Avantages et inconvénients de Microsoft Teams

Si vous envisagez de passer de Slack à Microsoft Teams, vous devez réfléchir aux avantages et inconvénients de cet outil collaboratif Microsoft. Inciter à adopter un nouvel outil peut être un processus impressionnant. C’est pourquoi, avant d’entreprendre ce type de démarche, vous devez vous assurer de baser votre décision sur des éléments précis.

Si vous utilisez déjà Office 365, il se peut que Teams figure déjà parmi vos applications, mais que vous n’ayez pas commencé à l’utiliser. Comment cela se fait-il ?

Slack est peut-être simplement un outil plus connu : il s’agit du plus célèbre outil collaboratif pour les équipes. Cependant, c’est loin d’être le seul logiciel à votre disposition. Passons par conséquent en revue les avantages et inconvénients de Microsoft Teams afin de déterminer une fois pour toutes si cet outil de la suite Office peut remplacer Slack.

Avantage no1 : un accent mis sur le travail

Il peut s’agir d’un effet placebo, mais les utilisateurs de Microsoft Teams déclarent se concentrer davantage sur leur travail. Il est évident qu’une discussion Teams évite les communications par allers-retours d’e-mails, ce qui aide certainement à se concentrer sur ses tâches en cours.

Cela est possiblement aussi lié à la répartition des informations en canaux sur Microsoft Teams. Les messages importants ne sont ainsi pas tous délivrés par e-mail, mais bien organisés en différents canaux. Cela améliore la capacité de concentration des membres d’une équipe, et aide à organiser les informations. Chaque canal peut comprendre des conversations, héberger des réunions et contenir des documents liés au sujet du canal.

Cet accent mis sur le travail peut également être dû à l’interface plus professionnelle de Teams. Les membres d’une équipe peuvent bien sûr agrémenter leurs messages de gifs, d’emoji, de liens et d’aperçus de liens. Cependant, Teams n’en reste pas moins un outil fonctionnel qui évite aux utilisateurs de se laisser distraire par des messages en tout genre, qu’il s’agisse d’e-mails ou non.

Avantage no2 : des équipes plus productives

Il est difficile de mesurer l’amélioration de la productivité d’une équipe lors du passage à un nouveau logiciel. Il est toutefois certain qu’un emplacement centralisant toutes les ressources présente des avantages. Cela permet d’éviter de perdre du temps à rechercher des documents ou des informations. La génération actuelle travaillant en entreprise s’attend d’ailleurs à pouvoir accéder à toutes les ressources dès qu’elles sont nécessaires.

C’est pourquoi une interface centralisée permettant de gérer toutes les communications peut entraîner une hausse de la productivité des équipes. Il y a de grandes chances pour que les applications utilisées au quotidien par votre équipe puissent aussi être ajoutées à Teams. De nouvelles intégrations sont disponibles chaque semaine, voire chaque jour.

Tous les outils proposés dans le cadre de la suite Office 365 s’intègrent bien entendu parfaitement à Microsoft Teams. D’autres outils sont également développés pour faire de l’interface Teams un outil collaboratif idéal.

Prenons l’exemple de Vacation Tracker pour Microsoft Teams. Notre outil de suivi de congés s’intègre parfaitement à Microsoft Teams pour vous aider à optimiser votre gestion de congés où que vous soyez.

Les utilisateurs peuvent:

• approuver ou poser des demandes de congés en quelques secondes ;
• être notifiés des absences à venir ;
• consulter le calendrier des congés personnalisé de votre équipe ;
• vérifier leur solde de congés ;
• effectuer bien d’autres actions, où qu’ils se trouvent.

Ces fonctionnalités vous intéressent ? C’est votre jour de chance ! Bénéficiez d’un suivi de congés efficace et facilité grâce à l’essai de Vacation Tracker pour Microsoft Teams, gratuit pendant 7 jours. Qu’attendez-vous pour vous inscrire?

