Cerrar el año parece una sola tarea: renovar los saldos de vacaciones el 1 de enero.
El problema es que el cierre de año son seis semanas de decisiones, y cada sede tiene sus propias reglas. En nuestros datos, diciembre concentra aproximadamente 1 de cada 7 días de vacaciones del año, y solo del 21 al 31 de diciembre se disfruta cerca de 1 de cada 10.
Si esas decisiones llegan tarde, las vacaciones no disfrutadas acaban en discusiones, tres personas del mismo equipo piden el 27 de diciembre y RR. HH. pasa el mes respondiendo «¿cuántos días me quedan?». Si las reglas se fijan en noviembre, cada persona puede organizarse con tiempo.
Esta guía recorre las vacaciones pendientes en cada sede, las solicitudes de diciembre, quién libra en Navidad y la preparación de enero. Al final tienes una lista de comprobación.
Cada sede añade un calendario y unas reglas propias
Coordina las vacaciones con un responsable por sede y los mínimos de personal de cada departamento. Una fecha común para recoger solicitudes ayuda a organizarse; las reglas sobre los días pendientes siguen siendo locales.
Nuestro informe de tendencias de vacaciones muestra que el 88 % de las empresas con varias sedes utiliza dos o más calendarios de festivos. El 64 % asigna distintos días de vacaciones según la sede.
En nuestros datos, diciembre reúne alrededor del 22 % de las vacaciones anuales en Australia, donde es verano. En Alemania supone el 18 %; en Estados Unidos, el 16 %; y en Canadá y Polonia, el 14 %.
Porcentaje de los días de vacaciones del año disfrutados en diciembre, según el país de la empresa, con la media de los tres años en la última columna.
| País | 2023 | 2024 | 2025 | Media |
|---|---|---|---|---|
| Todas las empresas | 14,6 % | 15,3 % | 15,4 % | 15,1 % |
| Estados Unidos | 15,5 % | 15,5 % | 15,9 % | 15,6 % |
| Canadá | 14,2 % | 15,0 % | 14,4 % | 14,5 % |
| Reino Unido | 13,9 % | 14,5 % | 14,9 % | 14,4 % |
| Irlanda | 16,3 % | 18,9 % | 18,6 % | 17,9 % |
| Alemania | 13,7 % | 18,4 % | 17,8 % | 16,6 % |
| Países Bajos | 13,8 % | 16,8 % | 15,5 % | 15,4 % |
| Francia | 13,6 % | 14,4 % | 17,8 % | 15,3 % |
| España | 18,1 % | 18,0 % | 15,9 % | 17,3 % |
| Polonia | 14,2 % | 14,5 % | 13,9 % | 14,2 % |
| Suiza | 15,6 % | 17,6 % | 14,6 % | 15,9 % |
| Suecia | 13,5 % | 13,1 % | 18,0 % | 14,9 % |
| India | 16,2 % | 17,3 % | 17,1 % | 16,9 % |
| Australia | 16,6 % | 19,5 % | 22,0 % | 19,4 % |
Asigna las consultas sobre normas locales al responsable de cada sede. Los responsables de departamento deben revisar quién puede cubrir el trabajo, también cuando depende de otra oficina.
¿El saldo de vacaciones se renueva el 1 de enero?
Solo si esa es la fecha que corresponde a la política aplicable. Empezar un periodo nuevo y decidir qué ocurre con los días anteriores son dos operaciones distintas.
| Tipo de periodo | Qué debes registrar |
|---|---|
| Año natural | Los días del nuevo año y el tratamiento del saldo anterior |
| Otro periodo anual | La fecha de inicio y el plazo para disfrutar los días pendientes |
| Aniversario de incorporación | La fecha individual y los días que corresponden por antigüedad |
En México, revisa cada aniversario. El artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo exige conceder las vacaciones dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios. El 1 de enero no es un reinicio legal común.
Mantén campos separados para el periodo que genera los días y su fecha límite de disfrute. Así puedes explicar por qué dos empleados de la misma empresa tienen vencimientos distintos.
¿Qué pasa con las vacaciones no disfrutadas al terminar el año?
Pueden pasar al periodo siguiente, vencer cuando la normativa lo permita o liquidarse en los supuestos autorizados. Antes de decidir, separa el mínimo legal de los días adicionales de empresa.
| Tratamiento | Decisión que debes documentar |
|---|---|
| Arrastre | Días que pasan al periodo siguiente y fecha límite |
| Vencimiento | Base legal, excepciones y avisos necesarios |
| Pago | Supuesto que permite abonarlos y cálculo aplicable |
| Reglas distintas por saldo | Qué corresponde a vacaciones legales y qué a días adicionales |
El arrastre de vacaciones no disfrutadas debe quedar visible por separado. El empleado necesita saber qué días consumir primero.
