Come creare e configurare le politiche di congedo?

Le politiche di congedo definiscono le regole per ogni tipo di congedo: quota, approvazione, riporto, accumuli e altro ancora. Si impostano per sede, così uffici o regioni diversi possono avere regole diverse.

Che cos'è una politica di congedo?

Una politica di congedo è un insieme di regole che disciplina un tipo di congedo specifico (come Ferie, Giorno di malattia o Lavoro da casa) in una sede specifica. Controlla tutto: da quanti giorni all'anno ricevono i dipendenti, alla necessità di approvazione, fino a come vengono riportati i giorni non utilizzati.

Ogni sede può avere il proprio insieme di politiche di congedo, quindi il tuo ufficio di Londra può seguire regole diverse da quelle del tuo team di New York. E all'interno di ogni sede, ogni tipo di congedo ha la propria politica: la tua politica per le Ferie potrebbe prevedere 20 giorni con approvazione obbligatoria, mentre quella per il Giorno di malattia 10 giorni senza bisogno di approvazione.

Come creare una politica di congedo

1. Accedi su app.vacationtracker.io.
2. Nel menu a sinistra, espandi Configurazione congedi e fai clic su Sedi.

1. Trova la sede che vuoi configurare e fai clic su Modifica Politiche di Congedo nella scheda di quella sede.

1. Nella scheda Politiche di Congedo vedrai una tabella con le politiche esistenti e le colonne Stato, Nome del Tipo di Assenza, Quota Annuale di Congedo, Approvazione Richiesta e Durata Minima del Permesso.
2. Fai clic su Assegna Politica di Congedo nell'angolo in alto a sinistra.
3. Seleziona un tipo di congedo dal menu a discesa (ad es. Ferie, Giorno di malattia) e fai clic su Assegna.

1. Scegli come iniziare usando il menu a discesa Copia Politica Da in cima al modulo:
   Da zero: lascia selezionato “Non copiare, inizierò una nuova politica”

   Copia una politica esistente: scegli un'altra sede o un altro tipo di congedo da usare come modello, poi apporta le modifiche necessarie
2. Configura le impostazioni principali della politica. Si trovano subito sotto il campo Copia Politica Da: imposta ciascuna in base a come deve funzionare questo tipo di congedo in questa sede.

   Non sai a cosa serve un'impostazione? Fai clic su una qualsiasi delle impostazioni qui sotto per i dettagli.

   Approvazione Richiesta

   Se attivata, le richieste di congedo devono essere approvate da un responsabile prima di diventare effettive. Se disattivata, le richieste vengono approvate automaticamente.

   Consenti Saldo Negativo

   Permette agli utenti di richiedere un congedo anche dopo aver esaurito l'intera quota.

   Amy ha utilizzato tutti i 20 giorni di ferie, ma le serve un altro giorno libero. Con questa opzione attiva, può comunque inviare la richiesta. Il suo responsabile deve comunque approvarla se Approvazione Richiesta è attiva.

   Quota Illimitata

   Elimina qualsiasi limite di giorni/ore per questo tipo di congedo. Ideale per tipi come Lavoro da casa. Se attivata, il campo Quota Annuale di Congedo viene nascosto. Le regole di approvazione continuano ad applicarsi.

   Quota Annuale di Congedo

   Il totale di giorni o ore che ogni utente riceve all'anno. Usa le frecce su/giù o digita direttamente un numero. L'unità (Giorni o Ore) è indicata accanto al campo. Questa è la quota di base: per i singoli utenti puoi modificarla separatamente in Personalizza le quote di congedo.

   Durata Minima del Permesso

   Il congedo minimo che un utente può richiedere, da selezionare in un menu a discesa. È disponibile in entrambi i piani, ma qualsiasi durata inferiore alla mezza giornata è disponibile solo con il piano Complete (fino a incrementi di 15 minuti).

   Oscar ha un appuntamento dal dentista e gli servono solo 2 ore libere. Con il piano Complete, può richiedere esattamente quelle.

   Motivo Richiesto

   Gli utenti devono indicare un motivo quando inviano una richiesta per questo tipo di congedo. Utile quando i responsabili hanno bisogno di contesto prima di approvare.

   Modifica e Richiedi Congedi nel Passato

   Permette agli utenti di inviare o modificare congedi per date già passate.

   Ron ha dimenticato di registrare un giorno di malattia la settimana scorsa: può comunque aggiungerlo. Anna è rientrata prima dalle ferie e può accorciare il suo congedo a posteriori.

   Nascondi Tipo di Congedo

   Nasconde il nome del tipo di congedo agli altri utenti. I colleghi vedono solo che qualcuno è assente, non il motivo.

   Jack è in congedo per malattia, ma il suo team vede solo che è assente, non il motivo.
3. Configura le sezioni facoltative. Sotto le impostazioni principali, il modulo include altre tre sezioni: Accumuli, Riportato e Tempo Libero Compensativo. Configura quelle che si applicano a questa politica oppure lasciale con i valori predefiniti. Ognuna ha una guida dedicata: consulta Impostazioni aggiuntive della politica qui sotto.
4. Fai clic su Aggiorna per salvare. La nuova politica compare nella tabella Politiche di Congedo di questa sede e si applica a tutti coloro che vi lavorano.

Impostazioni aggiuntive della politica

Sotto le impostazioni principali, nella stessa pagina, trovi altre tre sezioni. Sono facoltative ma molto utili: controllano come si matura il congedo, come viene gestito il congedo non utilizzato a fine anno e se i dipendenti possono accumulare gli straordinari come congedo aggiuntivo. Ognuna ha una guida dedicata: