PTO por adelantado

Conceder el PTO por adelantado significa asignar a un empleado todo su derecho anual de ausencias de una sola vez, al inicio del año de ausencias o en su fecha de incorporación, en lugar de que lo vaya acumulando poco a poco a lo largo del año.

Alguien con 15 días tiene los 15 disponibles en enero. Con un modelo de acumulación tendría 1,25 días en enero y no llegaría a los 15 hasta diciembre.

Ver también el modelo opuesto: Acumulación de ausencias

La contrapartida

La acumulación va concediendo el derecho a medida que se genera. El PTO por adelantado lo concede antes de que se genere. Todo lo demás se deriva de esa única diferencia.

Lo que ganas es sencillez. No hay tasa de acumulación que configurar, ni saldos a mitad de año que explicar, ni conversaciones incómodas con una nueva incorporación que quiere una semana libre en marzo y solo ha acumulado dos días. Los empleados pueden planificar el año con antelación, que es como la gente reserva de verdad sus vacaciones.

Lo que pierdes es el freno natural. Un empleado puede tomarse toda su asignación en el primer trimestre y dimitir en el segundo, después de haber usado tiempo que aún no había generado. La pregunta que decide si el PTO por adelantado te conviene es sencilla: cuando eso pasa, ¿puedes recuperar algo?

En la mayoría de los sitios, la respuesta es no, o no de forma fiable. Eso no es motivo para evitarlo: es un coste que hay que tener en cuenta.

Estados Unidos

Aquí conceder el PTO por adelantado no solo está permitido: en el caso del permiso por enfermedad, se premia.

Las leyes estatales de permiso por enfermedad lo tratan como un atajo para cumplir la normativa. La mayoría de las leyes de permiso por enfermedad basadas en la acumulación vienen con obligaciones de transferencia, límites de uso y seguimiento de la acumulación. Si concedes de entrada todo el importe legal, en general quedas exento de todo ese mecanismo.

California es el ejemplo más claro. Según la ley SB 616, el empleador que concede los cinco días o 40 horas completos al inicio de cada año de empleo, año natural o período de 12 meses no tiene obligación de hacer seguimiento de la acumulación ni de transferir el tiempo no utilizado. Para un empleador con presencia en varios estados, conceder por adelantado el importe aplicable más alto suele ser la forma más sencilla de cumplir varias leyes a la vez.

El problema de la recuperación es la otra cara. Si un empleado usa tiempo concedido por adelantado y se va antes de haberlo generado, recuperar su valor del último pago es difícil y, a veces, imposible.

California es estricta: están prohibidos los descuentos en la última nómina para recuperar una deuda con el empleador incluso con autorización previa por escrito, porque retener el último salario se considera que el empleador se toma la justicia por su mano. Otros estados lo permiten con un acuerdo firmado; varios no. En el caso de los empleados exentos, las normas sobre la base salarial limitan los descuentos en cualquier caso.

La consecuencia práctica: trata la asignación concedida por adelantado como dinero que quizá no recuperes, y dimensiónala en consecuencia.

Las incorporaciones a mitad de año requieren prorrateo. Conceder la asignación de un año entero a alguien que empieza en octubre es un regalo que no se puede deshacer. La mayoría de las políticas de PTO por adelantado prorratean el primer año y conceden la asignación completa a partir del siguiente año de ausencias.

Canadá

Conceder por adelantado el tiempo de vacaciones es sencillo. Conceder por adelantado la retribución de vacaciones no tiene sentido, porque son dos derechos distintos.

La retribución de vacaciones legal se calcula como un porcentaje del salario realmente percibido, normalmente un 4 %, que aumenta con la antigüedad. Ese porcentaje se aplica a los ingresos a medida que se pagan, diga lo que diga tu política sobre cuándo quedan disponibles los días. Un empleado al que se conceden tres semanas en enero no ha generado por ello tres semanas de retribución de vacaciones, así que en Canadá una política de PTO por adelantado funciona junto al cálculo legal, no en su lugar.

A nivel internacional

Reino Unido. El modelo legal es por adelantado a partir del primer año, algo que sorprende a mucha gente. El artículo 15A de las Working Time Regulations limita al trabajador a las vacaciones acumuladas hasta ese momento (una doceava parte del derecho anual por mes), pero solo durante su primer año de empleo. Después no se aplica ninguna restricción de ese tipo, así que las 5,6 semanas completas están disponibles desde el inicio de cada año de ausencias.

Para recuperar vacaciones tomadas por encima del derecho hace falta un acuerdo escrito en el contrato o el consentimiento previo del empleado. Sin esa cláusula no puedes descontar nada.

Australia. El modelo contrario. Según los National Employment Standards, las vacaciones anuales se acumulan progresivamente a lo largo del año, así que el derecho legal no puede concederse por adelantado de pleno derecho. Es habitual que los empleadores permitan tomar vacaciones por adelantado de mutuo acuerdo, normalmente con una cláusula de descuento por escrito.

Cómo hacer que funcione

• Prorratea el primer año y concede la asignación completa por adelantado a partir del siguiente año de ausencias
• Consigue un acuerdo de descuento por escrito cuando tu jurisdicción lo permita, y asume que en algunas, como California, no servirá de nada
• Plantéate una concesión parcial por adelantado: la mitad al principio y la otra mitad a mitad de año, para conservar casi toda la sencillez reduciendo el riesgo a la mitad
• Concede por adelantado el permiso por enfermedad legal de forma deliberada, ya que en EE. UU. te libera de la transferencia y del seguimiento de la acumulación
• Decide aparte la regla de transferencia. Una transferencia ilimitada sumada al PTO por adelantado dispara rápidamente el pasivo por PTO
• Vigila la cobertura en el primer trimestre. Que todo el mundo tenga el saldo completo en enero es justo lo que concentra los solapamientos

Preguntas frecuentes

¿Es mejor el PTO por adelantado que la acumulación? Es más sencillo de gestionar y mejor para los empleados que planifican con antelación, a cambio de un riesgo real si alguien se va después de haber usado más de lo que había generado.

¿Se puede recuperar el PTO concedido por adelantado si alguien dimite? Rara vez, y en California prácticamente nunca a través de la última nómina. Da por hecho que no puedes.

¿El PTO por adelantado afecta a la transferencia de ausencias? No automáticamente: es una decisión de política aparte. En el caso del permiso por enfermedad legal en EE. UU., conceder por adelantado todo el importe suele eliminar la obligación de transferencia.

¿Deben recibir las nuevas incorporaciones la asignación completa? Normalmente se prorratea durante el primer año incompleto y se concede completa a partir del siguiente año de ausencias.

Esta entrada ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas sobre descuentos y permiso por enfermedad varían según el estado de EE. UU. y la provincia de Canadá.