Avantage no3 : une mise en œuvre facilitée

Si vous redoutez que votre équipe mette du temps à s’habituer à Teams, n’ayez crainte. Dans notre liste d’avantages et d’inconvénients de Microsoft Teams, sa mise en œuvre se place du côté des avantages.

Comme la plupart des autres outils Microsoft, il s’agit d’un logiciel extrêmement convivial. De plus, il est entièrement basé sur le cloud, ce qui lui confère une grande puissance de calcul, toujours à portée de main. Les membres de votre équipe peuvent accéder aux informations où qu’ils se trouvent, et depuis n’importe quel appareil.

Maintenant que nous avons passé en revue certains avantages de Microsoft Teams, examinons ses principaux inconvénients.

Inconvénient no1 : une organisation des fichiers confuse

Comme nous l’avons indiqué, les jeunes travaillant en entreprise (en particulier la génération Z et les milléniaux) n’ont pas l’habitude de patienter, et n’ont pas envie de chercher à savoir où un fichier est stocké. Les systèmes de fichiers en ligne doivent donc permettre d’y effectuer des recherches simplement.

Même si Microsoft Teams vous permet de rechercher des fichiers, la manière dont ils sont stockés dans l’application peut sembler confuse. Voici comment cela fonctionne : chaque canal dispose d’un dossier racine où sont stockés tous les fichiers importés dans une conversation.

Il arrive malheureusement que le lien entre la conversation Teams et le fichier ne fonctionne plus lorsque les fichiers du dossier racine sont déplacés et réorganisés. Il s’agit d’un problème de conception ennuyeux qui force à rechercher des solutions de repli. Cela peut aussi simplement impliquer de ne pas trop réarranger les fichiers pour les faire correspondre à des catégories exactes, et donc de revoir sa manière d’organiser ses systèmes de fichiers internes.

Inconvénient no2 : une interface de visioconférences différente

Il est difficile de ne pas comparer Microsoft Teams à Slack lorsque l’on évoque les avantages et inconvénients de l’outil. Slack représente le premier outil collaboratif à distance pour les équipes. L’outil a aussi optimisé sa fonctionnalité d’appels en équipe, entre autres.

En effet, l’interface de visioconférences de Teams est un peu moins intuitive que les appels de groupe sur Slack, ce qui peut constituer un frein à l’adoption pour certains utilisateurs. Cependant, Microsoft s’est efforcé d’intégrer la fonctionnalité de réunions Skype for Business à Teams. Cette intégration vise à rendre la fonction d’appels plus intuitive pour les utilisateurs.

Teams offre toutefois d’autres fonctionnalités très utiles pour les visioconférences, comme la prise de notes dans OneNote lors d’un appel de groupe.

Inconvénient no3 : une flexibilité limitée

À chaque création d’équipe sur la plateforme, vous devez créer une nouvelle structure de zéro. Teams complique malheureusement l’utilisation d’une structure existante.

L’outil ne vous permet par exemple pas de déplacer un canal ni de dupliquer une équipe. Vous devez alors les répliquer manuellement, ce qui peut sembler contreproductif, voire représenter une perte de temps. Même si l’un des principaux avantages de Teams est son partage d’information simplifié, il est aussi parfois compliqué d’en modifier les paramètres d’autorisation. C’est aussi pour cela que Microsoft Teams manque de flexibilité pour certains types d’utilisateurs.

Pour résumer, chaque membre d’une équipe peut accéder à l’ensemble des canaux et des fichiers de cette équipe. Si vous souhaitez attribuer certaines autorisations aux managers uniquement, Teams ne vous permet pas de le faire en l’état.

Pour conclure, les équipes n’aiment pas être forcées à utiliser un nouvel outil à moins d’en comprendre les avantages. Microsoft Teams est encore en cours de développement, et améliore son offre au fur et à mesure. C’est pourquoi il est sage et important de prendre tous les avantages et inconvénients de Microsoft Teams en considération avant de franchir le pas.