SBA Lawyers est spécialisé dans la représentation de compagnies d’assurance, auxquelles il fournit conseils et services juridiques experts. Avec une équipe d’environ 30 professionnels, le cabinet accorde une grande importance à l’efficacité et à la transparence dans tous ses processus, y compris la gestion des congés.
Le défi : le chaos du suivi manuel des congés
Avant d’adopter Vacation Tracker, SBA Lawyers gérait les congés manuellement, à l’aide de feuilles de calcul et de calendriers. Melody Plummer, arrivée comme comptable en 2021, a hérité des tâches RH et de paie, dont le suivi des congés.
« Suivre les congés dans une feuille de calcul n’avait aucun avantage, tout était manuel ».
Les demandes de congés arrivaient par e-mail et elle devait saisir les données à la main dans un fichier Excel. Gérer les changements de dernière minute, les annulations et les nouvelles réservations était long et source d’erreurs. Elle tenait en plus un fichier Excel séparé pour la couverture de l’équipe, qui améliorait la visibilité mais demandait toujours des mises à jour manuelles quotidiennes.
La solution : une amélioration de 100 % avec Vacation Tracker
Le déclic est venu lorsque le processus manuel est devenu trop chronophage. SBA Lawyers a découvert Vacation Tracker dans la boutique d’applications Microsoft Teams. La mise en place a été rapide, et l’équipe s’est adaptée sans difficulté au nouveau système.
« Une amélioration de 100 % »
« Tout y est, centralisé et automatisé. »
Le passage des feuilles de calcul à un outil de gestion des congés automatisé a supprimé le travail manuel et libéré du temps à Melody pour se consacrer à des tâches stratégiques.
Les résultats : efficacité et visibilité
Avec Vacation Tracker, SBA Lawyers a obtenu :
- Gestion centralisée des congés : fini de jongler avec les feuilles de calcul, tout est désormais au même endroit.
- Meilleure visibilité sur l’équipe : les employés voient facilement qui est absent et vérifient la couverture directement dans Microsoft Teams.
- Gain de temps : Melody n’a plus besoin de mettre à jour des feuilles de calcul à la main, ce qui allège la charge administrative.
- Des équipes plus satisfaites : grâce à l’interface intuitive, la prise en main a été facile et toute l’équipe a adopté l’outil rapidement et avec enthousiasme.
Conclusion
En passant à Vacation Tracker, SBA Lawyers a transformé un processus manuel fastidieux en un système simple et efficace. La charge de travail de Melody a nettement diminué, et le cabinet bénéficie désormais d’une visibilité complète et d’une gestion des congés automatisée, au service de sa mission d’efficacité opérationnelle et de transparence au sein de l’équipe.
