Vacation Tracker vs Google Sheets | Quel est le meilleur outil pour suivre les congés ?

Vacation Tracker vs Google Sheets : quand un tableur ne suffit plus pour gérer les congés

Je compare Vacation Tracker et Google Sheets pour la gestion des congés des employés. Cette comparaison est un peu différente car Google Sheets n'est pas vraiment un outil de gestion des congés (c'est simplement un tableur), mais c'est pourtant l'une des façons les plus courantes dont les petites équipes suivent leurs absences.

La vraie question est la suivante : à quel moment un tableur fonctionne-t-il suffisamment bien, et à quel moment commence-t-il à créer plus de problèmes qu'il n'en résout ?

Regardez l'analyse complète ici : 

Pour qui Vacation Tracker est-il conçu ?

Vacation Tracker fonctionne pour toute taille d'équipe, mais il excelle vraiment lorsque le responsable RH est débordé et fatigué que les gens lui demandent constamment leurs soldes de congés. Vous connaissez la chanson : « Combien de jours me reste-t-il ? » « Puis-je prendre ce jour de congé ? » « Quel est mon solde ? »

Nous l'avons spécifiquement conçu pour fonctionner dans Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, ou notre application mobile. Cela signifie qu'il vit là où votre équipe travaille déjà, de sorte que personne n'a besoin de changer son flux de travail ni d'apprendre une nouvelle plateforme.

Pour qui Google Sheets est-il conçu ?

Google Sheets est conçu pour toute personne souhaitant utiliser un tableur. C'est un outil polyvalent. De nombreuses personnes ont créé des tableurs personnalisés pour la gestion des congés qu'ils vendent, et des tutoriels en ligne vous montrent comment créer le vôtre.

Pour les petites équipes, suivre les congés avec une feuille Google est logique. C'est gratuit, familier, et cela ne nécessite pas l'achat d'un nouveau produit. Mais à mesure que votre équipe grandit et que les politiques se complexifient, cela devient un véritable casse-tête.

Les principaux atouts de Vacation Tracker

Vacation Tracker est entièrement axé sur la gestion des congés et rien d'autre. Ce n'est pas une plateforme RH généraliste qui essaie de tout faire. Nous n'ajoutons pas de suivi du temps ni d'autres fonctions RH. Nous l'avons spécifiquement conçu pour gérer les absences et s'intégrer avec des logiciels de paie comme ADP via notre API ouverte.

Le processus de configuration peut être entièrement en libre-service (il existe une version gratuite), mais si vous souhaitez une aide supplémentaire pour l'intégration, nous avons une équipe dédiée qui vous aidera gratuitement.

Autre avantage majeur : une liste complète de politiques de congés est intégrée. Chaque cas particulier que votre entreprise pourrait avoir est déjà présent. Et si ce n'est pas le cas, vous pouvez le créer avec une politique de congés personnalisée ou en faire la demande. Nous effectuons constamment des mises à jour et ajoutons de nouvelles fonctionnalités. Cela signifie que Vacation Tracker s'adapte à vos politiques, et non l'inverse.

Pourquoi Google Sheets reste utile

Google Sheets présente de vrais avantages. Son coût est nul et il n'y a pas de paliers tarifaires. Pour un fondateur en bootstrapping ou une petite entreprise, il est logique de le faire soi-même.

Il y a aussi une familiarité universelle. Presque tout le monde sait créer un tableur. Si ce n'est pas votre cas, des tutoriels sont disponibles en ligne. Vous utilisez probablement déjà des tableurs pour d'autres fonctions, il est donc naturel de penser que le suivi des congés peut se faire de la même façon.

La complexité cachée de la gestion des congés

Ce qu'on ne vous dit pas, c'est qu'il y a une maintenance constante en arrière-plan. Il existe une multitude de politiques possibles pour le suivi des vacances : les accumulations, les droits basés sur l'ancienneté, les périodes de probation, les périodes de blocage, le nombre maximum d'utilisateurs absents simultanément.

