¿Cómo creo y configuro políticas de ausencias?

Las políticas de ausencias definen las reglas de cada tipo de ausencia: cuota, aprobación, traspaso, acumulaciones y mucho más. Se configuran por ubicación, así que cada oficina o región puede tener sus propias reglas.

¿Qué es una política de ausencias?

Una política de ausencias es un conjunto de reglas que rige un tipo de ausencia concreto (como Vacaciones, Baja por enfermedad o Teletrabajo) en una ubicación concreta. Controla todo: desde cuántos días reciben los empleados al año hasta si necesitan aprobación o qué pasa con los días no utilizados.

Cada ubicación puede tener sus propias políticas de ausencias, de modo que tu oficina de Londres puede seguir reglas distintas a las de tu equipo de Nueva York. Y dentro de cada ubicación, cada tipo de ausencia tiene su propia política: tu política de Vacaciones puede tener 20 días con aprobación obligatoria, mientras que la de Baja por enfermedad tiene 10 días sin necesidad de aprobación.

Cómo crear una política de ausencias

1. Inicia sesión en app.vacationtracker.io.
2. En el menú de la izquierda, despliega Configuración de ausencias y haz clic en Ubicaciones.

1. Busca la ubicación que quieras configurar y haz clic en Editar Políticas de Permisos en la tarjeta de esa ubicación.

1. En la pestaña Políticas de Ausencias verás una tabla con las políticas existentes y las columnas Estado, Nombre del Tipo de Permiso, Cuota Anual de Permisos, Aprobación Requerida y Duración mínima del permiso.
2. Haz clic en Asignar Política de Ausencias en la esquina superior izquierda.
3. Selecciona un tipo de ausencia en el menú desplegable (por ejemplo, Vacaciones o Baja por enfermedad) y haz clic en Asignar.

1. Elige cómo empezar con el menú desplegable Copiar Política De de la parte superior del formulario:
   Desde cero: déjalo en «No copiar, comenzaré una nueva política»

   Copiar una existente: elige otra ubicación u otro tipo de ausencia como plantilla y ajústala según necesites
2. Configura los ajustes principales de la política. Aparecen justo debajo del campo Copiar Política De: ajusta cada uno según cómo deba funcionar este tipo de ausencia en esta ubicación.

   ¿No sabes para qué sirve un ajuste? Haz clic en cualquiera de los siguientes para ver los detalles.

   Aprobación Requerida

   Si está activado, las solicitudes de ausencia necesitan la aprobación de un responsable antes de hacerse efectivas. Si está desactivado, las solicitudes se aprueban automáticamente.

   Permitir saldo negativo

   Permite a los usuarios solicitar ausencias incluso después de haber agotado toda su cuota.

   Amy ha usado sus 20 días de PTO, pero necesita un día libre más. Con esta opción activada, puede enviar la solicitud igualmente. Su responsable tendrá que aprobarla si Aprobación Requerida está activado.

   Cuota ilimitada

   Elimina cualquier límite de días u horas para este tipo de ausencia. Ideal para tipos como Teletrabajo. Cuando está activado, el campo Cuota Anual de Permisos se oculta. Las reglas de aprobación se siguen aplicando.

   Cuota Anual de Permisos

   El total de días u horas que recibe cada usuario al año. Usa las flechas arriba/abajo o escribe el número directamente. La unidad (Días u Horas) aparece junto al campo. Esta es la cuota base: puedes ajustar la de cada usuario por separado en Personalizar las cuotas de ausencia.

   Duración mínima del permiso

   La ausencia mínima que puede solicitar un usuario, seleccionada en un menú desplegable. Está disponible en ambos planes, pero cualquier duración inferior a medio día solo está disponible con el plan Complete (en incrementos de hasta 15 minutos).

   Oscar tiene cita con el dentista y solo necesita 2 horas libres. Con el plan Complete, puede solicitar exactamente eso.

   Razón requerida

   Los usuarios deben escribir un motivo al enviar una solicitud de este tipo de ausencia. Resulta útil cuando los responsables necesitan contexto antes de aprobar.

   Editar y Solicitar Permisos en el Pasado

   Permite a los usuarios enviar o modificar ausencias en fechas que ya han pasado.

   Ron olvidó registrar un día de baja la semana pasada: todavía puede añadirlo. Anna volvió antes de sus vacaciones y puede acortar su ausencia a posteriori.

   Ocultar tipo de permiso

   Oculta el nombre del tipo de ausencia a los demás usuarios. Los compañeros solo ven que alguien está ausente, no el motivo.

   Jack está de baja médica, pero su equipo solo ve que está fuera, no el motivo.
3. Configura las secciones opcionales. Debajo de los ajustes principales, el formulario incluye tres secciones más: Acumulaciones, Transferencia de Días No Utilizados y Tiempo Libre Compensatorio. Configura las que correspondan a esta política o déjalas con sus valores predeterminados. Cada una tiene su propia guía: consulta Ajustes adicionales de la política más abajo.
4. Haz clic en Actualizar para guardar. La nueva política aparecerá en la tabla Políticas de Ausencias de esta ubicación y se aplicará a todas las personas asignadas a ella.

Ajustes adicionales de la política

Debajo de los ajustes principales, en la misma página, encontrarás tres secciones más. Son opcionales, pero muy potentes: controlan cómo se generan las ausencias, qué pasa con los días no utilizados al final del año y si los empleados pueden acumular horas extra como tiempo libre adicional. Cada una tiene su propia guía: