Vous voulez rester informé des approbations de congés d'équipe sans être le responsable direct? Je vais vous montrer comment configurer les observateurs dans Vacation Tracker, ce qui vous permet de recevoir des notifications chaque fois que le congé de quelqu'un obtient l'approbation finale.
Regardez le tutoriel complet ci-dessus pour voir les étapes exactes en action.
Pourquoi vous pourriez avoir besoin de notifications d'observateur
Parfois, vous avez besoin de visibilité sur les approbations de congés sans faire partie de la chaîne d'approbation formelle. Peut-être que vous coordonnez des projets entre départements, gérez des ressources, ou avez simplement besoin de savoir quand des membres spécifiques de l'équipe seront absents. La fonctionnalité d'observateur résout ce problème en vous envoyant des notifications automatiques après l'approbation des congés.
Le meilleur? Vous n'avez pas besoin d'être le responsable de qui que ce soit ou même de faire partie de son département pour recevoir ces mises à jour.
Configurer les observateurs prend deux minutes
D'abord, connectez-vous à votre compte Vacation Tracker. Allez dans le menu de gauche et cliquez sur la section Départements.
Sélectionnez le département que vous souhaitez surveiller. C'est là que vous recevrez des notifications lorsqu'un membre de ce département voit son congé approuvé. Cliquez sur 'Modifier le département' pour accéder aux paramètres.
Faites défiler jusqu'à voir la section Flux d'approbation. Vous trouverez une case intitulée 'Notifier les observateurs après l'approbation finale.' C'est là que ça se passe.
Ajouter des adresses email d'observateurs
Entrez l'adresse e-mail (ou plusieurs adresses) de toute personne qui a besoin de ces notifications. Voici quelque chose d'utile: les adresses email n'ont pas besoin d'appartenir à des personnes de votre entreprise ou département. Vous pouvez ajouter des parties prenantes externes, des sous-traitants, ou toute autre personne qui doit rester informée.
Après avoir entré les adresses, faites défiler vers le bas et cliquez sur 'Mettre à jour le département'. C'est tout. Vos modifications sont maintenant actives.
Ce que les observateurs reçoivent réellement
Quand quelqu'un du département surveillé demande un congé et que son responsable l'approuve, les observateurs reçoivent une notification par email. Le timing compte ici: les notifications partent uniquement après l'approbation finale, pas pendant le processus d'approbation.
L'email lui-même est direct. Il affiche le nom de l'employé et les dates qui ont été approuvées pour son congé. Pas de superflu, juste l'information dont vous avez besoin pour rester informé.
Quand les notifications d'observateur se déclenchent
Le flux de notification fonctionne comme ça: un employé soumet une demande de congé, elle va à son responsable approbateur, le responsable l'approuve, et ensuite (et seulement ensuite) les observateurs reçoivent leur notification.
Ça veut dire que vous n'êtes pas alerté pour chaque demande en attente. Vous en entendez parler seulement une fois que la décision est finale.
Utiliser les observateurs dans votre organisation
Vous pouvez configurer différents observateurs pour différents départements. Cette flexibilité vous permet de créer des flux de notification personnalisés qui correspondent à la façon dont votre organisation fonctionne réellement.
Par exemple, votre équipe finance pourrait avoir besoin de notifications pour le département des ventes (pour suivre les absences liées aux commissions), tandis que vos chefs de projet pourraient surveiller le département d’ingénierie (pour planifier la capacité des sprints).
Obtenir de l'aide avec la configuration des observateurs
Si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration des observateurs, consultez le Centre d'aide Vacation Tracker. Il y a plusieurs articles couvrant différents types de notifications et paramètres.
Toujours bloqué? Contactez l'équipe support via chat ou email. Ils peuvent vous guider dans la configuration ou résoudre les problèmes avec votre configuration spécifique.
La fonctionnalité d'observateur est disponible que vous utilisiez Vacation Tracker avec Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, ou simplement par email. Le système de notification fonctionne de la même manière sur toutes les plateformes.
Nouveau sur Vacation Tracker? Lancez votre essai gratuit de 14 jours pour tester les observateurs et les autres fonctionnalités de gestion des congés.
