Permiso por estudios

El permiso por estudios es el tiempo libre que se concede para formarse: asistir a clases, presentarse a exámenes, realizar trabajos académicos o cumplir requisitos de desarrollo profesional. Que sea retribuido, no retribuido o solo un derecho a pedirlo depende casi por completo del lugar donde trabaje el empleado.

El término tiene tres significados distintos, y cada lector busca uno diferente:

• Permiso por estudios en la empresa: un beneficio laboral o un derecho legal, que es el que tratamos aquí
• Permiso por estudios en la formación médica: en el NHS, un contingente contractual de días más un presupuesto para médicos y dentistas en formación
• Permiso por exámenes o de estudio: días sin clase para que los alumnos preparen los exámenes, que no es en absoluto un permiso laboral

Retribuido, no retribuido o solo un derecho a pedirlo

Se llama permiso por estudios a tres cosas distintas, y confundirlas es lo que causa la mayor parte de los malentendidos:

• Permiso por estudios retribuido: se mantiene el salario total o parcialmente. Es un derecho legal, como en Alemania, o un beneficio que la empresa concede a su criterio.
• Permiso por estudios no retribuido: el puesto está protegido, pero no se cobra. Es habitual en programas largos, como un máster a tiempo completo.
• Derecho a solicitarlo: no hay derecho al permiso en sí, solo a pedirlo y a recibir una respuesta formal. Es el modelo del Reino Unido.

Dónde el permiso por estudios es un derecho legal

Alemania: el Bildungsurlaub

El derecho legal más sólido de Europa. Catorce de los dieciséis estados federados alemanes tienen una ley de permiso de formación; solo Baviera y Sajonia carecen de ella.

El esquema habitual es de cinco días laborables retribuidos al año, que a menudo se expresan como diez días en dos años naturales, normalmente tras seis a doce meses de antigüedad. Los cursos deben estar reconocidos oficialmente por la ley de ese estado, y este es el detalle que se les escapa a los empleadores: un curso aprobado en un estado no lo está automáticamente en otro. La ley aplicable la determina el lugar de trabajo del empleado, no la sede de la empresa, algo muy relevante para cualquiera que gestione un equipo repartido por Alemania.

Reino Unido: el derecho a solicitarlo

Según la parte VIA de la Employment Rights Act 1996, los empleados pueden presentar una solicitud legal de tiempo libre para estudiar o formarse. Es un derecho más limitado de lo que se suele pensar:

• Solo se aplica a empleadores con 250 o más empleados
• Exige 26 semanas de antigüedad continuada
• No es retribuido, salvo que el empleador decida lo contrario
• Cubre la formación que ayude al empleado a desempeñar mejor su trabajo

El empleador puede denegarlo por cualquiera de los ocho motivos empresariales previstos, entre ellos el coste, la imposibilidad de reorganizar el trabajo entre el personal existente, la imposibilidad de contratar a un sustituto, un efecto perjudicial en la calidad o el rendimiento, la falta de trabajo durante los períodos propuestos o un conflicto con cambios estructurales previstos. La denegación debe comunicarse por escrito, y el empleado tiene derecho a recurrirla.

Así que, en el Reino Unido, se trata de un derecho a un proceso justo, no de un derecho al permiso.

Otros países

Varios países tienen marcos de licencia pagada de estudios inspirados en el Convenio 140 de la OIT. También hay disposiciones en convenios colectivos, acuerdos sectoriales y normas de aprendizaje; en muchos sistemas, el tiempo de formación del aprendiz fuera del puesto de trabajo es obligatorio, no opcional.

Estados Unidos: sin derecho al permiso, pero con una ventaja fiscal

No existe un derecho legal federal al permiso por estudios. Lo que tienen los empleadores estadounidenses es la ayuda educativa de la sección 127 del IRC, que ha mejorado notablemente hace poco:

• Los empleadores pueden dar hasta 5250 $ por empleado y año en ayuda educativa libre de impuestos
• Desde 2026, ese límite está indexado a la inflación en lugar de congelado
• Los reembolsos de préstamos estudiantiles están incluidos de forma permanente, junto con la matrícula, las tasas y los libros; la disposición temporal de la CARES Act ya no tiene fecha de caducidad
• Los pagos pueden hacerse al empleado o directamente al prestamista

Esto exige un plan por escrito y está sujeto a normas de no discriminación. Es un mecanismo de financiación, no tiempo libre: el empleado puede seguir necesitando usar su PTO o una ausencia no retribuida para las horas que pasa en clase.

Qué debe prever una política de permiso por estudios

• Requisitos: antigüedad, tipo de contrato y si los empleados a tiempo parcial reciben días en proporción
• Criterio de pertinencia: si el curso debe estar relacionado con el puesto actual, con un puesto futuro o con ninguno
• Cantidad y formato: días al año y si pueden tomarse en medios días para clases vespertinas o en bloques de formación
• Retribución: retribuido por completo, en parte, no retribuido o retribuido solo los días de examen
• Aprobación y justificantes: plazo de preaviso, justificante de matrícula, certificado de asistencia y resultados
• Acuerdos de reembolso: si la empresa financia una titulación, si el empleado devuelve una parte decreciente al marcharse dentro de un plazo acordado. Es la cláusula que más a menudo falta y la que más conflictos genera
• Suspensos y abandono: qué ocurre si el empleado no termina el curso
• Relación con otras ausencias: si el permiso por estudios se descuenta del PTO o se controla por separado

Registrar correctamente el permiso por estudios

El permiso por estudios rara vez se comporta como un tipo de ausencia normal. A menudo se reparte entre distintos tratamientos retributivos (días de examen retribuidos, días de estudio no retribuidos), se toma en medios días en función del horario de trabajo, tiene un límite por año natural según una norma mientras que la financiación sigue otro ciclo y va ligado a justificantes que hay que conservar.

Controlarlo dentro de un saldo general de PTO destruye los informes que necesitas: ya no puedes mostrar cuánto tiempo de desarrollo concedió realmente la organización ni demostrar que se cumplió un derecho legal. Debe gestionarse como un tipo de ausencia propio, con su propio límite anual.

Preguntas frecuentes

¿El permiso por estudios es un derecho legal? En Alemania, sí, en catorce estados. En el Reino Unido, los grandes empleadores deben estudiar la solicitud, pero pueden denegarla por motivos empresariales. En EE. UU. y Australia no hay un derecho legal general, aunque los convenios sectoriales y colectivos pueden reconocerlo.

¿El permiso por estudios es retribuido? El Bildungsurlaub alemán es retribuido. El permiso por estudios legal del Reino Unido no se retribuye por defecto. En el resto de los casos, depende de la política de la empresa.

¿Puede el empleador denegar el permiso por estudios? Sí, en casi todos los sistemas; pero, donde existe un procedimiento legal de solicitud, la denegación debe basarse en motivos permitidos y comunicarse por escrito.

¿El permiso por estudios es lo mismo que un año sabático? No. Un permiso sabático suele ser más largo, a menudo no retribuido, y no está vinculado a unos estudios concretos.