Congedo per studio

Il congedo per studio è il tempo libero dal lavoro dedicato all’istruzione: frequentare lezioni, sostenere esami, completare elaborati o soddisfare requisiti di sviluppo professionale. Che sia retribuito, non retribuito o semplicemente qualcosa che il dipendente ha il diritto di chiedere dipende quasi interamente dal luogo in cui lavora.

Il termine ha tre significati distinti, e i lettori arrivano cercandone uno diverso:

• Congedo per studio sul lavoro: un benefit per i dipendenti o un diritto previsto dalla legge, di cui parliamo qui
• Congedo per studio nella formazione medica: nell’NHS, un numero di giorni previsto dal contratto più un budget finanziato per medici e dentisti in formazione
• Congedo per esami o ripasso: tempo libero da scuola concesso agli studenti prima degli esami, che non è affatto un congedo lavorativo

Retribuito, non retribuito o solo diritto di chiedere

Tre cose diverse vengono chiamate congedo per studio, e confonderle è la causa della maggior parte dei malintesi:

• Congedo per studio retribuito: la retribuzione prosegue in tutto o in parte. Può essere un diritto previsto dalla legge, come in Germania, o un benefit discrezionale.
• Congedo per studio non retribuito: posto di lavoro tutelato, nessuna retribuzione. Si usa spesso per programmi più lunghi, come un master a tempo pieno.
• Diritto di chiedere: nessun diritto al congedo in sé, solo il diritto di chiederlo e ricevere una risposta adeguata. È il modello del Regno Unito.

Dove il congedo per studio è un diritto previsto dalla legge

Germania: Bildungsurlaub

È il diritto previsto dalla legge più forte d’Europa. Quattordici dei sedici Länder tedeschi hanno una legge sul congedo formativo: solo Baviera e Sassonia non ce l’hanno.

Lo schema più diffuso prevede cinque giorni lavorativi retribuiti all’anno, spesso espressi come dieci giorni nell’arco di due anni solari, di solito dopo sei-dodici mesi di servizio. I corsi devono essere riconosciuti ufficialmente in base alla legge del Land, ed è proprio questo il dettaglio che sfugge ai datori di lavoro: un corso approvato in un Land non è automaticamente approvato in un altro. A determinare quale legge si applica è il luogo di lavoro del dipendente, non la sede del datore di lavoro: una questione concreta per chiunque gestisca un team distribuito in Germania.

Regno Unito: il diritto di chiedere

In base alla parte VIA dell’Employment Rights Act 1996, i dipendenti possono presentare una richiesta formale di tempo libero per studio o formazione. Il diritto è più limitato di quanto si pensi:

• Si applica solo ai datori di lavoro con 250 o più dipendenti
• Richiede 26 settimane di servizio continuativo
• È non retribuito, salvo diversa scelta del datore di lavoro
• Riguarda la formazione che aiuterebbe il dipendente a svolgere meglio il proprio lavoro

Il datore di lavoro può rifiutare per uno degli otto motivi aziendali previsti, tra cui i costi, l’impossibilità di riorganizzare il lavoro tra il personale esistente, l’impossibilità di trovare un sostituto, effetti negativi sulla qualità o sul rendimento, lavoro insufficiente nei periodi proposti o un conflitto con modifiche organizzative programmate. Il rifiuto deve essere comunicato per iscritto e il dipendente ha diritto di presentare ricorso.

Nel Regno Unito si tratta quindi del diritto a un processo equo, non del diritto al congedo.

Altri Paesi

Diversi Paesi hanno quadri normativi sul congedo formativo retribuito ispirati alla Convenzione ILO 140. Disposizioni di questo tipo compaiono anche nei contratti collettivi, negli accordi di settore e nelle norme sull’apprendistato: in molti sistemi il tempo di formazione dell’apprendista fuori dal lavoro è obbligatorio, non facoltativo.

Stati Uniti: nessun diritto al congedo, ma un’agevolazione fiscale

Non esiste un diritto federale al congedo per studio previsto dalla legge. I datori di lavoro statunitensi dispongono invece dell’assistenza allo studio prevista dalla Section 127 dell’IRC, che di recente è migliorata in modo sostanziale:

• I datori di lavoro possono offrire fino a 5.250 dollari per dipendente all’anno di assistenza allo studio esentasse
• Dal 2026 questo tetto è indicizzato all’inflazione invece di essere fisso
• I rimborsi dei prestiti studenteschi sono inclusi in modo permanente, insieme a tasse universitarie, contributi e libri: la disposizione temporanea del CARES Act non ha più una data di scadenza
• I pagamenti possono andare al dipendente o direttamente al creditore

Serve un piano scritto e si applicano le regole di non discriminazione. È un meccanismo di finanziamento, non tempo libero: il dipendente potrebbe comunque dover usare le PTO o un congedo non retribuito per le ore trascorse a lezione.

Cosa deve prevedere una politica sul congedo per studio

• Requisiti: anzianità di servizio, tipo di contratto, se i dipendenti part-time ricevono giorni in proporzione
• Criterio di pertinenza: se il corso deve riguardare il ruolo attuale, un ruolo futuro o nessuno dei due
• Quantità e modalità: giorni all’anno, se si possono prendere a mezze giornate per corsi serali o in blocchi
• Retribuzione: interamente retribuito, parzialmente retribuito, non retribuito o retribuito solo per i giorni d’esame
• Approvazione e documentazione: preavviso, prova d’iscrizione, conferma della frequenza, risultati
• Accordi di rimborso: se il datore di lavoro finanzia un titolo di studio, se il dipendente deve restituirne una quota decrescente in caso di dimissioni entro un periodo concordato. È la clausola che manca più spesso ed è la più contestata
• Mancato completamento e ritiro: cosa succede se il dipendente non completa il corso
• Rapporto con gli altri congedi: se il congedo per studio viene scalato dalle PTO o monitorato separatamente

Registrare correttamente il congedo per studio

Il congedo per studio raramente si comporta come un normale tipo di assenza. Spesso si divide tra trattamenti retributivi diversi (giorni d’esame retribuiti, giorni di ripasso non retribuiti), si prende a mezze giornate intorno all’orario di lavoro, ha un tetto per anno solare secondo una regola mentre il finanziamento segue un ciclo diverso ed è legato a documentazione da conservare.

Monitorarlo all’interno di un saldo PTO generico distrugge i rapporti di cui hai bisogno: non puoi più dimostrare quanto tempo per lo sviluppo l’organizzazione abbia effettivamente concesso, né provare di aver rispettato un diritto previsto dalla legge. Deve essere un tipo di congedo a sé, con un proprio tetto annuale.

Domande frequenti

Il congedo per studio è un diritto previsto dalla legge? In Germania sì, in quattordici Länder. Nel Regno Unito i grandi datori di lavoro devono valutare la richiesta, ma possono rifiutarla per motivi aziendali. Negli Stati Uniti e in Australia non esiste un diritto generale previsto dalla legge, anche se accordi di settore e contratti collettivi possono prevederlo.

Il congedo per studio è retribuito? Il Bildungsurlaub tedesco è retribuito. Il congedo per studio previsto dalla legge nel Regno Unito è, di norma, non retribuito. Altrove dipende dalla politica aziendale.

Il datore di lavoro può rifiutare il congedo per studio? Sì, in quasi tutti i sistemi, ma dove esiste una procedura di richiesta prevista dalla legge il rifiuto deve indicare motivi ammessi ed essere comunicato per iscritto.

Il congedo per studio è la stessa cosa di un anno sabbatico? No. Un anno sabbatico è di solito più lungo, spesso non retribuito e non legato a uno specifico percorso di studi.