HiAuto : l'équilibre parfait entre confiance et efficacité avec Vacation Tracker
| Secteur d'activité | Restauration |
| Localisation | Tel Aviv, Israël |
| Taille de l'équipe | 11-50 employés |
HiAuto développe des solutions vocales de pointe basées sur l'IA pour les secteurs de l'automobile et de la restauration rapide. Avec une équipe en pleine croissance répartie sur plusieurs sites dans le monde, l'entreprise avait besoin d'un moyen simple et efficace de gérer les congés de ses employés.
Le défi : la confiance ne suffisait plus pour une équipe internationale en pleine croissance
Cette entreprise d'assistants vocaux basés sur l'IA, qui compte plus de 30 collaborateurs internes répartis sur six sites dans le monde, est fière de sa culture de confiance. Les employés étaient encouragés à gérer eux-mêmes leurs horaires et leurs congés, sur la base de la confiance. Mais à mesure que l'entreprise se développait, le suivi informel des congés est devenu compliqué.
Naama Cohen, vice-présidente des opérations, avait de plus en plus de mal à gérer les congés. Les employés oubliaient parfois d'enregistrer leurs congés ou pensaient qu'il suffisait de les ajouter à un Google Calendar partagé. Avec la croissance de l'équipe, la situation est devenue chaotique. Il leur fallait un système qui apporte de la visibilité sans remettre en cause la confiance.
Google Calendar, leur principal outil de suivi des congés, s'est vite révélé insuffisant. Chaque mois, les managers vérifiaient manuellement le calendrier pour garantir l'exactitude des données, mais ce processus était chronophage et source d'erreurs humaines. Il arrivait que des employés prennent des congés sans les déclarer correctement, ce qui créait de la confusion au moment de la paie.
« Quand nous n'étions que quelques-uns, une petite discussion dans le couloir suffisait. Mais quand nous avons commencé à recruter dans différents pays, avec des politiques différentes, ce système ne fonctionnait plus. »
— Naama Cohen, vice-présidente des opérations
La présence croissante de HiAuto dans plusieurs pays a apporté de nouvelles complexités. Chaque site avait ses propres politiques de congés, jours fériés et réglementations. Gérer ces différences manuellement est devenu un cauchemar administratif, avec un risque accru d'erreurs de paie et de perturbations opérationnelles.
À la recherche de la bonne solution : pourquoi Vacation Tracker s'est démarqué
Consciente qu'il fallait changer les choses, Naama a pris l'initiative de trouver une solution. Elle a évalué plusieurs outils de gestion des congés, mais la plupart étaient soit trop complexes, soit conçus pour de grandes entreprises aux besoins RH plus larges.
« Je ne voulais pas d'une plateforme RH tout-en-un. J'avais juste besoin d'un outil pour suivre les congés, quelque chose de rapide, simple et léger. »
— Naama Cohen, vice-présidente des opérations
Vacation Tracker s'est démarqué par sa simplicité et sa spécialisation. La plateforme offrait exactement ce dont HiAuto avait besoin : un système de gestion des congés simple, parfaitement intégré à Slack, capable de gérer plusieurs sites sans effort et de fournir des rapports précis pour la paie.
La mise en place de Vacation Tracker s'est faite sans accroc
La transition vers Vacation Tracker s'est remarquablement bien passée. Les employés ont rapidement pris l'habitude de demander leurs congés directement dans Slack, sans identifiants supplémentaires. Les managers ont apprécié les circuits d'approbation automatisés, qui ont allégé leur charge administrative.
Du jour au lendemain, la gestion des congés n'était plus un casse-tête.
HiAuto a profité de plusieurs fonctionnalités clés :
« Avant, nous avions tellement de malentendus. Aujourd'hui, nous faisons moins d'erreurs et nous avons plus de contrôle. Cela a simplifié la vie de tout le monde. »
— Naama Cohen, vice-présidente des opérations
Confiance, visibilité et efficacité au rendez-vous
Vacation Tracker a offert à HiAuto l'équilibre parfait entre confiance et efficacité opérationnelle. Les employés ont conservé leur autonomie, tandis que Naama et son équipe ont gagné une visibilité claire sur les plannings de congés.
L'expérience de HiAuto avec Vacation Tracker montre comment le bon outil peut instaurer la confiance, simplifier les processus et apporter une visibilité indispensable, tout en assurant des opérations fluides et efficaces. Alors que HiAuto poursuit son expansion, Vacation Tracker reste un élément essentiel de son fonctionnement, pour que la confiance et l'efficacité grandissent avec l'équipe.