Tout cela devient très vite très confus. C'est pourquoi Vacation Tracker devient une meilleure option pour la plupart des équipes une fois qu'elles dépassent les besoins de base.

Comparaison directe des tarifs

Google Sheets est gratuit (hormis le temps que vous y consacrez). Vacation Tracker dispose d'une version gratuite, mais si vous souhaitez débloquer davantage de fonctionnalités, vous aurez besoin d'un abonnement payant à 2 $ par utilisateur par mois ou 4 $ par utilisateur par mois.

Cela dit, Google Sheets a bien un coût. Il n'est simplement pas visible. Quelqu'un doit le construire. Quelqu'un doit le maintenir. Et il y a un flux constant de personnes qui viennent poser des questions sur les congés, les soldes et les approbations. Vacation Tracker propose un essai gratuit vous permettant de tester les formules payantes avant de vous engager.

Le temps nécessaire pour mettre en place une feuille Google dépend essentiellement de votre rapidité à la construire. Vacation Tracker est généralement opérationnel en moins d'une journée selon la taille de votre équipe. Il vous suffit d'inviter vos utilisateurs et de configurer vos politiques.

Les fonctionnalités qui distinguent Vacation Tracker

C'est là que l'écart est le plus important. Google Sheets ne propose aucun flux d'approbation, aucune approbation automatisée, aucun suivi des soldes ni de notifications, et aucune application des politiques. Vacation Tracker automatise tout cela.

L'application automatique des politiques expliquée

Qu'il s'agisse des périodes de probation, des périodes de blocage, des règles d'attribution basées sur l'ancienneté ou du nombre maximum d'utilisateurs absents simultanément, tout cela doit être suivi manuellement dans un tableur. Dans Vacation Tracker, c'est automatique.

En matière d'intégrations, Vacation Tracker fonctionne dans Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, une application mobile, ou simplement un navigateur internet classique. Cela signifie que les employés peuvent demander des congés là où ils travaillent déjà, sans interrompre leur flux de travail.

Il s'intègre également avec ADP, Zapier, et dispose d'une API ouverte, ce qui vous permet de l'intégrer avec pratiquement n'importe quoi. Google Sheets ne le fait pas vraiment. Il peut s'intégrer dans une certaine mesure avec les produits Google, mais vous n'obtenez pas l'intégration à grande échelle que vous avez avec Vacation Tracker.

Il est difficile d'obtenir de l'aide via le support Google, mais avec Vacation Tracker, nous proposons un chat en direct, un support par e-mail et un appel d'intégration général si vous souhaitez de l'aide pour la configuration.

Sécurité : Vacation Tracker est certifié SOC 2 Type 2 et conforme au RGPD. La sécurité de Google Sheets dépend de la façon dont votre organisation gère le partage de fichiers et les autorisations.

Quand les équipes dépassent les tableurs

Il n'existe pas d'approche universelle pour le suivi des congés. Si votre équipe compte moins de 10 personnes, se trouve sur un seul site et que vos politiques de congés ne sont pas très complexes, Google Sheets peut très bien fonctionner.

Mais dès que vous commencez à croître (plusieurs sites, plus d'utilisateurs, ou que vous êtes tout simplement submergé par les personnes qui vous interrogent chaque jour sur leurs soldes), cela devient un casse-tête.

Pourquoi Vacation Tracker existe

C'est précisément pour cela que Vacation Tracker a été conçu. Il est simple à configurer et la plupart des équipes sont opérationnelles en moins d'une journée. Parce qu'il vit à l'intérieur de Slack, Google Workspace ou Microsoft Teams, votre équipe n'a pas à se laisser distraire ni à changer quoi que ce soit à sa façon de travailler.

Pourquoi il vaut la peine de tester les deux options

Les deux options ont des points d'entrée gratuits. Si vous lisez ceci, vous utilisez probablement déjà une feuille Google. Il n'y a donc aucune raison de ne pas tester Vacation Tracker pour voir comment il se compare.

Nicholas Lydon