La fin d'année semble se résumer à une opération : remettre les compteurs à zéro.
En réalité, ce sont six semaines de décisions, avec des règles différentes sur chaque site. Dans nos données, décembre concentre environ 1 jour de congé sur 7 de l'année, et la seule période du 21 au 31 décembre en représente près de 1 sur 10.
Si ces décisions arrivent trop tard, les congés non pris deviennent des litiges, trois personnes de la même équipe demandent le 27 décembre et les RH passent le mois à répondre à « combien de jours me reste-t-il ? ». Fixées dès novembre, les règles laissent à chacun le temps de s'organiser.
Ce guide traite les congés non pris site par site, l'afflux de demandes en décembre, les congés de Noël et la préparation de janvier. Une liste de contrôle vous attend à la fin.
Chaque site ajoute ses propres contraintes de calendrier
Confiez les règles locales à un référent par site et les besoins de présence aux responsables de service. Une date commune pour recueillir les demandes facilite la préparation, sans remplacer les échéances propres à chaque établissement.
Notre étude sur les tendances des congés montre que 88 % des entreprises multi-sites utilisent au moins deux calendriers de jours fériés. Pour 64 %, les droits à congés varient aussi selon le site.
Dans nos données, décembre représente environ 22 % des congés annuels en Australie, où c'est l'été. Cette part atteint 18 % en Allemagne, 16 % aux États-Unis et 14 % au Canada et en Pologne.
Part des jours de congé annuels pris en décembre, selon le pays de l'entreprise, avec la moyenne sur trois ans en dernière colonne.
| Pays | 2023 | 2024 | 2025 | Moyenne |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les entreprises | 14,6 % | 15,3 % | 15,4 % | 15,1 % |
| États-Unis | 15,5 % | 15,5 % | 15,9 % | 15,6 % |
| Canada | 14,2 % | 15,0 % | 14,4 % | 14,5 % |
| Royaume-Uni | 13,9 % | 14,5 % | 14,9 % | 14,4 % |
| Irlande | 16,3 % | 18,9 % | 18,6 % | 17,9 % |
| Allemagne | 13,7 % | 18,4 % | 17,8 % | 16,6 % |
| Pays-Bas | 13,8 % | 16,8 % | 15,5 % | 15,4 % |
| France | 13,6 % | 14,4 % | 17,8 % | 15,3 % |
| Espagne | 18,1 % | 18,0 % | 15,9 % | 17,3 % |
| Pologne | 14,2 % | 14,5 % | 13,9 % | 14,2 % |
| Suisse | 15,6 % | 17,6 % | 14,6 % | 15,9 % |
| Suède | 13,5 % | 13,1 % | 18,0 % | 14,9 % |
| Inde | 16,2 % | 17,3 % | 17,1 % | 16,9 % |
| Australie | 16,6 % | 19,5 % | 22,0 % | 19,4 % |
Demandez à chaque responsable de préciser les tâches à maintenir, y compris celles reprises par un autre bureau. Un effectif suffisant sur place ne garantit pas que les bonnes compétences seront disponibles.
Les compteurs de congés repartent-ils à zéro en janvier ?
Pas nécessairement : la période d'acquisition des droits et la période pendant laquelle les prendre ont leurs propres dates. Un nouveau compteur n'efface pas automatiquement les jours précédents.
| Site | Dates à vérifier |
|---|---|
| France | Acquisition généralement du 1er juin au 31 mai ; un accord peut prévoir d'autres dates, notamment l'année civile |
| Québec | Année de référence généralement du 1er mai au 30 avril ; vacances à prendre dans les 12 mois suivants |
| Autres sites | Année civile, autre période annuelle ou anniversaire d'embauche, selon les règles applicables |
En France, vérifiez séparément la période de référence des congés payés et la période de prise. Le 31 mai et le 31 décembre ne sont pas deux dates de remise à zéro interchangeables. Service-Public détaille les règles du secteur privé.
Au Québec, l'employeur, une convention collective ou un décret peut fixer une autre année de référence. La CNESST distingue cette année du délai pour prendre les vacances annuelles.
Que deviennent les congés non pris en fin d'année ?
Leur sort dépend du pays, de l'échéance applicable et du motif pour lequel ils restent disponibles. Séparez les congés légaux des jours supplémentaires et des RTT avant de décider d'un report ou d'une expiration.
