PTO prorrateado

El PTO prorrateado es un derecho a tiempo libre retribuido ajustado a la parte del año, o a la parte de la jornada completa, que el empleado trabaja realmente. Quien se incorpora en abril no recibe la asignación de un año entero, y quien trabaja tres días a la semana no recibe la misma asignación que quien trabaja cinco.

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Cuándo se prorratea el PTO

• Incorporaciones a mitad de año: el derecho cubre solo lo que queda del año de ausencias
• Salidas: el derecho generado hasta el último día, que después sirve de base para calcular el pago
• Empleados a tiempo parcial: ajustado a las horas o los días trabajados frente a una jornada completa
• Cambios a mitad de año: el paso a tiempo parcial, un cambio en las horas contractuales o un ascenso a un nivel de derechos superior

Ver también: La guía definitiva del PTO prorrateado

Cómo calcularlo

Incorporación a mitad de año. Multiplica el derecho anual por la fracción que queda del año de ausencias.

Derecho anual de 20 días. El empleado empieza el 1 de abril; el año de ausencias va de enero a diciembre. Quedan nueve meses. 20 × (9 ÷ 12) = 15 días

Para más precisión, usa días en lugar de meses: 20 × (275 ÷ 365) = 15,07 días.

Empleado a tiempo parcial. Ajusta según la fracción de las horas de jornada completa.

La jornada completa es de 40 horas semanales con 20 días (160 horas) de PTO. El empleado trabaja 24 horas a la semana. 24 ÷ 40 = 0,6 160 × 0,6 = 96 horas

Cambio a mitad de año. Este es el caso que se hace mal. Divide el año en la fecha del cambio, calcula cada tramo por separado y súmalos. No apliques la nueva tasa a todo el año.

Jornada completa de enero a junio y tres días a la semana a partir de julio. Derecho anual de 20 días. Primer semestre: 20 × (6 ÷ 12) = 10 días Segundo semestre: 20 × 0,6 × (6 ÷ 12) = 6 días Total: 16 días

Aplicar la tasa de tiempo parcial con carácter retroactivo daría 12 días, es decir, quitarle al empleado cuatro días que ya había generado con la tasa de jornada completa. Cuando el PTO se considera salario devengado, eso no solo es injusto: es un descuento sobre salarios ya generados.

La trampa del tiempo parcial: días u horas

El «día» de un empleado a tiempo parcial no es la misma unidad que el de un empleado a jornada completa, y mezclarlos da resultados absurdos.

Alguien que trabaja tres días a la semana con 12 días de PTO prorrateado tiene cuatro semanas libres, exactamente igual que una persona a jornada completa con 20 días. Si le das 20 días, tendrá casi siete semanas.

Prorratear en horas en lugar de días elimina por completo la ambigüedad, y es el único enfoque que aguanta horarios irregulares, semanas comprimidas y cambios a mitad de año. Si tu política está redactada en días, deja claro de quién son esos días.

La misma trampa se aplica a los días festivos: prorratear la asignación de festivos es más limpio que conceder los días que casualmente caen en un día laborable.

Redondeo

El prorrateo da cifras incómodas: 15,07 días, 96,4 horas.

Elige un incremento (medio día, un cuarto de hora), aplícalo de forma coherente, decide el sentido del redondeo y déjalo por escrito. Redondear hacia arriba, a favor del empleado, es la opción más segura por defecto. Redondear siempre hacia abajo supone un déficit sistemático en toda la plantilla y, cuando el PTO se considera salario devengado, una política que redondea siempre en contra de los empleados es difícil de defender.

Aplícalo igual a las incorporaciones y a las salidas. Redondear hacia arriba al entrar y hacia abajo al salir es justo el patrón que detectan los auditores.

Cuando el prorrateo lo fija la ley

Canadá. La retribución de vacaciones es un porcentaje del salario realmente percibido: normalmente un 4 %, que sube al 6 % con la antigüedad en Ontario. Como el porcentaje se aplica a los ingresos del período, se prorratea solo: un empleado que no está todo el año recibe el porcentaje sobre lo que realmente ha ganado, sin ningún cálculo aparte. El tiempo de vacaciones de un período parcial sí se prorratea de forma explícita, como fracción del derecho de dos o tres semanas.

Reino Unido. En los años de ausencias que empiezan a partir del 1 de abril de 2024, los trabajadores con horario irregular y los que trabajan solo parte del año generan vacaciones legales a razón del 12,07 % de las horas realmente trabajadas en cada período de pago, una cifra que sale de 5,6 semanas de vacaciones sobre 46,4 semanas de trabajo. Se aplica a los trabajadores sin horas garantizadas (zero-hours) y de temporada, no a quien tiene un patrón fijo de turnos rotativos, que se prorratea de la forma habitual.

Estados Unidos. No hay ningún derecho federal, así que el prorrateo es una decisión de política. Pero cuando la ley estatal considera salario las vacaciones acumuladas, puedes prorratear el derecho futuro, no lo que ya se ha acumulado.

Lo que no se puede eliminar con el prorrateo

El prorrateo se aplica a los derechos discrecionales. No reduce los mínimos legales por debajo de su umbral, y varios derechos no se prorratean por año en absoluto: la ausencia por la FMLA es de 12 semanas fijas, sea cual sea el momento del año en que la persona cumple los requisitos, y el permiso por enfermedad legal suele acumularse según su propio calendario.

Esta entrada ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas que equiparan las vacaciones al salario varían según el estado de EE. UU. y la provincia de Canadá.