Proportionell ledighet (prorated PTO)

Proportionell ledighet (prorated PTO) är en rätt till betald ledighet som anpassas efter den del av året, eller den andel av heltid, som en anställd faktiskt arbetar. Den som börjar i april får inte ett helt års ledighet, och den som arbetar tre dagar i veckan får inte samma ledighet som den som arbetar fem.

Testa vår kalkylator för proportionell ledighet, ett kostnadsfritt Excel-verktyg som räknar ut proportionell ledighet på några sekunder.

När ledighet proportioneras

• Nyanställda under året – rätten omfattar bara resten av semesteråret
• Anställda som slutar – rätten som intjänats fram till sista arbetsdagen, som sedan styr beräkningen av utbetalningen
• Deltidsanställda – anpassad efter arbetade timmar eller dagar i förhållande till heltid
• Ändringar under året – en övergång till deltid, en ändring av avtalad arbetstid eller en befordran till en högre nivå av ledighetsrätt

Se även: Den ultimata guiden till proportionell ledighet

Så beräknar du den

Nyanställd under året. Multiplicera den årliga rätten med den andel av semesteråret som återstår.

Årlig rätt 20 dagar. Den anställda börjar den 1 april; semesteråret löper januari till december. Nio månader återstår. 20 × (9 ÷ 12) = 15 dagar

För större precision kan du räkna i dagar i stället för månader: 20 × (275 ÷ 365) = 15,07 dagar.

Deltidsanställd. Anpassa efter andelen av heltid.

Heltid är 40 timmar i veckan med 20 dagar (160 timmar) betald ledighet. Den anställda arbetar 24 timmar i veckan. 24 ÷ 40 = 0,6 160 × 0,6 = 96 timmar

Ändring under året. Det är här det oftast blir fel. Dela året vid datumet för ändringen, beräkna varje del för sig och lägg ihop dem. Tillämpa inte den nya takten på hela året.

Heltid januari till juni, sedan tre dagar i veckan från juli. Årlig rätt 20 dagar. Första halvåret: 20 × (6 ÷ 12) = 10 dagar Andra halvåret: 20 × 0,6 × (6 ÷ 12) = 6 dagar Totalt: 16 dagar

Att tillämpa deltidstakten retroaktivt skulle ge 12 dagar – och ta tillbaka fyra dagar som den anställda redan har tjänat in på heltid. Där betald ledighet behandlas som intjänad lön är det inte bara orättvist, utan ett avdrag på lön som redan har tjänats in.

Deltidsfällan: dagar eller timmar

En deltidsanställds ”dag” är inte samma enhet som en heltidsanställds dag, och att blanda dem ger orimliga resultat.

Den som arbetar tre dagar i veckan med 12 dagars proportionell ledighet har fyra veckor ledigt – exakt lika mycket som en heltidsanställd med 20 dagar. Ger du i stället den personen 20 dagar får hen nästan sju veckor.

Att proportionera i timmar i stället för dagar tar bort tvetydigheten helt, och det är det enda sättet som håller vid oregelbundna scheman, komprimerade veckor och ändringar under året. Om din policy är skriven i dagar ska du uttryckligen ange vems dagar det gäller.

Samma fälla gäller helgdagar: att proportionera ledigheten för helgdagar är renare än att ge de dagar som råkar infalla på en arbetsdag.

Avrundning

Proportionering ger krångliga tal. 15,07 dagar, 96,4 timmar.

Välj en enhet – en halv dag, en kvarts timme – tillämpa den konsekvent, bestäm sedan åt vilket håll du avrundar och skriv ner det. Att avrunda uppåt, till den anställdas fördel, är det säkrare standardvalet. Att alltid avrunda nedåt innebär ett systematiskt underskott för hela personalstyrkan, och där betald ledighet behandlas som intjänad lön är en policy som konsekvent avrundar till de anställdas nackdel svår att försvara.

Tillämpa den på samma sätt för nyanställda och för dem som slutar. Att avrunda uppåt vid anställningens början och nedåt vid dess slut är det mönster som revisorer lägger märke till.

Där proportioneringen styrs av lag

Kanada. Semesterersättningen är en procentandel av faktiskt intjänad lön – vanligen 4 %, som stiger till 6 % efter viss anställningstid i Ontario. Eftersom procentsatsen knyts till inkomsten under perioden proportioneras den av sig själv: en anställd som arbetar en del av året får procentsatsen på det hen faktiskt har tjänat, utan någon separat beräkning. Semester_tid_ för en del av en period proportioneras uttryckligen, som en andel av rätten på två eller tre veckor.

Storbritannien. För semesterår som börjar den 1 april 2024 eller senare tjänar arbetstagare med oregelbunden arbetstid och de som arbetar en del av året in lagstadgad semester med 12,07 % av faktiskt arbetade timmar under varje löneperiod – en siffra som bygger på 5,6 veckors ledighet fördelat på 46,4 arbetsveckor. Den gäller nolltimmarsanställda och säsongsarbetare, inte den som har ett fast roterande skiftschema, som proportioneras på vanligt sätt.

USA. Det finns ingen federal rätt, så proportionering är ett policyval. Men där delstatlig lag behandlar intjänad semester som lön kan du proportionera den framtida rätten, inte det som redan har tjänats in.

Det du inte kan proportionera bort

Proportionering gäller frivillig ledighetsrätt. Den sänker inte lagstadgade minimiregler under deras golv, och flera rättigheter proportioneras inte alls per år – FMLA-ledighet är fast 12 veckor oavsett när under året någon blir berättigad, och lagstadgad sjukledighet tjänas oftast in enligt ett eget schema.

Detta är allmän information, inte juridisk rådgivning. Reglerna om semester som lön varierar mellan amerikanska delstater och kanadensiska provinser.