Les congés non pris sont des jours acquis qui n'ont pas encore été utilisés.
| Traitement | Point à régler |
|---|---|
| Report | Nombre de jours et nouvelle date limite |
| Expiration | Conditions légales, information et possibilité réelle de prendre les jours |
| Indemnisation | Cas autorisé et montant dû |
| Traitement distinct | Règles propres aux congés légaux et aux autres jours |
Affichez le report des congés payés séparément des nouveaux droits. Chaque employé doit voir quels jours prendre en premier.
Repères locaux pour le secteur privé
| Site | Règle à retenir |
|---|---|
| France | Les jours peuvent être perdus à la fin de la période de prise, sauf report autorisé ou situation protégée, notamment si l'employeur a empêché leur prise. L'impossibilité de les prendre pour maladie ou accident ouvre un report de 15 mois selon les conditions légales. Service-Public. |
| Québec | Les vacances se prennent normalement dans les 12 mois suivant l'année de référence. L'employeur fixe les dates et les communique individuellement au moins quatre semaines avant. CNESST. |
| Allemagne | Les congés se prennent en principe dans l'année civile. Des raisons professionnelles urgentes ou personnelles permettent un report au premier trimestre suivant. Les obligations d'information et les exceptions restent à vérifier. BUrlG, article 7. |
| Pays-Bas | Les jours légaux expirent normalement six mois après l'année d'acquisition, avec des exceptions si leur prise était impossible. Un délai plus long peut être convenu. Gouvernement néerlandais. |
| Royaume-Uni | Le minimum général est de 5,6 semaines. Les possibilités de report dépendent de l'accord applicable et des cas protégés : maladie, congés légaux ou manquement de l'employeur, notamment. Acas. |
| Californie, États-Unis | Les congés acquis constituent du salaire et ne peuvent pas être supprimés. Un plafond raisonnable peut limiter l'acquisition future. California DLSE. |
En France, le report pour maladie a son propre calendrier. En principe, les 15 mois commencent à la réception des informations transmises par l'employeur après la reprise. Des règles particulières concernent les arrêts longs ; un accord peut allonger la durée. Voir les articles L3141-19-1 à L3141-21-1.
Peut-on imposer des congés avant la fin de l'année ?
En France, l'employeur peut imposer des congés lors d'une fermeture de l'entreprise, en respectant les règles de fixation des dates. Annoncez les dates de fermeture à Noël avant que les employés organisent leurs vacances.
À défaut de dispositions conventionnelles, l'employeur fixe la période et l'ordre des départs après avis du CSE, s'il existe. Il tient notamment compte de la situation familiale et de l'ancienneté : article L3141-16.
La période de prise doit être annoncée au moins deux mois avant son ouverture ; l'ordre des départs est communiqué un mois avant le départ. Ces délais sont distincts, selon les articles D3141-5 et D3141-6.
Au Québec, respectez le délai d'information individuel de quatre semaines indiqué par la CNESST. Vérifiez les soldes insuffisants avant d'annoncer la fermeture.
Rappelez les soldes avant qu'il soit trop tard pour partir
Envoyez un rappel individuel en novembre, puis début décembre et avant l'échéance concernée. Laissez assez de temps pour demander les jours et les prendre.
Dans l'Union européenne, l'arrêt C-684/16 de la CJUE s'oppose à la perte automatique des congés protégés si l'employeur n'a pas permis et encouragé leur prise, avec une information précise et suffisamment anticipée sur leur perte possible.
Le rappel doit indiquer :
- Le solde de congés restant après les demandes validées.
- Les jours reportables et leur date limite.
- La marche à suivre et la date limite des demandes.
Demandez aux responsables de proposer des créneaux disponibles. Un message d'expiration suivi de refus systématiques ne permet pas de prendre ses congés. Conservez les rappels et les solutions proposées.
Comment traiter l'afflux de demandes en décembre ?
Fixez les effectifs nécessaires, le délai des demandes et la règle de priorité avant de valider les départs. Vérifiez les compétences et les horaires, pas seulement le nombre de personnes présentes.
Notre étude le confirme : la semaine 52 concentre 6,3 % des jours de congé annuels, soit plus de trois fois une semaine moyenne.
Dans nos données, le délai médian entre la demande et le départ est d'environ 20 jours en décembre, contre 12 les autres mois. Publiez les règles début novembre, ou plus tôt si les délais locaux l'exigent.
- Définissez les tâches à maintenir dans chaque service et entre sites.
- Fixez une date limite de demande et une date de réponse.
- Annoncez comment départager les demandes concurrentes.
- Limitez les absences simultanées dans le service qui partage le travail.
- Bloquez les dates indispensables, uniquement pour les équipes concernées.
- Autorisez les échanges après vérification des compétences disponibles.
- Expliquez les refus par écrit et proposez d'autres dates.
