Última actualización: 23 de octubre de 2026
Hay una cifra en tu balance de la que es fácil olvidarse: las vacaciones que tu equipo ya ha generado pero todavía no ha disfrutado. Ese es tu pasivo por PTO, y es una deuda real. Si mañana todos cobraran su saldo, tendrías que pagarlo.
Aquí te explico cómo calcularlo, con una fórmula sencilla y un ejemplo de 50 personas hecho en nuestra calculadora gratuita de pasivo por PTO. Lo explico todo en un vídeo (en inglés), así que échale un vistazo primero:
¿Qué es el pasivo por PTO?
El pasivo por PTO es el valor en dinero del tiempo libre remunerado que tus empleados han generado pero aún no han usado. Es lo que deberías si todos cobraran hoy su saldo y, según los principios contables de EE. UU. (US GAAP, ASC 710), va al balance como pasivo. Crece un poco cada día laborable, a medida que la gente genera más días.
«Si mañana todo el mundo cobrara su saldo, por improbable que sea, tendrías que pagarlo igualmente».
También lo verás como provisión de vacaciones o pasivo por vacaciones acumuladas. Nuestro glosario tiene la definición completa del pasivo por PTO.
La fórmula del pasivo por PTO
Pasivo por PTO = días de PTO no utilizados por empleado × tarifa diaria × número de empleados
Tarifa diaria = salario anual ÷ días laborables al año
Si tu equipo cobra por horas, usa horas no utilizadas × tarifa horaria.
La calculadora trabaja con medias del equipo, que es la forma más rápida de tener una cifra aproximada. La versión precisa es el saldo de cada persona por su propia tarifa, sumado. Esa es la cifra que registran los contables.
Ejemplo práctico: el pasivo por PTO de una empresa de 50 personas
Este es el ejemplo del vídeo: una empresa de 50 personas con un salario medio de 100.000 $. Todos tienen 20 días de PTO al año y, de media, terminan el año con 4 días sin usar.
La calculadora divide el salario entre 260 días laborables por defecto (52 semanas × 5 días). Los festivos pagados no se restan, porque siguen siendo días pagados. Si tu equipo tiene otro calendario, usa tu propia cifra.
| Resultado | Valor |
|---|---|
| Tarifa diaria | 384,62 $ |
| Pasivo total por PTO | 76.923 $ |
| Pasivo por empleado | 1.538 $ |
| Coste anual del beneficio de PTO | 384.615 $ |
Cómo se calcula:
- Tarifa diaria: 100.000 $ ÷ 260
- Pasivo total por PTO: 4 × 50 = 200 días no utilizados × 384,62 $
- Pasivo por empleado: 76.923 $ ÷ 50
- Coste anual del beneficio de PTO: 20 × 50 × 384,62 $
«Quedan 76.000 al final del año porque, de media, la gente se deja 4 días sin usar».
Prueba con tus propias cifras en la calculadora gratuita de pasivo por PTO. Tardas unos dos minutos.
Cómo cambia el pasivo por PTO un límite de transferencia
Añade al mismo ejemplo un límite de transferencia de 2 días. La gente se deja 4 días sin usar, pero solo 2 pueden pasar al año siguiente. Son 38.462 $ al año que dejan de transferirse.
«Es una buena palanca para jugar con ella, porque te protege del peor escenario».
Eso sí, el límite no reduce lo que debes hoy. Limita lo que pasa al año siguiente. Y en los estados que consideran las vacaciones generadas como salario, como California y Colorado, no puedes eliminar días que la gente ya ha generado. Allí, usa un límite de acumulación, para que la gente deje de generar días al llegar al tope. Tienes los detalles en nuestra guía sobre el pago de vacaciones no disfrutadas por estado.
Lo que la calculadora no tiene en cuenta
- Saldos reales. Es una estimación con medias, no el saldo y el salario de cada persona.
- Bajas por enfermedad. Si van aparte, normalmente no cuentan, pero una bolsa de PTO combinada sí.
- Normas locales. Las reglas de pago cambian según el estado y el país. Consulta las tuyas en nuestras páginas de leyes de ausencias (en inglés).
- Impuestos y beneficios. Añádelos si tu asesor contable los incluye.
Este artículo es información general, no asesoramiento legal ni contable.
Usar o perder frente a PTO ilimitado
Si quieres cambiar la cifra de forma estructural, tienes dos palancas.
Usar o perder elimina los saldos no utilizados a final de año, donde es legal. Pero el pasivo sigue creciendo durante el año, y está prohibido en California, Colorado y otros estados.
El PTO ilimitado elimina casi todo el pasivo, porque no se acumula nada. El precio es cultural:
«El gran inconveniente es que la gente abuse y se tome demasiados días, o que se cree una cultura en la que la gente se tome menos».
Si cambias, respeta primero los saldos existentes y pon la política por escrito.
Cómo controlar tu pasivo por PTO real
«Hacer todo esto en una hoja de cálculo sería un rollo».
Vacation Tracker guarda los saldos reales de cada empleado por tipo de ausencia y ubicación. Para llegar al pasivo, exporta el informe de saldo de ausencias (guía en inglés) y multiplica cada saldo por el salario de esa persona. O conecta Claude, ChatGPT o Copilot mediante nuestra integración MCP y pídele que haga las cuentas por ti.
Calcula tu pasivo por PTO en dos minutos
Haz tus cálculos en la calculadora gratuita de pasivo por PTO. Si quieres la versión que trabaja con tus saldos reales en lugar de medias, prueba Vacation Tracker gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito. ¿Gestionas el PTO de más de 100 personas? Reserva una demo.
Nicholas Lydon
Nick es el Content Marketing Manager de Vacation Tracker, donde convierte la gestión de ausencias, los dolores de cabeza de RR. HH. y alguna que otra pregunta sorprendentemente específica sobre las vacaciones en contenido que la gente puede ver. Dedica la mayor parte de su tiempo a crear vídeos, artículos, campañas y experimentos creativos que hacen que RR. HH. sea un poco menos aburrido.