Dernière mise à jour le Mai 28, 2025
Le Guide Ultime de Vacation Tracker
Bienvenue chez Vacation Tracker !
Vous venez de vous inscrire ou vous commencez et vous cherchez à en savoir plus ? Vous êtes au bon endroit.
Nous avons préparé ce guide pour vous aider à tout configurer et vous guider à travers les fonctionnalités et paramètres clés à explorer en premier.
Si vous avez besoin d'aide en cours de route, notre équipe de service client est toujours heureuse de vous aider. Vous pouvez nous joindre via le chat en direct ou par e-mail, et nous proposons également des appels de configuration gratuits pour vous aider à bien démarrer et répondre à toutes vos questions ou commentaires.
"La facilité de mise en œuvre combinée à l'EXCELLENT service client fait de Vacation Tracker le système idéal pour une organisation de petite à moyenne taille." - Avis Capterra 2021
Si vous préférez apprendre à votre rythme, nous avons un centre d'aide rempli d'articles pratiques et une chaîne YouTube remplie de tutoriels et de démonstrations, idéale pour les apprenants visuels.
Mais si vous cherchez un démarrage rapide et guidé, c'est le meilleur endroit pour commencer à explorer le suiveur de congés et le processus de configuration.
Prêt ?
Démarrer en 30 Minutes ou Moins
La personnalisation est toujours au premier plan chez Vacation Tracker. Mais ne vous inquiétez pas, flexible ne signifie pas compliqué. La plupart des équipes sont entièrement configurées en moins d'une heure, sans assistance requise (bien que nous soyons heureux d'aider si nécessaire). Ci-dessous, nous décrirons à quoi ressembleront vos premières étapes pour vous guider à travers la configuration.
Étape 1 : Commencer un Essai Gratuit
Avec un essai gratuit de 7 jours sans engagement requis, configurer Vacation Tracker est évident. Inscrivez-vous simplement, choisissez votre intégration et votre plan, et vous y êtes.
Sachez exactement qui est absent et quand—sans feuilles de calcul, sans surprises.
du suivi des congés 
.
Aucune carte de crédit requise.
Étape 2 : Importer les Utilisateurs
Vous pouvez importer des utilisateurs à tout moment pendant la configuration, mais nous recommandons de commencer par cette étape. Ajouter votre équipe tôt rend le reste de la configuration, de la création d'emplacements et de départements à l'attribution de politiques, plus fluide.
Vous pourrez importer des utilisateurs manuellement ou via des intégrations. Vous choisissez ce qui fonctionne le mieux pour vous !
Ressource : Guide d'Importation d'Utilisateurs
Étape 3 : Créer un Type de Congé
Votre compte sera livré avec quelques types de congés de base déjà saisis pour vous, comme les congés payés, les jours de maladie et le travail à distance. Ce ne sont que quelques exemples de différents types de congés.
Vous pouvez personnaliser cette section selon vos désirs pour correspondre à la configuration de votre organisation. Certaines entreprises pourraient n'avoir besoin que de quelques types de congés, tandis que d'autres pourraient avoir besoin d'ajouter tout, des congés non payés aux jours de santé mentale et aux congés de paternité.
La liberté est la vôtre. Nommez votre type de congé, sélectionnez un code couleur pour celui-ci, et choisissez si vous souhaitez que les utilisateurs apparaissent comme libres ou occupés lorsqu'ils sont en congé de ce type.
Ressource : Configuration des Types de Congés
Étape 4 : Créer un Emplacement
Si votre équipe travaille dans différentes villes, états ou pays, cette étape vous aidera à tout organiser.
Créez un emplacement pour chaque région où vous avez des employés et assignez les utilisateurs en conséquence. Vous pourrez personnaliser la semaine de travail et les heures de travail par emplacement, ainsi que quand le quota de congés se réinitialise.
Curieux de savoir comment Vacation Tracker peut être un changement de jeu pour les équipes mondiales ? Découvrez comment Crossref a optimisé son suivi des congés dans 12 emplacements avec notre outil. Lisez l'étude de cas.
Ressource : Créer un Emplacement
Étape 5 : Personnaliser vos Politiques de Congés
C'est maintenant le moment d'être granulaire et d'affiner votre configuration pour correspondre aux règles spécifiques de votre entreprise.
