Dernière mise à jour le 4 novembre 2026
Changer d'outil de gestion des congés au 1er janvier paraît logique. Nouvelle année, nouveaux compteurs, on repart de zéro.
Le problème : décembre est le pire mois pour basculer. C'est le mois qui compte le plus d'absences selon notre rapport sur les tendances des congés, et parmi les équipes qui utilisent Vacation Tracker, environ 1 demande de congés sur 4 déposée en décembre concerne déjà l'année suivante.
Vous reprenez donc les soldes pendant que les salariés continuent de poser des jours dessus. Une bascule ratée, et janvier commence avec des soldes faux, des congés déduits deux fois et la même question qui revient : « Combien de jours me reste-t-il ? »
Voici comment changer d'outil proprement, avec un plan en 4 semaines et une checklist à imprimer. Il s'adapte à votre période de référence, qu'elle commence le 1er juin, le 1er janvier ou, au Québec, le 1er mai.
Quand basculer : janvier, début de période de référence ou cours d'année ?
Choisissez une date à laquelle les RH et la paie peuvent arrêter un solde fiable.
| Option | À privilégier si… | Point de vigilance |
|---|---|---|
| 1er janvier | Vous suivez l'année civile | Remplacements des fêtes et changements de fin décembre |
| Début de votre période de référence | Tout un groupe change de période en même temps | Les sites peuvent avoir des dates différentes |
| En cours d'année, après une clôture de paie | Vous voulez quitter l'ancien outil plus tôt | Séparer droits acquis, congés pris et congés posés |
| Date anniversaire d'embauche | Les droits suivent la date d'entrée | Migrer tout le monde à une date commune, sans toucher aux périodes individuelles |
En France, dans le secteur privé, la période de référence des congés payés court généralement du 1er juin au 31 mai, sauf accord fixant une autre période. Au Québec, l'année de référence va du 1er mai au 30 avril, sauf convention ou décret contraire.
Dans Vacation Tracker, environ 95 % des années de congés redémarrent le 1er janvier ; le 1er avril et le 1er juillet viennent ensuite.
Dans tous les cas, inutile d'attendre la date de réinitialisation pour changer de logiciel.
Quelles données reprendre dans le nouvel outil ?
Reprenez tout ce dont vous aurez besoin pour gérer les congés depuis le nouvel outil : soldes, reports, congés à venir et, si vous le souhaitez, tout l'historique des absences.
| Données à reprendre | Comment |
|---|---|
| Solde d'ouverture par salarié et type d'absence | À la date de bascule, en jours ou en heures |
| Reports de congés non pris | À part des droits de la période, avec leur échéance |
| Congés futurs validés | Dates, type d'absence, statut |
| Demandes en attente | Les traiter avant la bascule ou les faire reposer dans le nouvel outil |
| Historique des absences | L'importer pour réunir dossiers et rapports au même endroit, sans le déduire une seconde fois du solde d'ouverture |
| Circuits de validation | Les recréer et tester les remplaçants |
| Jours fériés de l'année suivante | Contrôler le calendrier de chaque site |
Vous gérez encore les congés dans un tableur ? Une fois tout repris, il devient une copie de sauvegarde en lecture seule, pas un second endroit où poser des congés.
Faites valider les règles avant de paramétrer l'outil
Parmi les équipes déjà établies dans Vacation Tracker, environ 1 sur 4 modifie ses politiques en janvier et près de la moitié corrige à la main le solde d'un salarié. Trancher ces questions en décembre vous évite ce rattrapage.
| Règle | Ce qu'il faut décider |
|---|---|
| Types d'absence | Les catégories suivies (congés payés, RTT, maladie, sans solde, parental, deuil, récupération) et la correspondance avec les anciens libellés |
| Droits | Le volume annuel, attribué d'avance ou acquis chaque mois, et le cas des temps partiels et des arrivées en cours de période |
| Report des congés payés | Le plafond et l'échéance par type d'absence, validés par les RH |
| Ancienneté | Les jours supplémentaires par palier, inscrits dans un tableau |
| Sites | Les règles et le calendrier de jours fériés de chaque salarié |
| Validation | Un valideur et un remplaçant par service, et qui valide les managers et la direction |
| Visibilité | Chacun voit qui est absent ; les motifs sensibles restent confidentiels |
Consignez ces décisions par écrit et faites-les approuver avant d'importer le moindre solde.
Comment reprendre les soldes et les reports sans erreur
- Fixez la date de bascule et annoncez quel outil reçoit les demandes à partir de ce jour.
- Figez l'ancien fichier à cette date. Une seule personne gère les changements urgents.
- Exportez les soldes par salarié et type d'absence, avec les reports et les congés futurs validés. Précisez l'unité : jours ouvrés, jours ouvrables ou heures.
- Rapprochez-les de la paie. Les chiffres doivent correspondre. Le calculateur d'acquisition des congés aide pour les vérifications ponctuelles.
- Saisissez les reports à part des droits de la période, avec leur échéance. Pour des compteurs N et N-1, notez les dates exactes derrière ces libellés.
- Testez cinq cas particuliers : une arrivée récente, un temps partiel, un solde négatif, une absence longue et un manager.
- Communiquez à chacun son solde d'ouverture et laissez une semaine pour signaler les erreurs.
L'erreur la plus fréquente : déduire deux fois les congés futurs. Si le solde exporté intègre déjà les congés posés, ne les importez pas une seconde fois comme déductions.
Les congés non pris sont-ils perdus au changement d'outil ? Non. Changer de logiciel ne modifie aucun droit. Les congés non pris suivent vos règles de report, avec leur période d'origine et leur échéance. Ne laissez jamais une valeur par défaut décider à la place des RH.
