Fora do escritório (OOO)

Fora do escritório (out of office, OOO) é a condição de estar longe do trabalho e indisponível, e também a resposta automática que a anuncia. A expressão cobre tanto a condição quanto a mensagem, e é aí que começa a confusão.

OOO é um status, não um tipo de licença. Alguém pode estar fora do escritório sem estar de licença (viajando, em uma conferência, em uma workation) e estar de licença sem estar “fora do escritório”, porque esqueceu de configurar a mensagem.

Dois sistemas que não conversam entre si

Seu sistema de licenças sabe quem está de folga. Seu servidor de e-mail sabe quem configurou uma resposta automática. Por padrão, nenhum dos dois sabe do outro.

Essa lacuna gera as falhas de sempre: a resposta dizendo “volto na segunda” quando a reserva diz quinta, a licença aprovada sem nenhuma resposta automática, a mensagem ainda ativa uma semana depois que a pessoa voltou. Menos descuido do que o resultado previsível de pedir a alguém que digite a mesma informação duas vezes, em dois lugares, justamente quando está tentando sair.

Vale corrigir, porque a resposta automática faz um trabalho real. Ela é o único mecanismo que impõe o limite da licença marcada. Sem ela, a ausência fica registrada, o remetente não sabe e o trabalho chega mesmo assim: o começo mecânico do leaveism.

Veja também: How to Set Up Out of Office in Outlook Calendar

Como configurar respostas de ausência no Google Agenda

Como configurar a ausência no Microsoft Teams (e no Outlook)

O que uma boa resposta faz

Quatro funções, na ordem de quantas vezes são malfeitas:

• Diz quando você volta: o primeiro dia útil em que você realmente estará disponível, não o dia em que o seu voo pousa
• Diz o que acontece com a mensagem: quem está cobrindo, ou que ela vai esperar. As duas opções servem; o silêncio, não
• Não informa o motivo por conta própria. “De férias” está ótimo. Detalhes médicos, não, e não devem ser divulgados automaticamente em nome de ninguém
• Não promete disponibilidade

Esta última merece uma linha à parte, porque “vou verificar os e-mails de vez em quando” é a frase mais contraproducente da comunicação no trabalho. Ela transforma a licença em disponibilidade e convida justamente o contato que a mensagem existe para evitar. Se você estiver mesmo de plantão, diga para quem ligar e quando. Se não estiver, não ofereça.

Mais uma coisa que costuma passar despercebida: indicar um colega como substituto só funciona se ele concordou, conhece o contexto e também não está fora. Uma passagem de bastão sem combinar só transfere a frustração.

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O problema de segurança

Os conteúdos de RH nunca falam disso; as equipes de segurança quase não pensam em outra coisa.

Uma resposta automática é uma divulgação enviada a qualquer pessoa que mande um e-mail para você, inclusive a quem mandou só para descobrir. Juntas, as mensagens de OOO vazam datas de ausência, nomes e contatos de colegas, cargos e linhas hierárquicas, o formato dos endereços de e-mail e o tom e as assinaturas usados internamente: quase um kit completo para se passar por alguém.

O ataque é banal e eficaz: um pedido fraudulento de pagamento ou de alteração na folha, enviado à pessoa certa, no momento em que se sabe que o aprovador está fora e alguém menos familiarizado está cobrindo. O comprometimento de e-mail corporativo (business email compromise) depende exatamente desse momento.

As medidas de proteção são baratas:

• Direcione os assuntos urgentes para uma caixa de entrada da equipe ou compartilhada, em vez de uma pessoa específica
• Mantenha as respostas externas vagas quanto às datas: “indisponível no momento”, em vez de uma data exata de retorno
• Use mensagens internas e externas diferentes, o que a maioria das plataformas de e-mail permite nativamente
• Ofereça um modelo padrão, em vez de deixar cada um escrever o seu

Quando alguém sai da empresa

Valem outras regras, e elas são mais concretas do que a maioria das pessoas imagina. As autoridades europeias de proteção de dados tratam a caixa de e-mail de um ex-funcionário como um tratamento de dados em andamento: a autoridade belga considerou um mês o prazo razoável para mantê-la ativa com uma resposta automática, chegando a cerca de três meses para cargos de liderança ou de titular único, e considerou cinco meses excessivo. A mensagem deve dizer que a pessoa não ocupa mais o cargo e indicar com quem falar.

Perguntas frequentes

O que uma mensagem de ausência deve incluir? A data de retorno, quem está cobrindo, ou que a mensagem vai esperar, e nada sobre o motivo da ausência.

Uma mensagem de OOO deve dizer por que você está ausente? Nada além de “de licença”. Motivos médicos ou pessoais não devem ser divulgados automaticamente.

É seguro indicar um colega? Só com a concordância dele, e para respostas externas, uma caixa compartilhada é mais segura do que uma pessoa específica.

Por quanto tempo uma resposta automática deve ficar ativa depois que alguém sai? As autoridades europeias consideraram razoável cerca de um mês, e mais tempo só para cargos de liderança.

Leia mais no nosso blog: 5 Out of Office Email Samples You Can Use

Modelos de e-mail de ausência que fazem a diferença