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El permiso administrativo es un período en el que el empleado queda apartado de sus funciones pero sigue en plantilla, normalmente por decisión del empleador y no a petición del empleado.
Eso lo diferencia de todo lo demás en una política de ausencias. Las vacaciones, el permiso por enfermedad y el permiso parental los pide el empleado. El permiso administrativo, en cambio, se le impone. No se gana, no se acumula y normalmente no es opcional.
También se conoce como suspensión administrativa, suspensión con sueldo o permiso por investigación.
Por qué lo usan los empleadores
El uso principal es apartar al empleado mientras se lleva a cabo una investigación: una acusación de conducta indebida, una denuncia de acoso, un incidente de seguridad, una presunta infracción de las normas o una irregularidad financiera. Separar al empleado del lugar de trabajo protege las pruebas, a los testigos y al propio empleado mientras se aclaran los hechos.
Otros usos son totalmente neutros: una licencia o una habilitación de seguridad caducada, el cierre del centro de trabajo, una evaluación de aptitud pendiente o un puesto suspendido durante una reestructuración.
Esa variedad es la razón por la que la forma de comunicarlo importa. El permiso administrativo no es una sanción disciplinaria. Es una situación de espera hasta que se tome una decisión. Presentarlo como una sanción, antes de que haya ninguna conclusión, prejuzga el resultado y le da al empleado motivo de reclamación.
Más información en nuestro blog: Guía de RR. HH. sobre el permiso administrativo: políticas, procedimientos y tecnología
Retribuido o no: la trampa de los empleados exentos en EE. UU.
Para los empleados no exentos, la suspensión sin sueldo suele estar permitida: según la FLSA, se les paga por las horas trabajadas.
Para los empleados exentos, la cosa cambia por completo, y aquí es donde los empleadores salen perjudicados. Descontar parte del salario a un empleado exento puede romper el criterio de base salarial (salary basis test), y perder la exención significa deber horas extra, posiblemente con carácter retroactivo y para todo el grupo de empleados en una situación similar.
Según el 29 CFR 541.602(b)(5), una suspensión disciplinaria sin sueldo de un empleado exento solo está permitida si se cumplen estas tres condiciones:
- Se impone en días completos, nunca por una parte de la jornada
- Responde a la infracción de una norma de conducta grave en el lugar de trabajo: acoso, violencia, drogas o alcohol, conducta ilegal. El bajo rendimiento y la falta de asistencia no cuentan
- Se impone en virtud de una política escrita que se aplica a todos los empleados, no solo a los exentos
Si falla cualquiera de ellas, el descuento puede ser improcedente y poner en riesgo la exención. Por eso precisamente la mayoría de los empleadores ponen a los empleados exentos en permiso administrativo retribuido durante una investigación. No es generosidad: es la forma más barata de evitar que se impugne la exención.
Canadá: retribuido por defecto
El Tribunal Supremo de Canadá lo dejó zanjado en el caso Cabiakman v. Industrial Alliance. Una suspensión administrativa mientras dura una investigación solo es legal si:
- Es necesaria para proteger un interés empresarial legítimo
- Se impone de buena fe
- Dura un período relativamente corto y determinado
- Es retribuida, salvo en circunstancias excepcionales
Una suspensión sin sueldo que no cumple estas condiciones conlleva un riesgo real de despido encubierto (constructive dismissal), y al empleado que la rechaza no se le considera dimisionario. Incluso cuando una política permite la suspensión sin sueldo, aplicarla de forma automática sin justificarla se ha considerado despido encubierto.
La regla práctica para los empleadores canadienses: pagarla, que sea breve y dejar por escrito el motivo.
Empleados federales de EE. UU.: límites legales
En la administración federal, el permiso administrativo es una categoría definida con límites estrictos. Tras la Administrative Leave Act de 2016, la norma definitiva de la OPM, en vigor desde enero de 2025, limita el permiso administrativo ordinario a 10 días laborables por año natural y obliga a los organismos a registrarlo.
Las ausencias más largas deben reclasificarse como permiso por investigación (investigative leave, de 30 a 90 días laborables, con prórrogas que requieren notificación al Congreso) o permiso de preaviso (notice leave, durante el plazo de preaviso de una medida desfavorable propuesta). La reforma existe porque algunos organismos tenían a empleados aparcados en permiso retribuido durante meses o incluso años, un problema que también tienen los empleadores privados, pero sin las salvaguardas legales.
Cómo hacerlo bien
- Deja el motivo por escrito y di de forma explícita que no es una medida disciplinaria ni una conclusión de que haya habido una falta
- Fija una fecha de fin, aunque sea provisional. El riesgo legal se concentra en el permiso administrativo indefinido
- Decide la retribución antes de actuar, no después: las normas sobre empleados exentos que hemos visto antes hacen que esa decisión sea irreversible
- Define las condiciones: si el empleado conserva el equipo y el acceso a los sistemas, si debe seguir localizable y con quién puede contactar
- Mantén las prestaciones y la acumulación de ausencias, ya que la relación laboral continúa
- Regístralo como un tipo de ausencia propio. No es PTO ni permiso por enfermedad, y nunca debe descontarse de los días que le corresponden al empleado
- No escondas dentro de él obligaciones de adaptación o de la FMLA: el permiso administrativo no sustituye a conceder una ausencia o una adaptación a la que el empleado tiene derecho
Preguntas frecuentes
¿El permiso administrativo es retribuido? Normalmente sí, y en Canadá tiene que serlo, salvo en circunstancias excepcionales. En EE. UU., la suspensión sin sueldo de un empleado exento está limitada por las normas de base salarial de la FLSA.
¿Que me den un permiso administrativo significa que tengo problemas? No necesariamente. Es una situación neutra a la espera de una decisión, y también se usa en cierres, habilitaciones y cuestiones de licencias.
¿Cuánto puede durar? En el sector privado no hay un límite general, pero un permiso indefinido es la principal fuente de exposición legal. En los organismos federales de EE. UU. el límite es de 10 días laborables antes de tener que reclasificarlo.
Esta entrada ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas sobre suspensión y base salarial varían según el estado de EE. UU. y la provincia de Canadá: busca asesoramiento antes de suspender a alguien sin sueldo.
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