Última actualización: 4 de noviembre de 2026
Estrenar un nuevo sistema de control de vacaciones con el año nuevo parece lo lógico. Año nuevo, saldos nuevos, borrón y cuenta nueva.
El problema: diciembre es el peor mes para hacerlo. Es el mes con más días de ausencia, según nuestro informe de tendencias de vacaciones, y entre los equipos que usan Vacation Tracker, aproximadamente 1 de cada 4 solicitudes presentadas en diciembre ya son para el año siguiente.
Es decir, mueves los saldos mientras la plantilla sigue pidiendo días. Si sale mal, enero arranca con saldos que no cuadran, vacaciones duplicadas y la bandeja llena de la misma pregunta: «¿Cuántos días me quedan?».
Aquí tienes cómo hacer el cambio sin líos, con un plan de 4 semanas y una checklist para imprimir.
Cuándo cambiar: enero, otro inicio de periodo o mitad de año
Elige una fecha en la que RR. HH. y nómina puedan cerrar un saldo común.
| Opción | Cuándo encaja | Qué revisar |
|---|---|---|
| 1 de enero | La política sigue el año natural | Guardias de fiestas y cambios de última hora |
| Inicio de tu periodo de vacaciones | Un grupo empieza su periodo a la vez | Sedes con fechas distintas |
| Mitad de año, tras un cierre de nómina | Quieres dejar ya la herramienta anterior | Separar días generados, disfrutados y reservados |
| Aniversario de incorporación | Los días siguen el año de servicio | Migra a todos el mismo día y conserva cada periodo |
En Vacation Tracker, alrededor del 95 % de los periodos de vacaciones se reinician el 1 de enero; después vienen el 1 de abril y el 1 de julio.
En España, si tu política sigue el año natural, organiza el cambio alrededor del cierre de diciembre. En México, las vacaciones se vinculan al año de servicio según los artículos 76 y 81 de la Ley Federal del Trabajo, así que revisa las fechas de incorporación antes de configurar el control por aniversario. En ambos casos, no hace falta esperar a la fecha de renovación para cambiar de herramienta.
Qué datos llevar al nuevo sistema
Llévate todo lo que vas a necesitar para gestionar las ausencias desde el nuevo sistema: saldos, días arrastrados, vacaciones futuras y, si quieres, todo el histórico.
| Qué llevar | Cómo |
|---|---|
| Saldo inicial por empleado y tipo de ausencia | A la fecha del cambio, en días u horas |
| Días arrastrados de periodos anteriores | Separados del periodo actual, con su caducidad |
| Vacaciones futuras aprobadas | Fechas, tipo de ausencia y aprobación |
| Solicitudes pendientes | Resuélvelas antes del cambio o vuelve a enviarlas en el sistema nuevo |
| Histórico de ausencias | Impórtalo para tener registros e informes en un solo sitio, sin volver a descontarlo del saldo inicial |
| Responsables y sustitutos | Configúralos y pruébalos |
| Festivos del próximo año | Revisa el calendario de cada sede |
Si dejas atrás el control de vacaciones en hojas de cálculo, cuando todo esté importado tu Excel queda como copia de respaldo en modo lectura, no como otro sitio donde pedir días.
Cierra la política de vacaciones antes de configurar nada
Entre los equipos consolidados que usan Vacation Tracker, aproximadamente 1 de cada 4 modifica sus políticas en enero y casi la mitad ajusta a mano el saldo de alguien. Si decides las normas en diciembre, te ahorras esa revisión.
| Norma | Qué decidir |
|---|---|
| Tipos de ausencia | Cuáles registras (vacaciones, enfermedad, asuntos personales, permisos no retribuidos, nacimiento, fallecimiento, horas extra) y su equivalencia con los nombres antiguos |
| Días asignados | Al inicio o acumulados, y cómo tratar incorporaciones a mitad de año y jornadas parciales |
| Días no disfrutados | Qué se arrastra, con qué límite y hasta qué fecha |
| Antigüedad | Días extra por años de servicio, recogidos en una tabla |
| Sedes | Qué política y calendario de festivos sigue cada persona |
| Aprobaciones | Responsable y sustituto por equipo, y quién aprueba a responsables y dirección |
| Privacidad | Todos ven quién está fuera; los motivos sensibles quedan privados |
Pide a RR. HH. que confirme estas decisiones por escrito antes de importar ningún saldo.
Cómo trasladar los saldos y los días pendientes sin errores
- Fija la fecha del cambio y anuncia qué sistema recibe las solicitudes desde entonces.
- Bloquea el archivo anterior ese día. Una sola persona gestiona las urgencias.
- Exporta los saldos por empleado y tipo de ausencia, con días arrastrados y reservas futuras.
- Cuádralos con nómina. La calculadora de acumulación de días te ayuda a contrastar casos concretos.
- Carga aparte los días arrastrados, con su periodo de origen y su caducidad.
- Prueba cinco casos: una incorporación reciente, una jornada parcial, un saldo negativo, una ausencia larga y un responsable.
- Enseña a cada empleado su saldo inicial y dale una semana para señalar errores.
El error más habitual es descontar dos veces las vacaciones futuras. Si el saldo exportado ya las resta, no las importes de nuevo como descuento.
¿Qué pasa con las vacaciones no disfrutadas? En España, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales y establece que las vacaciones no se sustituyen por dinero. Cambiar de herramienta no cambia el derecho de nadie: pide a RR. HH. que confirme el tratamiento de los días pendientes y regístralo.
