TOIL (tiempo libre compensatorio)

El tiempo libre compensatorio (TOIL) es tiempo libre retribuido que se concede en lugar de pagar las horas trabajadas de más. El empleado trabaja por encima de sus horas contractuales y, en lugar de cobrarlas, acumula un tiempo libre equivalente para disfrutarlo más adelante.

La expresión TOIL (time off in lieu) es habitual en el Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda. En Norteamérica, la misma idea se conoce como compensatory time (comp time) o banked overtime (horas extra acumuladas), y esa diferencia de vocabulario esconde una diferencia de legalidad que pilla desprevenidos a muchos empleadores.

Un segundo error frecuente: el TOIL no se concede automáticamente hora por hora. Cuando las horas en cuestión dan derecho a un recargo por horas extra, el tiempo libre suele tener que reflejar ese recargo: una hora extra pagada al 150 % genera una hora y media de descanso, no una hora.

Más información: TOIL o pago de horas extra: ¿qué le conviene más a tu empresa?

Tiempo libre compensatorio (TOIL): todo lo que necesitas saber

Estados Unidos: ilegal para la mayoría de los empleadores privados

Este es el punto en el que una política de TOIL redactada en el Reino Unido se equivocará de lleno.

Según la sección 7(o) de la Fair Labor Standards Act, los empleadores del sector privado no pueden dar comp time a los empleados no exentos en lugar de pagarles las horas extra. Las horas extra deben pagarse en dinero, en el período de pago en que se generaron. Un acuerdo informal del tipo «quédate hasta tarde hoy y tómate el viernes por la tarde» con un empleado que cobra por horas es una infracción de la normativa salarial y de jornada, por mucho que ambas partes lo aceptaran de buen grado.

El comp time en lugar del pago de horas extra está reservado a los organismos públicos: estados, entidades territoriales y organismos públicos interestatales. Cuando se aplica, debe concederse a razón de 1,5 horas libres por cada hora extra, mediante un acuerdo alcanzado antes de realizar el trabajo, y con un límite de 240 horas (480 para los empleados de seguridad pública, servicios de emergencia y actividades de temporada).

Los empleadores privados tienen dos alternativas legales:

• Empleados exentos. Como no tienen derecho al pago de horas extra, nada impide al empleador ofrecerles tiempo libre por las horas adicionales. La precaución está en el criterio de base salarial (salary-basis test): registrar las horas de un empleado exento y compensarle por horas puede debilitar tu argumento de exención en caso de conflicto. Llámalo horario flexible, no comp time, y no lo conviertas en una fórmula basada en horas.
• Ajuste del horario dentro de la misma semana laboral. Cambiar las horas de un empleado no exento para que la semana nunca supere las 40 horas es correcto. El límite es el final de la semana laboral: no puedes trasladar el ajuste a la semana siguiente.

Más información: Cómo asegurarte de que tu política de tiempo libre compensatorio cumple la legislación laboral

Canadá: legal, con condiciones

Las provincias canadienses suelen permitir acumular las horas extra como tiempo libre compensatorio, pero se trata de un acuerdo regulado, no de un simple apretón de manos.

En Ontario, el empleador y el empleado deben pactarlo por escrito o por vía electrónica. El tiempo se acumula a razón de 1,5 horas libres por cada hora extra y debe disfrutarse en un plazo de tres meses desde la semana en que se generó, ampliable a 12 meses mediante un nuevo acuerdo por escrito. Si la relación laboral termina antes de que se disfrute ese tiempo, al empleado se le deben pagar las horas extra en su lugar, en los siete días siguientes a la extinción del contrato o en el siguiente día de pago, lo que ocurra más tarde.

Las demás provincias y el Código Laboral de Canadá aplican regímenes comparables con sus propios plazos, así que la regla para una plantilla canadiense es: acuerdo por escrito, tarifa con recargo, caducidad estricta y pago en dinero a la salida.

Reino Unido y Australia

En el Reino Unido, el TOIL es totalmente contractual. Las Working Time Regulations no reconocen ningún derecho a él, así que manda lo que diga el contrato o la política, incluido si el TOIL no utilizado se paga, cosa que por defecto no ocurre. Lo único parecido en la ley es el descanso compensatorio (compensatory rest), que se debe cuando un trabajador pierde una pausa de descanso obligatoria, y es un derecho al descanso, no una ausencia acumulable.

Más información: Entender el TOIL: guía completa para empleadores del Reino Unido

En Australia, el TOIL suele regirse por la modern award o el convenio de empresa aplicable. Las awards suelen exigir un acuerdo por escrito para cada ocasión, generan el TOIL a la tarifa de horas extra en lugar de hora por hora, obligan a disfrutarlo en un plazo determinado, por ejemplo seis meses, y dan al empleado derecho a pedir el pago en dinero. Las condiciones varían según la award, así que lo primero que hay que revisar es la award, no la política.

Dónde fallan los acuerdos de TOIL

Casi siempre en la gestión, no en el principio:

• Sin registro escrito. El TOIL acordado de palabra entre un responsable y un miembro del equipo solo existe en su memoria, y solo hasta que uno de los dos se va
• Saldos sin seguimiento. El TOIL anotado en una libreta o en un hilo de correos no se puede incluir en informes, auditar ni transferir
• Caducidad silenciosa. Cuando se aplica un plazo legal, el tiempo libre que caduca sin que nadie se dé cuenta se convierte en horas extra no pagadas
• Sin regla para la salida. Qué ocurre con un saldo acumulado cuando alguien dimite es el punto más discutido, y en Canadá la respuesta la fija la ley, no la política

Tratar el TOIL como un tipo de ausencia propio y con seguimiento, con una tasa de acumulación, una fecha de caducidad y una regla de pago, es lo que convierte un favor informal en un acuerdo defendible.

Más información: Gestiona el tiempo libre compensatorio (TOIL) en Vacation Tracker

Preguntas frecuentes

¿El TOIL es lo mismo que el comp time? En líneas generales, sí: TOIL es el término británico y australiano, y comp time el norteamericano. El tratamiento legal es muy distinto.

¿Puede una empresa de EE. UU. ofrecer TOIL? No en lugar de pagar las horas extra a los empleados no exentos. Los organismos públicos pueden hacerlo, dentro de unos límites, y a los empleados exentos se les puede dar tiempo libre flexible.

¿Hay que pagar el TOIL no utilizado? En Ontario, sí, al terminar la relación laboral. En el Reino Unido depende totalmente del contrato. En Australia, revisa la award.

¿El TOIL es siempre una hora por una hora? No: cuando las horas dan derecho a un recargo por horas extra, el tiempo libre normalmente tiene que reflejar ese recargo.

Más información: Comp time o pago de horas extra: las diferencias clave