Les politiques de congés sont assignées à chaque emplacement, et c'est ici que vous définirez combien de congés les utilisateurs obtiennent, comment fonctionnent les approbations, si une raison est requise, et plus encore. Vous pouvez définir des quotas, choisir les paramètres d'accumulation, décider si et comment les congés non utilisés sont reportés, définir des durées minimales de congés, et activer le Temps de Repos en Lieu (TRL).
Vous ne savez pas par où commencer ? Utilisez notre ressource sur les Lois de Congés pour vous assurer que vos politiques sont conformes aux lois régionales.
Ressource : Configurer les Politiques de Congés
Étape 6 : Ajouter les Jours Fériés
Les jours fériés sont un composant central du calendrier de congés de votre entreprise. Les administrateurs peuvent rapidement importer les jours fériés pour chacun de leurs emplacements automatiquement dans Vacation Tracker et sélectionner ceux que leur entreprise observe. Vous pouvez également ajouter des jours fériés personnalisés manuellement si nécessaire, qu'il s'agisse d'un jour de congé à l'échelle de l'entreprise ou d'une célébration régionale unique à une équipe ou un bureau spécifique.
Maintenant, les jours fériés apparaîtront dans la vue calendrier, le tableau de bord et les notifications de votre équipe, afin que tout le monde sache quels jours fériés arrivent, y compris ceux dans d'autres pays ou régions.
Ressource : Configurer les Jours Fériés
Étape 7 : Ajouter des Départements
Les départements vous aident à refléter votre organigramme dans Vacation Tracker. Vous voudrez reproduire la structure de votre entreprise directement dans notre outil en assignant les utilisateurs à différents départements et sous-départements.
Une fois vos départements configurés, vous pouvez regrouper les utilisateurs plus efficacement, assigner des approbateurs et filtrer les vues basées sur les équipes.
Les départements dirigent également votre processus d'approbation des congés. Chaque département peut avoir des approbateurs désignés, s'assurant que les congés sont gérés par les bonnes personnes, au bon niveau.
Ressource : Créer un Département
Étape 8 : Créer des Notifications
Les notifications aident votre équipe à rester informée et apportent les informations de congés directement dans leur espace de travail.
En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer des notifications automatisées quotidiennes ou hebdomadaires pour rappeler aux utilisateurs les congés à venir afin que tout le monde sache qui est absent et quand. Ces notifications peuvent être regroupées par département ou emplacement et envoyées à un canal ou e-mail spécifique. De plus, vous choisissez quel jour et quelle heure vous souhaitez recevoir ces mises à jour.
Ressource : Configuration des Notifications
Étape 9 : Configurer les Rapports
Les rapports fournissent à la direction et aux RH des informations précieuses sur les tendances de congés pour une planification optimale de la main-d'œuvre.
Vacation Tracker a plusieurs types de rapports différents pour vous aider à analyser les demandes de congés, les soldes de congés, et plus encore.
Chaque rapport est hautement personnalisable. Vous pouvez filtrer par une série de détails incluant la date, le type de congé, l'emplacement ou le département pour obtenir exactement les données dont vous avez besoin. Une fois que vous êtes satisfait de votre rapport, vous pouvez l'exporter et le partager avec votre équipe. Ou si vous voulez être totalement décontracté, vous pouvez programmer l'envoi du rapport à la liste d'e-mails de votre choix, le jour et l'heure que vous spécifiez.
Ressource : Programmation des Rapports
Étape 10 : Explorer les Modules Complémentaires
Une fois votre configuration terminée, vous pouvez débloquer encore plus de fonctionnalités avec les Modules Complémentaires.
Ce sont des fonctionnalités supplémentaires conçues pour rendre Vacation Tracker plus puissant sans encombrer votre tableau de bord ou submerger votre équipe. Des Droits d'Ancienneté aux Périodes d'Essai et Utilisateurs Maximum Absents, vous décidez de ce dont vous avez besoin, et quand.
Tous les Modules Complémentaires sont complètement gratuits pendant votre essai afin que vous puissiez tout tester avant de prendre une décision. Après cela, ils sont disponibles pour seulement 0,50 $ par utilisateur, par mois.
💡 Étape Optionnelle : Utilisez notre Assistant IA
Comme décrit ci-dessus, toute notre configuration peut être faite manuellement mais si vous préférez, vous pouvez configurer votre compte avec l'aide de notre Assistant IA. Discutez simplement avec notre collègue robot et il vous guidera à travers la configuration en posant quelques questions. Basé sur vos réponses, il vous aidera à configurer votre compte, vous offrant une autre façon rapide et facile de tout mettre en place.