Comment Orbital Mechanics a maîtrisé le suivi des congés
| Secteur d'activité | Production cinématographique |
| Localisation | Montréal, Canada |
| Taille de l'entreprise | 15 employés |
| Année de fondation | 2022 |
Orbital Mechanics est une société de production cinématographique innovante et avant-gardiste basée à Montréal, spécialisée dans l'univers captivant de la science-fiction. En tant que société de type boutique, elle est fière de sa petite équipe hautement qualifiée, qui garantit une approche proche et engagée sur chaque projet, avec l'ambition de créer des expériences cinématographiques époustouflantes qui transportent le public dans des mondes extraordinaires.
Découvrez comment notre outil a aidé Kim, directrice des opérations chez Orbital Mechanics, à maîtriser et gérer efficacement tout ce qui concerne les congés dans son entreprise.
« Vacation Tracker m'a vraiment simplifié la vie ! »
- Kim, directrice des opérations
L'objectif
Avant d'adopter Vacation Tracker, Orbital Mechanics s'appuyait sur un mélange de feuilles de calcul et de Track, un outil utilisé pour suivre chaque plan pendant le tournage. Si Track donnait une idée du temps passé par les employés sur des plans précis, la gestion des congés, comme les vacances et les jours de maladie, restait un processus fastidieux, mené manuellement dans des feuilles de calcul.
Surprise, surprise : cette approche manuelle s'est bel et bien révélée être un vrai casse-tête pour l'équipe. En prenant ses fonctions, Kim, la nouvelle directrice des opérations de l'entreprise, a compris qu'il fallait une solution plus simple et plus efficace.
Puis, avec un coup de chance (et une recherche Google), elle a trouvé Vacation Tracker.
La solution
Avant d'utiliser Vacation Tracker, Orbital Mechanics suivait un processus manuel pour demander et approuver les congés.
Cela fonctionnait ainsi : lorsqu'un employé avait besoin de congés, il s'adressait généralement aux RH pour vérifier ses jours disponibles. Les RH obtenaient ensuite l'accord de la direction pour la demande, puis, une fois celle-ci approuvée, les détails du congé étaient ajoutés manuellement à un calendrier et mis à jour dans une feuille de calcul.
Ouf, ça a l'air épuisant, non ?
Entre les innombrables échanges d'e-mails et Excel, examiner et approuver une demande de congé était devenu chronophage, et l'ensemble du processus était tout simplement chaotique. L'équipe avait besoin d'un système évolutif, intégré à Slack, avec une interface conviviale et une configuration simple. En cherchant une solution, Kim avait les objectifs suivants en tête :
- Pouvoir faire évoluer le système selon les besoins
- Une intégration avec Slack
- Une interface conviviale et une configuration simple
Résultats obtenus chez Orbital Mechanics
« Le principal atout, c'est que [Vacation Tracker] s'intègre à Slack. Avant, tout passait par des e-mails ou des feuilles de calcul. On ne pouvait pas contacter n'importe qui au sujet des congés, il fallait contacter la bonne personne. Maintenant, il suffit de taper /vacation »,
- explique Kim.
Orbital Mechanics tire parti de plusieurs fonctionnalités clés de Vacation Tracker, qui contribuent chacune à une gestion des congés plus fluide et plus efficace.
Une gestion des congés entièrement automatisée
Chez Orbital Mechanics, chacun peut désormais ajouter facilement différents types de congés et les personnaliser selon le fonctionnement propre à l'entreprise.
En tant qu'équipe à distance répartie en plusieurs services, Orbital Mechanics profite de la capacité de Vacation Tracker à gérer efficacement différents types de congés. Du simple suivi des congés aux calculs complexes comme le cumul de congés et les congés compensatoires (TOIL), notre outil s'adapte à leurs besoins variés et garantit un suivi et une gestion précis à chaque étape. Chacun peut facilement consulter ses quotas, demander des congés et avoir l'esprit tranquille en sachant que tout est bien documenté et comptabilisé.
Facilement accessible et personnalisable
Autre fonctionnalité appréciée chez Orbital Mechanics : la vue centralisée de tous les congés au même endroit, via Slack et le tableau de bord. Elle offre une vue d'ensemble complète des congés et facilite le suivi et la gestion des congés des employés. De plus, l'intégration fluide du calendrier permet aux utilisateurs de synchroniser leurs congés sans effort, pour que chacun garde le contrôle de son planning.
De nos options de personnalisation au suivi centralisé des congés, en passant par l'intégration fluide du calendrier et un système de notifications intuitif, Vacation Tracker a reçu les éloges de toute l'équipe d'Orbital Mechanics.
Merci d'être une cliente fidèle, Kim !