Dónde registrar las solicitudes para el año que viene
Elige un único destino para las solicitudes del próximo año y comunícalo.
| Opción | Cómo funciona | Cuándo elegirla |
|---|---|---|
| A: Sistema nuevo | Configuras antes políticas y festivos del próximo año | Ya lo has probado |
| B: Sistema anterior hasta el cambio | Registras la lista final una vez, el día del cambio | Necesitas más tiempo para probar |
Elige la B salvo que el sistema nuevo ya esté probado. Si una ausencia cruza el fin de año, revisa el descuento en cada periodo.
Para prever las fechas más solicitadas, consulta los puentes y festivos de 2027.
Plan de cambio en 4 semanas
| Semana | Objetivo | Qué haces | Quién |
|---|---|---|---|
| 1 | Decidir | Fecha, normas, responsables y fecha del aviso | RR. HH. u operaciones, con nómina |
| 2 | Configurar sin avisos | Sedes, festivos, políticas y aprobaciones; usuarios con notificaciones desactivadas | Administrador |
| 3 | Cargar y probar | Saldos revisados; piloto con un equipo y alguien poco técnico | Administrador, nómina y responsables |
| 4 | Comunicar y empezar | Aviso breve, 15 minutos con responsables, arranque y archivo en modo lectura | Responsable del proyecto |
La norma del día del cambio: «Si no está en el sistema, no cuenta».
Si empiezas en noviembre, llegas al 1 de enero con el sistema funcionando y margen para corregir antes de las fiestas.
Checklist para cambiar el control de vacaciones
Decisiones
Configuración
Saldos
Personas
Día del cambio
Primeras dos semanas
Qué revisar durante las primeras dos semanas
En Vacation Tracker, la primera semana de enero es la más lenta del año para las aprobaciones: aproximadamente 1 de cada 4 solicitudes espera más de un día.
Deja los sustitutos asignados antes de las fiestas, activa los recordatorios y programa un resumen diario de ausencias. Enseña a cada empleado dónde consultar su saldo y resuelve cualquier diferencia con el archivo validado. Tras el primer envío a nómina, retira el Excel del trabajo diario.
Cómo pasar a Vacation Tracker, paso a paso
Vacation Tracker es un software de gestión de vacaciones y ausencias para pedir, aprobar y consultar días desde Microsoft Teams, Slack o Google Workspace.
- Conecta el espacio de trabajo y añade a los usuarios. Regístrate con Microsoft Teams, Slack o Google Workspace. En Equipo y flujos de aprobación, ve a Usuarios y pulsa Añadir Usuarios. Selecciona a las personas del directorio y desactiva Anunciar a nuevos usuarios hasta que estés listo. Consulta la guía para añadir usuarios.
- Crea las sedes y sus festivos. Despliega Configuración de ausencias y haz clic en Ubicaciones para crear una sede. Fija la zona horaria y la semana laboral. En sus festivos, importa el próximo año y elige el país y, si corresponde, el estado o la provincia.
- Elige cuándo empieza el periodo. En la pestaña General de la sede, edita Reinicio de cuota de permisos basado en: Año Contable para una fecha común o Fecha de Empleo del Usuario para el aniversario. Lo explica la guía de fechas de reinicio.
- Crea los tipos de ausencia y las políticas. En Configuración de ausencias, crea tus tipos de ausencia. Después, en la sede, abre Políticas de Ausencias, pulsa Asignar Política de Ausencias, define los días (al inicio o acumulados) y activa el arrastre de días no disfrutados con límite y caducidad.
- Asigna departamentos y responsables. En Equipo y flujos de aprobación, ve a Departamentos y pulsa Crear Nuevo Departamento. Añade usuarios y aprobadores, y configura un aprobador sustituto para las vacaciones del responsable.
- Carga los días arrastrados. Despliega Configuración del espacio de trabajo y haz clic en Cargas masivas. En Transferencia Inicial, descarga la plantilla, rellena los días arrastrados de cada persona e impórtala. Para vacaciones aprobadas o histórico, sigue la guía de importación de datos.
- Añade reglas para fechas de alta demanda (opcional). Usa un periodo bloqueado para restringir fechas y el máximo de personas ausentes para limitar las ausencias simultáneas.
- Programa resúmenes y sincroniza el calendario. En Equipo y flujos de aprobación, ve a Notificaciones del equipo y pulsa Nueva notificación. Envía un resumen diario o semanal a un canal de Microsoft Teams o Slack, o por correo. Activa la sincronización con Google Calendar u Outlook.
- Abre el acceso. Los empleados piden vacaciones desde Microsoft Teams, Slack, el panel o las aplicaciones móviles, y consultan su propio saldo.
Empieza la prueba gratuita de 14 días de Vacation Tracker (sin tarjeta de crédito) para configurarlo y hacer el piloto. El día del cambio, cada sede tiene sus festivos, sus normas y sus responsables, y cada empleado ve su saldo en Microsoft Teams, Slack o Google Workspace.
Gestiona las ausencias de todas tus sedes
Políticas de ausencias y festivos para cada oficina, estado o país, en Microsoft Teams, Slack o Google Workspace.
Lav Crnobrnja
COO y cofundador de Vacation Tracker. Le encanta compartir sus conocimientos y su pasión por las startups, los negocios y la IA. Cuando no está trabajando, suele estar experimentando con agentes de IA y explorando lo que la tecnología más reciente es capaz de hacer.