Où enregistrer les demandes déjà posées pour l'année suivante ?
Choisissez un seul endroit pour les demandes de l'année suivante et prévenez tout le monde.
| Option | Fonctionnement | À choisir quand… |
|---|---|---|
| A : Nouvel outil | Paramétrez d'abord les règles et jours fériés de l'année suivante, puis ouvrez les demandes | La configuration est prête et testée |
| B : Ancien outil jusqu'à la bascule | Reprenez la liste définitive une seule fois, le jour J | Vous avez besoin de temps pour tester |
Choisissez B tant que le nouvel outil n'est pas testé. Pour les absences à cheval sur deux périodes, vérifiez la déduction de chaque côté.
Pour préparer le planning des congés de l'année suivante, consultez les ponts et jours fériés de 2027.
Le plan de bascule en 4 semaines
| Semaine | Objectif | Travail à réaliser | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1 | Décider | Date, règles, responsables, date d'annonce | RH ou opérations, avec la paie |
| 2 | Paramétrer en silence | Sites, jours fériés, politiques, valideurs ; ajout des utilisateurs sans notification | Administrateur |
| 3 | Charger et tester | Soldes vérifiés ; pilote avec une équipe et un collègue peu technophile | Administrateur, paie, managers pilotes |
| 4 | Annoncer et lancer | Message court, démo de 15 minutes aux managers, ouverture, ancien fichier en lecture seule | Responsable du projet et managers |
La règle du jour J : « Ce qui n'est pas dans l'outil ne compte pas. »
Commencez en novembre et vous serez prêt avant le 1er janvier, avec le temps de corriger les écarts avant les fêtes.
Votre checklist pour changer d'outil de gestion des congés
Décisions
Paramétrage
Soldes
Équipe et communication
Jour de bascule
Deux premières semaines
Les deux premières semaines : ce qu'il faut surveiller
Dans Vacation Tracker, la première semaine de janvier est la plus lente de l'année pour les validations : environ 1 demande sur 4 attend plus d'une journée.
Désignez donc les remplaçants avant les fêtes, activez les rappels et programmez un récapitulatif quotidien des absences. Montrez à chacun où consulter son solde et réglez tout écart à partir de l'export validé. Après la première paie, retirez l'ancien tableur.
Comment passer à Vacation Tracker, étape par étape
Vacation Tracker est un logiciel de gestion des congés qui permet de poser, valider et suivre les absences dans Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace.
- Connectez votre espace de travail et ajoutez les utilisateurs. Inscrivez-vous avec Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace. Dans Équipe et flux de validation, allez dans Utilisateurs, puis Ajouter des utilisateurs. Sélectionnez les personnes dans l'annuaire et désactivez Informer les nouveaux utilisateurs jusqu'au lancement. Voir le guide d'ajout des utilisateurs.
- Créez les sites et les jours fériés. Dépliez Configuration des congés et cliquez sur Sites, puis créez un site. Réglez le fuseau horaire et les jours travaillés. Dans les jours fériés, importez l'année suivante en choisissant le pays et, si besoin, l'État ou la province.
- Réglez la date de début de période. Dans l'onglet Général du site, modifiez Date de réinitialisation du solde annuel de congés : Année fiscale pour une date commune, Date de prise de fonction de l'utilisateur pour les anniversaires. Voir le guide de réinitialisation des compteurs.
- Créez les types d'absence et les politiques. Dans Configuration des congés, créez vos types d'absence. Sur le site, ouvrez Politiques de congés et cliquez sur Attribuer une politique de congés. Définissez les droits (attribués d'avance ou acquis) et activez le report des congés non pris avec un plafond et une échéance.
- Affectez les services et les valideurs. Dans Équipe et flux de validation, allez dans Services, puis Créer un nouveau service. Ajoutez les membres et les valideurs, et prévoyez un remplaçant du valideur pour les congés.
- Chargez les reports. Dépliez Paramètres de l'espace de travail et cliquez sur Importations en masse. Sur la carte Solde Initial Reporté, téléchargez le modèle, renseignez le report de chaque salarié et importez-le. Pour les congés validés ou l'historique, utilisez la reprise des données de congés.
- Ajoutez des règles pour les périodes chargées (facultatif). Utilisez la période bloquée pour fermer certaines dates et le nombre maximal d'absents pour limiter les absences simultanées.
- Programmez les récapitulatifs et la synchronisation des calendriers. Dans Équipe et flux de validation, allez dans Notifications d'équipe, puis Nouvelle notification. Envoyez un récapitulatif quotidien ou hebdomadaire des absents dans un canal Microsoft Teams ou Slack, ou par e-mail. Activez la synchronisation avec Google Calendar ou Outlook.
- Lancez. Les salariés posent leurs congés depuis Microsoft Teams, Slack, le tableau de bord ou les applications mobiles, et consultent leur propre solde.
Démarrez l'essai gratuit de 14 jours de Vacation Tracker (sans carte bancaire) pour le paramétrage et le pilote. Le jour de la bascule, chaque site a ses jours fériés, ses règles et ses valideurs, et chaque salarié voit son solde dans Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace.
Gérez les congés de tous vos sites
Règles de congés et jours fériés pour chaque bureau, État ou pays, dans Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace.
Lav Crnobrnja
COO et co-fondateur de Vacation Tracker. Il adore partager ses connaissances et sa passion pour les startups, le business et l’IA. Quand il ne travaille pas, on le trouve souvent en train d’expérimenter avec des agents IA et d’explorer ce dont les dernières technologies sont capables.