À la mi-novembre, publiez les disponibilités restantes. Traitez les nouvelles demandes avec cette visibilité plutôt que de refaire le planning déjà validé.
Qui part à Noël ? Annoncez les priorités à l'avance
Cherchez d'abord des volontaires pour travailler, puis faites tourner la priorité d'une année à l'autre. Les mêmes personnes ne renoncent plus chaque année aux dates les plus demandées, dans le respect des critères locaux.
| Méthode | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Volontariat | Certains préfèrent partir à un autre moment |
| Rotation annuelle | Les mêmes dates sont demandées chaque année |
| Ordre des demandes | La fenêtre de demande et ce critère sont connus |
| Ancienneté pour départager | Les règles applicables la prévoient après les critères prioritaires |
| Tirage au sort | Les demandes restent équivalentes après les autres critères |
| Partage des horaires | Des plages plus courtes permettent de couvrir les réveillons |
Adaptez la rotation aux dates importantes pour chaque site. Les préférences peuvent différer entre Noël, la Saint-Sylvestre et le jour de l'An.
Conservez le planning pour la prochaine rotation. Montrez qui sera absent sans exposer les raisons personnelles, ni demander aux responsables de juger quels projets de vacances comptent le plus.
Préparez janvier sans confondre les périodes
Chargez les jours fériés, rapprochez les demandes des congés effectivement pris et appliquez les reports correspondants. Ouvrez de nouveaux compteurs uniquement là où une nouvelle période commence.
Repérez les ponts et jours fériés de 2027 et comparez les établissements avec le calendrier des jours fériés multi-sites. Vérifiez les jours travaillés avant de décompter une absence à cheval sur décembre et janvier.
Terminez les validations et annulations de décembre avant de reporter les soldes. Affichez les jours reportés, les nouveaux droits et leurs échéances respectives.
Pour la France et le Québec, gardez les dates locales d'acquisition et de prise. Une clôture administrative en janvier ne remplace pas ces périodes.
Si vous prévoyez de changer d'outil de gestion des congés, transférez les historiques nécessaires et vérifiez qu'aucune absence n'est décomptée deux fois. Faites contrôler les soldes par chaque référent avant l'envoi à la paie.
Liste de contrôle pour les congés de fin d'année
Télécharger en PDFNovembre
Décembre
Janvier
Gérer les congés de fin d'année avec Vacation Tracker
Vacation Tracker permet de demander, valider et suivre les congés avec des politiques et des jours fériés par site. Utilisez-le seul ou avec votre logiciel RH ou de paie : en fin d'année, le défi n'est pas le solde, mais l'application des mêmes règles sur tous les sites.
Appliquer les règles au bon site et au bon service
Période d'exclusion : avec une période d'exclusion avant Noël, le Support client des bureaux américains ne peut pas poser de congés du 14 au 24 décembre, chaque année. Une réponse automatique explique le motif du refus.
Utilisateurs absents maximum : une règle pour le pic d'activité de janvier maintient au moins la moitié du Support client américain au travail du 1er au 31 janvier. Dès que 50 % de l'équipe est absente, les nouvelles demandes sont refusées avec votre message.
Délai de prévenance : exigez, par exemple, deux semaines pour les demandes de décembre, en respectant les délais locaux.
Report avec date limite : transférez les jours autorisés vers la nouvelle période, avec le plafond et l'échéance propres au site.
Consulter les soldes dans les outils du quotidien
Les employés retrouvent leurs jours disponibles dans Microsoft Teams ou Slack, sans demander aux RH de chercher leur solde.
Les récapitulatifs quotidiens et hebdomadaires des absences arrivent dans un canal Microsoft Teams ou Slack. Les équipes de Google Workspace et celles utilisant uniquement la messagerie électronique les reçoivent par courriel. Les congés validés sont synchronisés avec Google Calendar et Outlook.
La validation va aussi plus vite : selon notre étude, le délai médian est de 32 minutes pour les demandes validées dans le chat, contre 152 minutes en dehors.
Pour examiner les soldes, demandez à Claude, ChatGPT ou Copilot Studio qui a encore des jours disponibles à Berlin, via le connecteur MCP de Vacation Tracker. L'accès respecte votre rôle et vos droits de visibilité.
Exportez le rapport des soldes par site pour préparer la paie de fin d'année.
Configurez les règles locales, puis gérez les demandes là où vos employés travaillent déjà. Essayez Vacation Tracker gratuitement pendant 14 jours.
Gérez les congés de tous vos sites
Règles de congés et jours fériés pour chaque bureau, État ou pays, dans Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace.
