Comment Almeida & Carlson a centralisé le suivi des congés et permis à son équipe de les gérer en autonomie
| Secteur | Assurance |
| Localisation | Sandwich, MA |
| Taille de l’équipe | 11-50 employés |
Almeida & Carlson est une agence d’assurance bien établie, avec trois bureaux, une équipe de 25 employés et plusieurs collaborateurs à temps partiel. L’entreprise propose une large gamme de solutions d’assurance aux particuliers et aux entreprises, avec un service personnalisé et des options de couverture sur mesure. Réputée pour son engagement envers la satisfaction client, l’équipe d’Almeida & Carlson accorde la priorité à des processus internes efficaces afin de mieux servir ses clients.
Le défi : un suivi des congés chronophage et source d’erreurs
Avant d’adopter Vacation Tracker, Almeida & Carlson utilisait des feuilles de calcul Excel pour suivre les congés des employés. Jennifer Buckley le décrit comme un « système fondé sur la confiance » : les employés étaient honnêtes, mais le processus prêtait à confusion. L’équipe rencontrait souvent des problèmes, comme des formules cassées ou des suppressions accidentelles, qui entraînaient des écarts en fin d’année.
Jennifer explique : « Nous utilisions Excel pour suivre les congés, mais nous n’utilisons Excel pour rien d’autre. » Les gens ne savaient donc pas vraiment comment il fonctionnait et supprimaient des formules par erreur. Résultat : certains employés pensaient avoir plus de congés qu’ils n’en avaient réellement. À la fin de l’année, c’était toujours le chaos. Il leur fallait un système capable de montrer à chacun combien de congés il lui restait, sans approximations.
Ces erreurs ne venaient pas d’un manque d’honnêteté, mais de la complexité du système. Le manque de visibilité et le caractère manuel du processus rendaient le suivi des congés frustrant pour toutes les personnes concernées.
L’ancien processus : manuel et inefficace
Avant Vacation Tracker, demander et suivre des congés était fastidieux et sujet aux erreurs humaines. Les employés qui souhaitaient demander un congé devaient passer par une série d’étapes manuelles :
- E-mail au manager : les employés envoyaient un e-mail à leur manager pour demander un congé. Il n’existait aucun format de demande standard, ce qui donnait parfois des demandes incomplètes ou peu claires.
- Approbation du manager : les managers devaient examiner manuellement chaque demande, puis répondre à l’e-mail pour l’approuver ou la refuser.
- Saisie dans la feuille de calcul : une fois la demande approuvée, l’employé devait l’enregistrer dans une feuille de calcul Excel partagée. Les erreurs étaient fréquentes : des dates incorrectes ou des formules supprimées par accident semaient la confusion.
- Vérifications mensuelles : à la fin de chaque mois, les managers devaient relire la feuille de calcul pour confirmer les congés pris. Il fallait pour cela recouper les e-mails, les entrées du calendrier et la feuille de calcul.
- Mise à jour du calendrier : l’équipe utilisait Microsoft Calendar pour savoir qui était absent du bureau. Les employés devaient ajouter manuellement leurs congés approuvés au calendrier.
Tous ces allers-retours de messages prenaient du temps et de l’énergie. Les managers devaient approuver les demandes, les employés mettre à jour la feuille de calcul, puis les managers tout revérifier plus tard. Cela prenait beaucoup trop de temps.
À la recherche d’une meilleure solution
Jennifer a découvert Vacation Tracker en le voyant utilisé dans une autre entreprise. Immédiatement séduite par sa simplicité et sa facilité d’utilisation, elle a décidé que ce serait aussi la solution idéale pour Almeida & Carlson.
L’impact de Vacation Tracker s’est fait sentir dans toute l’organisation :
L’équipe a rapidement constaté à quel point le processus était devenu plus simple avec Vacation Tracker. Tout était réuni au même endroit, ce qui supprimait les allers-retours de messages, les mises à jour manuelles du calendrier et les modifications de feuilles de calcul. Grâce à son design intuitif, la plateforme était accessible à tous.
Au-delà de la simplification du processus de congés, Vacation Tracker a aussi amélioré la communication au sein de l’équipe. Grâce aux notifications en temps réel et aux intégrations de calendrier, chacun pouvait facilement voir qui était au bureau ou absent. Cette visibilité a facilité la planification de la charge de travail et réduit les malentendus.
Conclusion
En adoptant Vacation Tracker, Almeida & Carlson a remplacé un processus manuel et confus par un système simple et automatisé. Les employés disposent désormais d’une vue précise et en temps réel de leurs congés restants, tandis que les managers gagnent le temps auparavant consacré aux tâches administratives.
Le nouveau système a eu un impact notable : des processus plus rapides et plus fiables, et une visibilité dont l’équipe avait grand besoin. Vacation Tracker a nettement amélioré leur suivi des congés et leur fonctionnement au quotidien.