Reglas por país: sector privado
| Sede | Cómo tratar los días pendientes |
|---|---|
| España | Mínimo de 30 días naturales. El artículo 38 contempla disfrute posterior en determinados supuestos de incapacidad temporal y suspensión por nacimiento, entre otros. No apliques una pérdida automática sin revisar las obligaciones de información y disfrute efectivo. Estatuto de los Trabajadores. |
| México | Las vacaciones dignas parten de 12 días laborables tras el primer año y aumentan por antigüedad. Deben concederse en los seis meses siguientes a cada año de servicios. La prima vacacional es, como mínimo, el 25 % del salario correspondiente a esos días. LFT, artículos 76 a 81. |
| Alemania | Como regla general, se disfrutan en el año natural; razones urgentes de empresa o personales permiten trasladarlas al primer trimestre siguiente. Revisa también los avisos y las excepciones aplicables. BUrlG, artículo 7. |
| Países Bajos | Los días legales vencen normalmente seis meses después del año de adquisición. Hay excepciones si no pudieron disfrutarse y puede acordarse un plazo mayor. Gobierno neerlandés. |
| Reino Unido | El mínimo general es de 5,6 semanas. El arrastre depende del acuerdo aplicable y de supuestos protegidos, como enfermedad, permisos legales o impedimentos del empleador. Acas. |
| California, Estados Unidos | Las vacaciones devengadas son salario y no pueden perderse. Se permiten límites razonables a la acumulación futura. California DLSE. |
Para importes que sí puedan liquidarse, la calculadora de pago de vacaciones ayuda a estimar el coste.
¿Puede la empresa fijar vacaciones antes de fin de año?
Depende del país y del convenio aplicable. En España, las fechas se acuerdan entre empresa y empleado conforme a la planificación del convenio; el empleado debe conocerlas al menos dos meses antes, según el artículo 38.
Por tanto, un cierre por Navidad debe prepararse con esa antelación. Un correo en diciembre no sustituye el acuerdo ni el calendario correspondiente.
Antes de anunciarlo, calcula los días que se descontarán según el calendario y la jornada de cada sede. Resuelve también qué ocurrirá con quienes todavía no tengan saldo suficiente.
Avisa del saldo mientras aún puedan disfrutarlo
Envía un recordatorio individual en noviembre, otro a comienzos de diciembre y uno antes del vencimiento aplicable. Deja margen para solicitar las fechas y disfrutarlas.
En la Unión Europea, incluida España, la sentencia C-684/16 del TJUE impide la pérdida automática del descanso protegido si la empresa no facilitó su disfrute, animó a tomarlo y advirtió con tiempo de su posible pérdida.
Incluye en el mensaje:
- Días disponibles después de descontar las solicitudes aprobadas.
- Días que pueden arrastrarse y su vencimiento.
- Cómo pedir vacaciones y hasta cuándo presentar la solicitud.
Pide al responsable que ofrezca fechas disponibles. Avisar de la caducidad de las vacaciones mientras se rechazan todas las solicitudes no da una oportunidad real de descansar. Conserva los avisos y las alternativas propuestas.
¿Cómo gestionar demasiadas solicitudes de vacaciones en diciembre?
Publica los mínimos de personal, un plazo de solicitud y el criterio para resolver coincidencias antes de aprobar las fechas. Comprueba las funciones y los turnos: tener dos personas disponibles no sirve si ninguna puede atender el trabajo pendiente.
En nuestros datos, la semana 52 concentra el 6,3 % de los días de vacaciones anuales, más del triple que una semana media.
La antelación mediana de las vacaciones de diciembre es de unos 20 días, frente a 12 en los demás meses. Publica las reglas a comienzos de noviembre; adelántalas cuando los plazos locales lo exijan.
- Define el personal mínimo por departamento y las tareas que deben seguir cubiertas.
- Fija cuándo se reciben las solicitudes y cuándo se responderán.
- Comunica qué criterio resolverá las peticiones para las mismas fechas.
- Limita las ausencias simultáneas en el equipo que comparte el trabajo.
- Reserva un periodo de bloqueo para las fechas y departamentos que lo necesiten.
- Permite intercambios si se mantiene la cobertura necesaria.
- Explica los rechazos por escrito y ofrece otras fechas.
Si ya estás a mediados de noviembre, publica la disponibilidad restante. Organiza las nuevas solicitudes con esa información, sin rehacer las vacaciones ya aprobadas.
