses billets d’avion
• Indiquez la raison opérationnelle. Une période non autorisée liée à un besoin opérationnel déclaré est défendable ; une période qui existe parce qu’elle a toujours existé ne l’est pas
• Limitez-la aux équipes qui en ont besoin. Bloquer toute l’entreprise pour un pic d’activité commerciale qui ne concerne que le personnel des magasins est excessif et suscite du ressentiment
• Plafonnez plutôt que d’interdire. « Pas plus de 20 % de l’équipe absente en même temps » atteint l’objectif de couverture tout en laissant une certaine marge de manœuvre aux collaborateurs — et c’est bien plus facile à défendre
• Précisez explicitement que les congés protégés ne sont pas concernés
• Confrontez la période non autorisée à la fin de votre année de congés et à vos règles de report
• Définissez à l’avance le critère de départage — ancienneté, rotation ou premier arrivé, premier servi — et appliquez-le de manière cohérente, car c’est dans les approbations incohérentes que naissent les réclamations pour discrimination
• Enregistrez les demandes bloquées par une période non autorisée dans votre outil de gestion des congés, afin de vérifier l’année suivante si la politique était proportionnée

Questions fréquentes

Les périodes non autorisées pour les congés payés (PTO) sont-elles légales ? Aux États-Unis, généralement oui pour les congés payés discrétionnaires, puisqu’il n’existe aucun droit fédéral aux vacances. Elles ne peuvent pas s’appliquer aux congés légalement protégés, ni servir à provoquer la perte de vacances que la législation de l’État considère comme un salaire gagné.

Un employeur peut-il instaurer une période non autorisée pour les congés maladie ? Non. Les lois sur les congés maladie donnent aux employés le droit d’utiliser leurs congés acquis lorsqu’un motif couvert survient, ce qui est par nature imprévisible.

Cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Les règles relatives aux vacances et aux congés maladie varient selon l’État américain et la province canadienne — vérifiez la législation en vigueur là où travaillent vos collaborateurs.