Abwesenheitsnotiz (OOO)

Out of Office (OOO) bezeichnet den Status, nicht bei der Arbeit und nicht erreichbar zu sein, sowie die automatische Antwort, die ihn ankündigt – die Abwesenheitsnotiz. Der Ausdruck umfasst sowohl den Zustand als auch die Nachricht, und genau dort beginnt die Verwirrung.

OOO ist ein Status, keine Urlaubsart. Jemand kann abwesend sein, ohne Urlaub zu haben – auf Reisen, auf einer Konferenz, auf einer Workation – und Urlaub haben, ohne als abwesend gekennzeichnet zu sein, weil die Nachricht vergessen wurde.

Zwei Systeme, die nicht miteinander sprechen

Ihr Urlaubssystem weiß, wer frei hat. Ihr Mailserver weiß, wer eine automatische Antwort eingerichtet hat. Standardmäßig weiß keines vom anderen.

Diese Lücke führt zu den bekannten Pannen: die Antwort „zurück am Montag“, obwohl die Buchung Donnerstag sagt, der genehmigte Urlaub ganz ohne automatische Antwort, die Nachricht, die noch eine Woche nach der Rückkehr läuft. Weniger Nachlässigkeit als die vorhersehbare Folge davon, dass jemand dieselben Informationen zweimal, an zwei Stellen eingeben soll, während er gerade gehen will.

Es lohnt sich, das zu beheben, denn die automatische Antwort leistet echte Arbeit. Sie ist der einzige Mechanismus, der die Grenze eines gebuchten Urlaubs durchsetzt. Ohne sie ist die Abwesenheit erfasst, der Absender weiß nichts davon, und die Arbeit kommt trotzdem an – der mechanische Beginn von Leaveism.

Siehe auch: So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz im Outlook-Kalender ein

So richten Sie Abwesenheitsantworten in Google Kalender ein

So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams (und Outlook) ein

Was eine gute Abwesenheitsnotiz leistet

Vier Aufgaben, geordnet danach, wie oft sie misslingen:

• Sie sagt, wann Sie zurück sind – der erste Arbeitstag, an dem Sie tatsächlich erreichbar sind, nicht der Tag, an dem Ihr Flug landet
• Sie sagt, was mit der Nachricht passiert – wer vertritt oder dass sie warten wird. Beides ist in Ordnung; Schweigen nicht
• Sie nennt keinen Grund. „Im Jahresurlaub“ ist in Ordnung. Medizinische Details nicht, und sie sollten nicht automatisch im Namen einer Person offengelegt werden
• Sie verspricht keine Erreichbarkeit

Der letzte Punkt verdient eine eigene Zeile, denn „Ich werde meine E-Mails gelegentlich abrufen“ ist der selbstschädigendste Satz der Arbeitskommunikation. Er verwandelt Urlaub in Erreichbarkeit und lädt genau zu dem Kontakt ein, den die Nachricht abwehren soll. Wenn Sie wirklich in Bereitschaft sind, sagen Sie, wen man wann anrufen soll. Wenn nicht, bieten Sie es nicht an.

Noch etwas, das übersehen wird: Eine Kollegin oder einen Kollegen als Vertretung zu nennen, funktioniert nur, wenn diese Person zugestimmt hat, den Kontext kennt und nicht selbst abwesend ist. Eine Übergabe ohne Zustimmung verschiebt nur den Frust.

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Das Sicherheitsproblem

HR-Inhalte erwähnen das nie; Sicherheitsteams denken an kaum etwas anderes.

Eine automatische Antwort ist eine ausgehende Offenlegung an alle, die Ihnen schreiben – auch an jene, die Ihnen nur schreiben, um es herauszufinden. Zusammengenommen verraten Abwesenheitsnotizen Abwesenheitsdaten, Namen und Kontaktdaten von Kollegen, Positionen und Berichtslinien, das Format der E-Mail-Adressen sowie interne Tonalität und Signaturkonventionen: nahezu ein vollständiger Werkzeugkasten für Identitätsbetrug.

Der Angriff ist banal und wirksam – eine betrügerische Zahlungs- oder Gehaltsänderungsanforderung, an die richtige Person geschickt, zeitlich genau in dem Fenster, in dem die genehmigende Person nachweislich abwesend ist und jemand Unerfahreneres vertritt. Business Email Compromise beruht genau auf diesem Timing.

Die Gegenmaßnahmen kosten wenig:

• Verweisen Sie bei dringenden Anliegen auf ein Team- oder gemeinsames Postfach statt auf eine namentlich genannte Person
• Halten Sie externe Antworten vage bei den Daten – „derzeit nicht erreichbar“ statt eines genauen Rückkehrdatums
• Verwenden Sie unterschiedliche interne und externe Nachrichten, was die meisten Mailplattformen von Haus aus unterstützen
• Stellen Sie eine Standardvorlage bereit, statt alle ihre eigene formulieren zu lassen

Wenn jemand das Unternehmen verlässt

Dann gelten andere Regeln, und sie sind konkreter, als die meisten erwarten. Europäische Datenschutzbehörden betrachten das Postfach ausgeschiedener Beschäftigter als fortlaufende Verarbeitung: Die belgische Aufsichtsbehörde hat einen Monat als angemessenen Zeitraum angesehen, um es mit einer automatischen Antwort aktiv zu halten, bei leitenden Positionen oder alleinigen Rolleninhabern bis zu etwa drei Monaten, und fünf Monate als unverhältnismäßig eingestuft. Die Nachricht sollte sagen, dass die Person die Funktion nicht mehr innehat, und nennen, an wen man sich stattdessen wenden kann.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte eine Abwesenheitsnotiz enthalten? Ihr Rückkehrdatum, wer Sie vertritt oder dass die Nachricht warten wird – und nichts darüber, warum Sie abwesend sind.

Sollte eine Abwesenheitsnotiz den Grund der Abwesenheit nennen? Nicht mehr als „im Urlaub“. Medizinische oder persönliche Gründe sollten nicht automatisch verbreitet werden.

Ist es sicher, eine Kollegin oder einen Kollegen zu nennen? Nur mit deren Zustimmung – und bei externen Antworten ist ein gemeinsames Postfach sicherer als eine namentlich genannte Person.

Wie lange sollte eine automatische Antwort aktiv bleiben, nachdem jemand das Unternehmen verlassen hat? Europäische Aufsichtsbehörden haben etwa einen Monat als angemessen angesehen, länger nur bei leitenden Positionen.

Mehr dazu in unserem Blog: 5 Beispiele für Abwesenheitsnotizen, die Sie verwenden können

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