Comment créer et configurer des politiques de congés ?

Les politiques de congés définissent les règles de chaque type de congés : quota, approbation, report, cumuls de congés, etc. Elles sont définies par site, de sorte que différents bureaux ou régions peuvent appliquer des règles différentes.

Qu'est-ce qu'une politique de congés ?

Une politique de congés est un ensemble de règles qui régit un type de congés précis (comme Vacances, Congé maladie ou Télétravail) sur un site précis. Elle contrôle tout : le nombre de jours dont disposent les employés chaque année, la nécessité ou non d'une approbation, ou encore le report des jours non utilisés.

Chaque site peut avoir ses propres politiques de congés : votre bureau de Londres peut ainsi suivre des règles différentes de celles de votre équipe de New York. Et au sein de chaque site, chaque type de congés a sa propre politique : votre politique Vacances peut prévoir 20 jours avec approbation requise, tandis que votre politique Congé maladie prévoit 10 jours sans approbation.

Comment créer une politique de congés

1. Connectez-vous sur app.vacationtracker.io.
2. Dans le menu de gauche, développez Configuration des congés et cliquez sur Sites.

1. Trouvez le site à configurer et cliquez sur Modifier les politiques de congés sur la carte de ce site.

1. Dans l'onglet Politiques de congés, un tableau affiche les politiques existantes avec les colonnes État, Nom du type de congés, Solde de congés annuel, Approbation requise et Durée minimale de congé.
2. Cliquez sur Attribuer une politique de congés en haut à gauche.
3. Sélectionnez un type de congés dans la liste déroulante (par exemple Vacances ou Congé maladie) et cliquez sur Attribuer.

1. Choisissez votre point de départ à l'aide de la liste déroulante Copier une politique de congés existante en haut du formulaire :
   Partir de zéro : laissez l'option « Ne rien copier et créer une politique de zéro »

   Copier une politique existante : choisissez un autre site ou type de congés comme modèle, puis ajustez selon vos besoins
2. Configurez les paramètres principaux de la politique. Ils se trouvent juste sous le champ Copier une politique de congés existante : réglez chacun d'eux selon le fonctionnement souhaité pour ce type de congés sur ce site.

   Vous ne savez pas à quoi sert un paramètre ? Cliquez sur l'un des paramètres ci-dessous pour en savoir plus.

   Approbation requise

   Lorsque cette option est activée, les demandes de congés doivent être approuvées par un responsable avant de prendre effet. Lorsqu'elle est désactivée, les demandes sont approuvées automatiquement.

   Autoriser les soldes négatifs

   Permet aux Utilisateurs de demander un congé même après avoir épuisé leur quota.

   Amy a utilisé ses 20 jours de congés payés, mais a besoin d'un jour de plus. Avec cette option activée, elle peut quand même envoyer sa demande. Son responsable doit toujours l'approuver si Approbation requise est activée.

   Jours illimités

   Supprime toute limite de jours ou d'heures pour ce type de congés. Idéal pour des types comme Télétravail. Lorsque cette option est activée, le champ Solde annuel de congés est masqué. Les règles d'approbation s'appliquent toujours.

   Solde annuel de congés

   Le nombre total de jours ou d'heures dont dispose chaque Utilisateur par an. Utilisez les flèches haut/bas ou saisissez directement un nombre. L'unité (Jours ou Heures) s'affiche à côté du champ. Il s'agit du quota de base : le quota de chaque Utilisateur peut être ajusté séparément via Personnaliser les quotas de congés.

   Durée minimale de congé

   La durée minimale de congé qu'un Utilisateur peut demander, à sélectionner dans une liste déroulante. Disponible avec les deux plans, mais toute durée inférieure à une demi-journée n'est disponible qu'avec le plan Complete (par tranches de 15 minutes minimum).

   Oscar a un rendez-vous chez le dentiste et n'a besoin que de 2 heures. Avec le plan Complete, il peut demander exactement cette durée.

   Motif requis

   Les Utilisateurs doivent indiquer un motif lorsqu'ils envoient une demande pour ce type de congés. Utile lorsque les responsables ont besoin de contexte avant d'approuver.

   Modifier des demandes de congés passées et en poser

   Permet aux Utilisateurs d'envoyer ou de modifier des congés pour des dates déjà passées.

   Ron a oublié d'enregistrer un jour de maladie la semaine dernière : il peut encore l'ajouter. Anna est rentrée plus tôt de vacances et peut raccourcir son congé après coup.

   Masquer le type de congés

   Masque le nom du type de congés aux autres Utilisateurs. Les collègues voient seulement que la personne est absente, pas pourquoi.

   Jack est en congé médical, mais son équipe voit seulement qu'il est absent, pas la raison.
3. Configurez les sections facultatives. Sous les paramètres principaux, le formulaire comprend trois autres sections : Cumul de congés, Report de congés et Congé compensatoire. Configurez celles qui s'appliquent à cette politique ou laissez leurs valeurs par défaut. Chacune a son propre guide : consultez Paramètres supplémentaires de la politique ci-dessous.
4. Cliquez sur Modifier pour enregistrer. Votre nouvelle politique apparaît dans le tableau Politiques de congés de ce site et s'applique à toutes les personnes qui y sont rattachées.

Paramètres supplémentaires de la politique

Sous les paramètres principaux, sur la même page, vous trouverez trois autres sections. Elles sont facultatives mais très utiles : elles déterminent la manière dont les congés sont acquis, le traitement des congés non utilisés en fin d'année et la possibilité pour les employés de convertir leurs heures supplémentaires en congés. Chacune a son propre guide :