¿Quién libra en Navidad? Acuerda el criterio antes
Busca primero voluntarios para trabajar y alterna después la prioridad de un año a otro, dentro de las reglas locales. Así evitas que las mismas personas se queden siempre sin las fechas más solicitadas.
| Método | Cuándo resulta útil |
|---|---|
| Voluntarios primero | Parte del equipo prefiere descansar en otras fechas |
| Rotación anual | Los mismos días se llenan todos los años |
| Orden de solicitud | Existe un plazo conocido y se ha acordado ese criterio |
| Antigüedad para desempatar | La política aplicable la contempla tras los criterios principales |
| Sorteo | Persisten empates con las mismas necesidades de cobertura |
| Reparto de turnos | Se pueden cubrir Nochebuena o Nochevieja con turnos más cortos |
Adapta la rotación a los días más solicitados de cada sede. No presupongas que todos prefieren Navidad a Año Nuevo.
Guarda el reparto para la próxima campaña. Comparte quién estará ausente, sin exponer los motivos personales ni pedir al responsable que decida qué planes familiares merecen más prioridad.
Prepara enero según el calendario de cada sede
Carga los festivos del próximo año, concilia los saldos y aplica el arrastre correspondiente. Renueva los días únicamente donde empiece un nuevo periodo.
Revisa los puentes y festivos de 2027 y compara oficinas con el calendario de festivos para varias sedes. Comprueba también las jornadas antes de contar una ausencia que cruce de diciembre a enero.
Revisa las solicitudes aprobadas, las cancelaciones y los días disfrutados en diciembre antes de trasladar saldos. Muestra los días arrastrados separados de los nuevos, con su vencimiento.
En México, conserva el calendario individual de aniversarios. Una revisión administrativa en enero no cambia los plazos de disfrute del artículo 81 de la LFT.
Si vas a cambiar el sistema de control de vacaciones, incluye los registros que necesitarás y revisa que una misma ausencia no se descuente dos veces. Cada responsable local debe validar los saldos antes de enviarlos a nóminas.
Lista de comprobación para el cierre de año
Descargar en PDFNoviembre
Diciembre
Enero
Cómo gestionar el cierre de año con Vacation Tracker
Vacation Tracker permite solicitar, aprobar y controlar vacaciones con políticas y festivos por sede. Puedes usarlo solo o junto a tu sistema de RR. HH. o de nóminas: lo que suele faltar a fin de año no es el saldo, sino aplicar las reglas de vacaciones igual en todas las sedes.
Configura las reglas de cada sede y departamento
Periodo de bloqueo: con un periodo de bloqueo antes de Navidad, Atención al cliente de las sedes de Estados Unidos no puede pedir vacaciones del 14 al 24 de diciembre, todos los años. Quien lo intente recibe una respuesta automática con el motivo.
Máximo de usuarios ausentes: una regla para el pico de enero mantiene en su puesto al menos a la mitad de Atención al cliente en Estados Unidos, del 1 al 31 de enero. Al alcanzar el 50 % de ausencias, las nuevas solicitudes se rechazan con tu mensaje.
Antelación mínima: exige, por ejemplo, dos semanas para presentar las solicitudes de diciembre, respetando los plazos locales.
Arrastre con vencimiento: traslada los días permitidos al nuevo periodo con el límite y la fecha correspondientes a cada sede.
Consulta los saldos donde trabaja el equipo
Los empleados pueden consultar sus días disponibles en Microsoft Teams o Slack, sin pedir a RR. HH. que busque el saldo.
Los resúmenes diarios y semanales de ausencias llegan a un canal de Microsoft Teams o Slack. Los equipos de Google Workspace y quienes utilizan solo correo electrónico los reciben por email. Las vacaciones aprobadas se sincronizan con Google Calendar y Outlook.
Las aprobaciones también van más rápido: según nuestro informe de tendencias, la mediana es de 32 minutos para las solicitudes aprobadas en el chat, frente a 152 fuera del chat.
Para revisar saldos, puedes preguntar a Claude, ChatGPT o Copilot Studio quién tiene días pendientes en Berlín mediante el conector MCP de Vacation Tracker. El acceso respeta tu función y tus permisos de visibilidad.
Exporta el informe de saldos por sede para preparar el cierre de nóminas.
Configura las reglas locales y gestiona las solicitudes donde ya trabaja tu equipo. Prueba Vacation Tracker gratis durante 14 días.
Gestiona las ausencias de todas tus sedes
Políticas de ausencias y festivos para cada oficina, estado o país, en Microsoft Teams, Slack o Google Workspace.
