Jak tworzyć i konfigurować polityki urlopowe?

Polityki urlopowe określają zasady dla każdego typu urlopu — limit, zatwierdzanie, przeniesienie, naliczanie i inne. Ustawia się je dla każdej lokalizacji, dzięki czemu różne biura lub regiony mogą mieć różne zasady.

Czym jest polityka urlopowa?

Polityka urlopowa to zestaw zasad, które regulują konkretny typ urlopu (np. Urlop wypoczynkowy, Dzień chorobowy lub Praca zdalna) w konkretnej lokalizacji. Określa wszystko — od liczby dni, które pracownicy otrzymują w roku, przez to, czy potrzebują zatwierdzenia, po to, jak przenoszone są niewykorzystane dni.

Każda lokalizacja może mieć własny zestaw polityk urlopowych, więc Twoje biuro w Londynie może stosować inne zasady niż Twój zespół w Nowym Jorku. W ramach każdej lokalizacji każdy typ urlopu ma własną politykę — Twoja polityka dla urlopu wypoczynkowego może przewidywać 20 dni z wymaganym zatwierdzeniem, a polityka dla dnia chorobowego 10 dni bez konieczności zatwierdzania.

Jak utworzyć politykę urlopową

1. Zaloguj się na app.vacationtracker.io.
2. W menu po lewej stronie rozwiń Konfiguracja urlopów i kliknij Lokalizacje.

1. Znajdź lokalizację, którą chcesz skonfigurować, i kliknij Edytuj polityki urlopowe na karcie tej lokalizacji.

1. Na karcie Polityki urlopowe zobaczysz tabelę istniejących polityk z kolumnami Status, Nazwa typu urlopu, Roczny limit urlopowy, Wymagana akceptacja i Najkrótszy czas trwania urlopu.
2. Kliknij Przypisz politykę urlopową w lewym górnym rogu.
3. Wybierz typ urlopu z listy rozwijanej (np. Urlop wypoczynkowy, Dzień chorobowy) i kliknij Przypisz.

1. Wybierz sposób rozpoczęcia za pomocą listy rozwijanej Kopiuj politykę z u góry formularza:
   Od zera — pozostaw opcję „Nie kopiuj, zacznę nową politykę”

   Kopiuj istniejącą — wybierz inną lokalizację lub typ urlopu jako szablon, a następnie dostosuj ustawienia według potrzeb
2. Skonfiguruj podstawowe ustawienia polityki. Znajdują się one tuż pod polem Kopiuj politykę z — ustaw każde z nich tak, jak ten typ urlopu ma działać w tej lokalizacji.

   Nie wiesz, do czego służy dane ustawienie? Kliknij dowolne ustawienie poniżej, aby zobaczyć szczegóły.

   Wymagana aprobata

   Gdy ta opcja jest włączona, wnioski urlopowe muszą zostać zatwierdzone przez przełożonego, zanim zaczną obowiązywać. Gdy jest wyłączona, wnioski są zatwierdzane automatycznie.

   Zezwól na ujemny bilans

   Pozwala użytkownikom składać wnioski urlopowe nawet po wykorzystaniu całego limitu.

   Amy wykorzystała wszystkie 20 dni urlopu, ale potrzebuje jeszcze jednego dnia wolnego. Gdy ta opcja jest włączona, nadal może złożyć wniosek. Jeśli włączona jest opcja Wymagana aprobata, jej przełożony nadal musi go zatwierdzić.

   Nieograniczony limit

   Znosi wszelkie ograniczenia liczby dni/godzin dla tego typu urlopu. Świetnie sprawdza się przy typach takich jak Praca zdalna. Gdy opcja jest włączona, pole Roczny limit urlopu jest ukryte. Zasady zatwierdzania nadal obowiązują.

   Roczny limit urlopu

   Łączna liczba dni lub godzin, które każdy użytkownik otrzymuje w roku. Użyj strzałek w górę/w dół lub wpisz liczbę bezpośrednio. Jednostka (Dni lub Godziny) jest wyświetlana obok pola. To limit bazowy — limity poszczególnych użytkowników można dostosować osobno w sekcji Dostosuj limity urlopowe.

   Najkrótszy czas trwania urlopu

   Minimalny urlop, o jaki użytkownik może wnioskować, wybierany z listy rozwijanej. Opcja jest dostępna w obu planach, ale wszystko, co jest krótsze niż pół dnia, jest dostępne tylko w planie Complete (z dokładnością do 15 minut).

   Oscar ma wizytę u dentysty i potrzebuje tylko 2 godzin wolnego. W planie Complete może złożyć wniosek dokładnie na taki czas.

   Wymagane podanie powodu

   Użytkownicy muszą podać powód podczas składania wniosku o ten typ urlopu. Przydatne, gdy przełożeni potrzebują kontekstu przed zatwierdzeniem.

   Edytuj i wnioskuj o urlopy w przeszłości

   Pozwala użytkownikom składać lub zmieniać urlopy w terminach, które już minęły.

   Ron zapomniał zgłosić dzień chorobowy w zeszłym tygodniu — nadal może go dodać. Anna wróciła wcześniej z urlopu i może skrócić go po fakcie.

   Ukryj typ urlopu

   Ukrywa nazwę typu urlopu przed innymi użytkownikami. Współpracownicy widzą tylko, że ktoś jest nieobecny, ale nie wiedzą dlaczego.

   Jack przebywa na zwolnieniu lekarskim, ale jego zespół widzi tylko, że jest nieobecny — bez podania powodu.
3. Skonfiguruj sekcje opcjonalne. Pod ustawieniami podstawowymi formularz zawiera jeszcze trzy sekcje — Naliczanie, Przeniesione i Czas wolny w zamian za nadgodziny. Skonfiguruj te, które dotyczą tej polityki, lub pozostaw ustawienia domyślne. Każda z nich ma własny przewodnik — zobacz Dodatkowe ustawienia polityki poniżej.
4. Kliknij Aktualizuj, aby zapisać. Nowa polityka pojawi się w tabeli Polityki urlopowe tej lokalizacji i będzie obowiązywać wszystkich przypisanych do niej użytkowników.

Dodatkowe ustawienia polityki

Pod ustawieniami podstawowymi na tej samej stronie znajdziesz jeszcze trzy sekcje. Są opcjonalne, ale dają duże możliwości — określają, jak urlop jest nabywany, co dzieje się z niewykorzystanym urlopem na koniec roku i czy pracownicy mogą odkładać nadgodziny jako dodatkowy czas wolny. Każda z nich ma własny przewodnik: